4Aug
Velen van ons hunkeren naar organisatie en productiviteit. Als je al Microsoft Office gebruikt, heb je al de ultieme tool om dat verlangen te verlichten: Outlook 2013.
Outlook is van vitaal belang in veel organisaties, niet alleen vanwege de voor de hand liggende e-mailvaardigheden, maar het is agenda-, taken- en contacttalenten. Een typisch bedrijf kan Outlook verbinden met een Exchange-server en iedereen kan hetzelfde adresboek en agenda's delen, waardoor het een geweldige tool is voor samenwerking op bedrijfsniveau.
Helaas hebben de meeste mensen geen Exchange-server in hun huis en weten ze waarschijnlijk niet eens wat dat is. Maar dat is goed, Outlook functioneert net zo goed op uw thuiscomputer en biedt nog steeds alle functies die het tot zo'n krachtige productiviteitstool maken: e-mail, taken, afspraken, adresboeken en nog veel meer!
Werken met Outlook - A Tiny Primer
Outlook zal u niet verbazen wanneer u het voor de eerste keer opent. In alle opzichten is het een andere toepassing in het Microsoft Office-ecosysteem en als zodanig heeft het nogal wat bekende elementen.
Anders dan andere populaire Office-apps, is Outlook echter grotendeels opgebouwd rond de verschillende functies: Word is voornamelijk bedoeld voor het maken van tekstdocumenten, Excel draait om spreadsheets, PowerPoint doet presentaties, maar Outlook is een app met veel verschillende soorten hoeden.
De standaardweergave van Outlook is de inbox, aan de bovenkant bevindt zich het lint, dat in deze weergave is verborgen om schermruimte te besparen.
Houd van ze of haat ze, linten zijn overal in Office. We hoeven geen tijd meer te besteden aan het doornemen van de relatieve verdiensten van hun bestaan, ze zijn duidelijk hier om te blijven. Dat gezegd hebbende, onthoud altijd dat als u het lint snel wilt verbergen of tonen, u CTRL + F1 gebruikt.
Als u op een van de menufuncties bovenaan klikt, wordt het lint weergegeven en kunt u functies en hulpmiddelen kiezen. Als u wilt dat het lint blijft bestaan, kunt u "CTRL + F1" gebruiken of op het kleine punaise-pictogram in de rechteronderhoek klikken.
Het tabblad Start op het lint verandert contextueel, afhankelijk van de modus waarin u zich bevindt. In de bovenstaande schermafbeelding zien we onze opties voor Mail.
Hieronder is het tabblad Start gewijzigd om de opties van de agenda weer te geven. Let op, het lint is vastgemaakt zodat de punaise is veranderd in een pijl voor het geval u het opnieuw wilt samenvouwen( of gebruik "CTRL + F1").
De resterende tabbladen van het lint - Verzenden / ontvangen, Map, Weergave en, uiteraard, Bestand - zijn allemaal grotendeels consistent voor de modus waarin u zich bevindt. We zullen ze allemaal in het volgende gedeelte nader bekijken.
Laten we even kijken hoe u tussen modi kunt schakelen en uw weergave kunt wijzigen. Langs de linkerrand zie je het mappenvenster. Onderaan dit deelvenster vindt u snelkoppelingen naar Outlook-modi. In dit voorbeeld ziet u pictogrammen voor Inbox, Agenda, Mensen, Taken, enzovoort.
Als u op de pijl boven in het navigatievenster klikt, wordt het deelvenster uitgebreid met de mappenboom voor uw e-mailaccount.
Evenzo, als u naar de kalendermodus overschakelt, ziet u de toepasselijke weergave in het mappenvenster.
Klik op de drie stippen voor toegang tot verdere Outlook-modi, zoals Notities, Mappen en Outlook-snelkoppelingen. Kies de "Navigatie-opties" en u kunt de volgorde wijzigen waarin de navigatie-elementen verschijnen.
"Compact Navigation" uitschakelen zal aantrekkelijk zijn voor gebruikers met schermen met een grotere resolutie. U kunt ook het aantal items en de volgorde waarin ze worden weergegeven, verhogen of verlagen.
Verzenden / ontvangen
Het tabblad Verzenden / ontvangen is specifiek gericht op Inbox-functies, maar het zal ook in de andere modi( Agenda, Taken, etc.) verschijnen, hoewel ze niet dezelfde functionaliteit hebben.
Hier zien we bijvoorbeeld het tabblad Verzenden / ontvangen van de agenda, dat de serversectie vermijdt.
Afhankelijk van het type e-mailprotocol dat u gebruikt( in de eerste schermafbeelding werken we met een IMAP-account), hebt u mogelijk niet alleen de mogelijkheid om alleen kopteksten te downloaden of berichten te markeren / opheffen om te downloaden, enz.
