2Aug
Tenzij je een leven leeft dat vrij is van verantwoordelijkheden, zal de zon waarschijnlijk opkomen en zich vastzetten op je dagelijkse kalender. Als je niet elke dag weet wat er gaande is, kun je snel verdwalen in een doolhof van gemiste afspraken en verrassingsbijeenkomsten.
Laten we het hebben over de agenda's van Outlook omdat buiten de e-mail( soms zelfs meer soms), georganiseerd en productief is, afhankelijk is van de mogelijkheid om evenementen te beheren en dingen gedaan te krijgen. Een van de dingen die Outlook met veel plezier doet, misschien beter dan de meeste andere applicaties, is kalenders. Outlook-kalenderfuncties zijn ongeëvenaard als het gaat om het maken, wijzigen en delen van afspraken.
Dit artikel gaat vooral over de eenvoudige dingen. We laten u zien hoe u uw agenda's kunt maken en beheren, afspraken kunt toevoegen, vergaderingen kunt houden en deze ook kunt delen met anderen in uw adresboek voor eenvoudige samenwerking. Tegen de tijd dat we klaar zijn, zullen we laten zien hoe je, naast het gebruiken van Outlook voor de basisprincipes zoals e-mail of contacten en adresboeken, de kalender kunt opnemen in je drukke leven en je huis of kleine kantoor kunt verbeteren.
Basisbeginselen van de agenda
Telkens wanneer u Outlook gebruikt, beschikt u over de mogelijkheden voor kalenders. Zelfs als u geen e-mailaccount hebt ingesteld, kunt u Outlook nog steeds gebruiken voor de overige functies. De agenda werkt echter het beste, als u kunt profiteren van de samenwerkingsmogelijkheden, dus als u een e-mailaccount gebruikt, kunt u uitnodigingen voor vergaderingen verzenden en mededelingen van deelnemers ontvangen.
Hoe dan ook, dit is uw basiskalender voor alledag, d.w.z. de standaardkalender die is gekoppeld aan uw standaard Outlook-profiel. Dit is de maandelijkse weergave, maar u kunt de functies op het tabblad Schikken gebruiken om de weergave te wijzigen.
Hieronder ziet u bijvoorbeeld de weergave Werkweek( versus de weergave van de hele week).Het is heel eenvoudig, met het weer( je kunt het instellen op je stad) en een zoekvak. Als u vergaderingen of afspraken heeft, ziet u ze hier en kunt u naar de vorige of volgende week gaan door te klikken op de knoppen "Vorige afspraak" of "Volgende afspraak" langs de kalenderranden.
Laten we een beetje verder gaan en ons concentreren op hoe u de indeling van uw agenda kunt aanpassen aan uw specifieke of specifieke behoeften.
De spieren van uw agenda versterken
U kunt nogal wat doen om de indeling en het uiterlijk van uw agenda te veranderen. Als u het tabblad Weergave hieronder bekijkt, ziet u een hele reeks stijlen die u kunt gebruiken voor een kalender die past bij uw organisatiebehoeften.
Bekijk de volgende kalender. We hebben een paar kleine wijzigingen in het uiterlijk aangebracht. Ten eerste kun je de kleur wijzigen, wat een subtiele maar leuke touch is.
Op het tabblad Weergave kunt u verschillende andere weergaven toevoegen om de modus waarin u zich bevindt te accentueren. Er is bijvoorbeeld de takenbalk, waarmee u agenda's, personen en taken aan de rechterkolom kunt toevoegen( zie hierboven).Deze taakbalk kan worden aangepast aan de modus waarin u zich bevindt, dus zelfs als u de taken en agenda hebt ingeschakeld, zoals in de bovenstaande schermafbeelding, moet u de telefoon opnieuw inschakelen als u overschakelt naar uw Postvak IN.-Do Bar.
Het is een goed idee om in elke modus met het tabblad Weergave te spelen, omdat ze niet allemaal exact hetzelfde zijn. Het Leesvenster is bijvoorbeeld niet erg handig in de kalenderweergave, maar het is zeker een geweldige toevoeging aan je inbox.
Bekijk ook een dagelijkse kalenderweergave met de Dagelijkse taakweergave ingeschakeld. Je kunt hier je dagelijkse kalender zien met je taken hieronder.
We zullen veel meer vertellen over taken in een artikel, maar laten we ons nu concentreren op alles wat u misschien wilt weten over afspraken en vergaderingen.
Afspraken en vergaderingen toevoegen
Laten we kijken naar het instellen van afspraken en vergaderingen. In het volgende voorbeeld organiseren we een pizzaparty. Het onderwerp is natuurlijk de aard van de afspraak, en hoewel een pizzaparty niet noodzakelijk een "afspraak" is, krijg je het idee. Je kunt dan andere details toevoegen, zoals waar het pizza-feest plaatsvindt en de begin- en eindtijden.