Send / Receive-opties zijn dus afhankelijk van hoe u uw e-mailaccounts instelt, maar lang niet alles: wij raden IMAP ten zeerste aan.
-map
Over het algemeen is het tabblad Map vrij consistent in alle modi, met de opvallende uitzondering van de kalender. Hieronder ziet u het tabblad Map van de map Inbox, waarmee u allerlei mappentaken kunt uitvoeren( als u geen IMAP-account gebruikt, ziet u het IMAP-tabblad niet).
De knop Instellingen voor AutoArchiveren is een beetje verwarrend, omdat deze niet echt van invloed is op hoe uw Postvak IN automatisch oude e-mail archiveert. Als u uw e-mailafdruk kleiner en gemakkelijker wilt beheren, moet u de opties openen en de instelling AutoArchiveren daar bekijken. Open de opties en selecteer de categorie "Geavanceerd".
Zodra u de AutoArchiveren-optie hebt gevonden, klikt u op de knop "AutoArchiveren Instellingen. .." om een veel nuttiger dialoogvenster te openen dan wat u van het lint krijgt.
Zoals we al zeiden, zijn de meeste mappentabbladen redelijk consistent in Outlook, behalve de kalender, die zich richt op kalender-specifieke functies. U kopieert of verplaatst bijvoorbeeld geen mappen, u kopieert of verplaatst kalenders, enzovoort.
Meestal zul je veel mapbeheer uitvoeren met betrekking tot je inbox, want uiteraard kan e-mail snel onoverzichtelijk en overweldigend worden als je geen goede mappenstructuur en organisatie hebt.
bekijken De weergaveopties bevatten de volgende essentiële functies. Dit is het tabblad Weergave zoals te zien in de Inbox.
Let op de knop Herinneringenvenster, die u op elk moment kunt openen om uw herinneringen te controleren, bijvoorbeeld of u er een hebt gemist of een andere hebt verstuurd. Als u reminders had laten zien, kon u ervoor kiezen om ze allemaal te verwijderen, op de snooze-knop te drukken of gewoon alles in één keer af te wijzen.
De andere tabbladen van Beeld variëren afhankelijk van de modus. Het volgende wordt toegeschreven aan de kalender, die de mogelijkheid toevoegt om de huidige weergave, rangschikking, kleur en opmaak te wijzigen. Nogmaals, de Layout-sectie doet veel dezelfde dingen door Outlook heen, maar het is belangrijk om op te merken dat het niet universeel is, dus wat je in de Taken, of Agenda- of Email-modi inschakelt, wordt niet door de hele applicatie gerepliceerd.
Het is ook belangrijk om aandacht te besteden aan de sectie Arrangement. Dit is hoe de sectie Arrangement eruit ziet in de modus Taken. Merk op hoe u de weergave Taken kunt sorteren en wijzigen voor maximale impact.
Door het tabblad Weergave volgens uw voorkeuren te gebruiken, kunt u snel informatie doorzoeken en sorteren, wanneer deze in de loop van de tijd toeneemt en toeneemt. Je agenda zal niet leeg blijven, je taken zullen vermenigvuldigd worden, post stapels omhoog, en dus kan het gebruik van verschillende arrangementen en lay-outs je helpen om veel productiever te zijn in plaats van blindelings te flapperen.
-functielinten
Laten we nu bespreken hoe uw opties veranderen van functie naar functie. Hier vindt u alles wat u nodig hebt om een standaard e-mailbericht af te tappen, bijlagen toe te voegen, labels op te maken en uw tekst op te maken. Er is niets overdreven ingewikkeld en je zou in staat moeten zijn om een geweldig e-mailbericht te produceren.
Vergelijk dat met het taaklint, dat toegankelijk is door een taak te starten of te openen. Neem even de tijd om op te merken hoe verschillend het is van het berichtenlint.
Vergelijk dat met het tabblad Invoegen. Het tabblad Invoegen is statisch in Outlook, u kunt de inhoud van uw bericht, taak, agenda-evenement, enz. Beïnvloeden met dezelfde opties en functies.
E-mailberichten voegen een tabblad Opties toe, met een flink aantal handige functies. Naast de thema's, die al dan niet nuttig voor u kunnen zijn, is er de BCC( blinde carbon-kopie, voor wanneer u ontvangers wilt verbergen van de e-mailheader) optie- en volgfuncties. Over het geheel genomen is hier niets van cruciaal belang, maar als u ooit een bezorgings- of ontvangstbevestiging moet aanvragen, is het tabblad Opties de juiste plaats.