Er is veel ruimte( technisch onbeperkt) om notities, instructies of aanwijzingen voor het evenement toe te voegen. Het is natuurlijk niet zo'n feest als je daar geen andere mensen hebt. We moeten dus enkele aanwezigen uitnodigen. Nadat u mensen heeft uitgenodigd, wordt dit niet langer als een afspraak beschouwd. Outlook verandert het in plaats daarvan in een vergadering. In de volgende schermafbeelding zien we dat onze nieuwe afspraak een ontmoeting is geworden.
U kunt namen handmatig invoeren of op de knop "Aan" klikken om deelnemers uit uw adresboek toe te voegen. Als u nog geen adresboek hebt opgezet, kunnen we u vertellen hoe u contactpersonen toevoegt en beheert en ook contacten importeert uit andere bronnen, zoals Gmail.
U kunt direct doorgaan met de achtervolging en eenvoudig klikken op "Nieuwe ontmoeting" op het tabblad Start van het lint. Wanneer u deelnemers uitnodigt, hebt u de mogelijkheid om verdere antwoordopties aan te vragen.
Als u een reactie aanvraagt (in plaats van simpelweg het woord weg te laten en het daarop te laten staan), zullen genodigden een kans krijgen op RSVP.Let op, dit werkt wonderwel met een Microsoft-product zoals een e-mailaccount van Outlook.com, waar u direct antwoordopties in het bericht krijgt.
In Gmail kun je ongeveer op dezelfde manier reageren op een uitnodiging. Hoe u ook reageert, deze wordt verzonden naar de organisator van het evenement en automatisch toegevoegd aan Outlook.
Nu we duidelijk zijn over afspraken en vergaderingen, gaan we verder met het wijzigen en annuleren ervan omdat verandering onvermijdelijk is, en soms komen onze best gelegde plannen ten einde.
Vergaderingen en trackingsreacties wijzigen of annuleren
Er is iets aan de hand en we moeten ons pizzaparty naar zaterdagavond verplaatsen. Dit is geen probleem voor ons, maar hoe zit het met onze aanwezigen? Nou, hun plannen zijn volledig aan hen, maar Outlook maakt het in ieder geval eenvoudig om hen op veranderingen te wijzen.
Als u een vergadering wilt wijzigen en uw aanwezigen wilt waarschuwen, opent u eerst de afspraak vanuit uw Outlook-agenda en brengt u de benodigde wijzigingen aan. In dit geval verplaatsen we de vergadering op een dag. Houd er rekening mee dat u op "Update verzenden" kunt klikken en dat uw genodigden over de wijziging worden bijgewerkt.
Als aanwezigen uw uitnodiging al eerder hadden geaccepteerd, moeten ze deze opnieuw accepteren.
Dit is misschien een goed moment om te laten zien hoe u de voortgang van uw vergadering kunt volgen. Klik op de knop "Volgen" en vanaf hier kunt u de voortgang van uw vergadering bekijken. Op dit moment heeft slechts één genodigde dit geaccepteerd dus misschien is deze zaterdag niet zo'n leuke tijd.
Oh, nogmaals, er is net iets opgekomen en we moeten de vergadering annuleren. Klik eenvoudig op de knop "Vergadering annuleren".Je uitnodiging wordt nu gewijzigd en je krijgt een knop "Annuleren annuleren" om op het slechte nieuws te klikken en het bericht te verzenden.
Het is net zo eenvoudig als dat uw vorige genodigden een bijgewerkte e-mail zullen ontvangen en de gebeurtenis zal worden verwijderd uit uw Outlook-agenda.
Gebeurtenissen
Met uw afspraak-gedraaide-vergaderingen ingevoerd en opgeslagen, zult u het in uw kalender zien. Als u eroverheen beweegt, ziet u de relevante details. Op dit punt, als alles goed is, kun je het verlaten en doorgaan naar andere dingen.
Als u het echter wilt wijzigen of verwijderen, kunt u het openen door erop te dubbelklikken of door de juiste actie op het lint te gebruiken, wat hier de knop "Open" is.
U kunt ook veel van dezelfde lintbesturingselementen openen via het contextmenu met de rechtermuisknop.
Houd uw vergadering of afspraak open en noteer het tabblad Opties, waarmee u enkele wijzigingen kunt beïnvloeden, zoals het wijzigen van uw status( Bezet, Voorlopig, Buiten kantoor, enz.), Een herinnering instellen, de tijdzone wijzigen en ten slotte instellenhet evenement als een terugkerend evenement.
Terugkerende evenementen zijn gebruikelijk, zoals een wekelijkse vergadering of een driemaandelijkse inkomstenevenement, of gewoon lunchen met een vriend, dus het is goed om te weten hoe u ze kunt instellen. Zoals je kunt zien aan de screenshot, zou dit vrij gemakkelijk moeten zijn om uit te werken. U kunt de tijd van de afspraak, het patroon en natuurlijk het bereik instellen of hoe lang de herhaling zal plaatsvinden.
U ziet in de volgende afbeelding dat we een terugkerende afspraak hebben gemaakt voor elke maandag om 13:00 uur, die voor onbepaalde tijd wordt voortgezet.
Het is belangrijk om te onthouden dat vergaderingen en afspraken weliswaar verschillende belangrijke verschillen hebben, maar dat ze er nog steeds uitzien en op dezelfde manier kunnen worden aangepast, zodat alle opties die u ziet voor afspraken hetzelfde zijn voor vergaderingen.
Een bestand of document toevoegen aan een agenda-item
Stel dat u een afspraak hebt gemaakt, bijvoorbeeld om uw huisdier naar de dierenarts te brengen, of om uw olie te laten vervangen, en in beide gevallen heeft u een document of afbeelding die u wilter aan hechten, zodat je het niet vergeet.
In het volgende voorbeeld laten we onze olie uiteindelijk vervangen en hebben we een kortingsbon ervoor. Je zou de kortingsbon kunnen afdrukken en het op voorhand kunnen onthouden, of je zou het gewoon aan de afspraak kunnen toevoegen, dus wanneer Outlook je eraan herinnert, staat de kortingsbon daar, zodat je hem kunt afdrukken terwijl je erover nadenkt.
Om dit te doen, wilt u klikken op "Bestand bijvoegen" en vervolgens bladeren naar de locatie waar het is opgeslagen. U kunt het bestand invoegen zoals het is, het inline als tekst plakken of de locatie van het bestand invoegen als een hyperlink. In dit geval gaan we de PDF gewoon toevoegen zoals deze is.
Dit wordt natuurlijk een zeer nuttige functie als u documenten voor een zakelijke bijeenkomst moet delen, studiemateriaal naar studenten moet sturen of wanneer de situatie aanvullende informatie kan vereisen.
Kalenders beheren en delen
Als u kalenders beheert, kunt u twee dingen bereiken. U kunt kalenders vanuit verschillende bronnen openen en u kunt agendagroepen maken en opslaan.
Als u op de knop "Agenda openen" klikt, kunt u een kalender maken van verschillende bronnen, waaronder van internet, of u kunt een lege kalender maken. Een voordeel van het maken van een lege agenda is dat u uw werk en privéleven gescheiden kunt houden.
In de volgende schermafbeelding ziet u verschillende agenda's en we hebben ook een speciale groep voor werk gemaakt. U kunt gebeurtenissen van de ene kalender naar de andere slepen;je ziet hoe we een inzending voor een wekelijkse vergadering hebben in de twee agenda die we hebben geselecteerd om te laten zien.
Als u afspraken door agenda's heen wilt slepen, betekent dit dat als u tijd hebt besteed aan het toevoegen van een afspraak of vergadering, als u later besluit dat deze in een andere agenda moet staan, u de gebeurtenissen niet opnieuw hoeft te maken.
Ten slotte kunt u agenda's delen, wat vrij duidelijk moet zijn, maar het is een mogelijkheid om een kalender per e-mail te verzenden. We hebben dit kort besproken in een vorig artikel, dit is gewoon een andere manier om het te bereiken. Hier in de volgende schermafbeelding ziet u wat er gebeurt als u deze optie gebruikt.
U kunt opgeven welke agenda u deelt, het datumbereik( van één dag tot de hele kalender), het detailniveau dat u wilt delen( eenvoudige beschikbaarheid, beperkte en volledige details) en er zijn een paar geavanceerde opties die u kunt gebruiken.
Door op deze manier te delen, kunt u uw agendagegevens snel, eenvoudig en naadloos verspreiden met andere Outlook-gebruikers en kunt u ook kalenders integreren die naar u zijn verzonden.
Kalenderopties
Er zijn nogal wat kalenderopties om door te sorteren( hoewel niet zo veel als met e-mail).De meeste van deze opties zijn bedoeld om de agenda zodanig te configureren dat deze beter aansluit bij uw professionele en persoonlijke behoeften.
U kunt bijvoorbeeld uw werk- en werkweek wijzigen, vakanties toevoegen, de tijdzone wijzigen, de standaardkleur instellen en zelfs kiezen tussen Fahrenheit en Celsius. Werk je er op je gemak doorheen en probeer wat het beste werkt voor jou.
De kalenderfuncties in Outlook zijn van topklasse en als u in een organisatie werkt met een centrale Exchange-server, bent u waarschijnlijk bekend met de manier waarop u kunt samenwerken aan gedeelde agenda's, evenementen kunt bekijken en meer. Dit alles werkt naadloos in uw eigen lokale Outlook-installatie voor extra kracht en gemak.
Thuis is het prettig om een agenda met zoveel functies in hetzelfde programma te hebben. Het is niet nodig om van een e-mailapp naar uw agenda-app over te schakelen, u kunt gebeurtenissen plannen en deelnemers snel uitnodigen met slechts een paar klikken van de muisknop, en nog veel meer.
Maar dat is genoeg om van ons te praten. Waarom horen we nu niets van jou? Laat ons je gedachten kennen of laat je commentaar achter op ons discussieforum.