Het tabblad Opmaaktekst is hetzelfde, ongeacht welke functie u gebruikt en er is niet veel om over te praten. Dit tabblad vertoont een opvallende overeenkomst met de opmaakfuncties in Word, dus als u Word gebruikt om documenten te schrijven en op te maken, zijn deze besturingselementen waarschijnlijk vertrouwd voor u.
Ten slotte is het tabblad Beoordeling uw tabblad "in één geval".U kunt de taalgereedschappen van dit tabblad gebruiken om uw spelling en grammatica te controleren, een beter woord te vinden en te ontdekken hoeveel woorden er in uw e-mail /task/-vergadering zijn.
Het tabblad Controleren is hetzelfde in de Outlook-toepassing. Merk ook op dat het taalfuncties bevat, hier kunt u uw taalvoorkeuren en proefvoorkeuren instellen. U kunt ook artikelen vertalen, bijvoorbeeld als u met een buitenlandse partner correspondeert of iemand een stukje tekst in een andere taal verzendt.
Dat is in grote mate de verdere functionaliteit in Outlook. Vanzelfsprekend hebben we veel details overgeslagen, maar we denken dat je de aard van het lintsysteem eenmaal begrijpt. Als u een functie wilt gebruiken, weet u waar u naar moet zoeken.
Uw e-mailaccount automatisch en handmatig instellen
Laten we kort ingaan op het automatisch en handmatig instellen van een e-mailaccount. Wanneer u Outlook voor de eerste keer start, zal dit u bugs bezorgen om een account in te stellen.
U hebt een keuze, u kunt Outlook onmiddellijk instellen met een e-mailaccount, of u kunt dit onderdeel overslaan en later een account toevoegen.
Als u "Nee" kiest, zal er een waarschuwingsbericht verschijnen om u in feite te vertellen dat Outlook behoorlijk zwak is zonder ten minste één e-mailaccount. Natuurlijk kun je het nog steeds gebruiken om taken, notities, een kalender en andere dingen bij te houden, maar Outlook is echt een e-mailcentrische ervaring.
Met dat in gedachten zullen we Outlook instellen met een e-mailaccount. U kunt dit aanvankelijk automatisch proberen, waarbij u wat vluchtige informatie over uw account invoert en de toepassing probeert de instellingen automatisch te detecteren.
Soms werkt dit, iets wat het niet doet. Als dat het geval is, win je en kun je doorgaan naar het volgende gedeelte. Als dit niet het geval is, of als u weet dat u een extra servertype moet instellen, selecteert u de optie "Handmatige configuratie" en klikt u op "Volgende" om door te gaan.
Omwille van de opportuniteit, zullen we een reeds bestaand account instellen met behulp van de automatische methode. We zullen handmatige methoden in een beetje beschrijven. Als u een account handmatig moet instellen, raden we u aan dat gedeelte over te slaan. In de tussentijd hebben we simpelweg een Outlook.com-account gebruikt, ons wachtwoord opgegeven en ziet u het onderstaande resultaat.
Het gebruik van een Outlook.com is een soort van gemakkelijke uitweg, als je een e-mail van niet-Microsoft wilt instellen, moet je deze waarschijnlijk handmatig configureren. Als u niet weet hoe u dit moet doen, raden we u aan te zoeken hoe u Outlook instelt met uw specifieke e-mail.
Dat gezegd hebbende, in ons eenvoudige voorbeeld klikken we op "Finish" en Outlook opent dan ons glanzende, nieuwe Postvak IN.
Handmatige accountinstellingen
Nu u de basisfuncties van Outlook goed begrijpt, gaan we terug naar en bespreken we hoe u verdere e-mailaccounts kunt instellen. Er is een goede kans dat je net als veel andere mensen bent en twee of meer e-mailaccounts hebt. Gelukkig kun je Outlook instellen om met veel verschillende e-mailaccounts te werken, inclusief POP en IMAP, en kun je zoveel accounts hebben als je persoonlijk aankunt.
POP en IMAP?
Dus wat bedoelen we met praten over POP en IMAP?
POP- of Post Office-protocol is er altijd al geweest, en als je ooit een e-mailclient hebt gebruikt om verbinding te maken met je door de ISP verstrekte e-mail, of je e-mail ophaalt bij een webmailservice, is de kans groot dat je bent verbonden via POP.POP is geweldig voor het downloaden van uw berichten.
Als u uw account instelt om met IMAP te werken, kopieert Outlook uw online mappenstructuur en synchroniseert deze meestal slechts enkele weken per e-mail. Uw e-mail wordt niet van de server verwijderd en u kunt ervoor kiezen om alleen berichtkoppen te downloaden, wat fantastisch is als u duizenden berichten in uw mappen hebt staan.
Dus je hebt POP, wat verouderd is en zoiets als een machete meenemen naar je e-mail, en dan is er IMAP, dat verfijnder, moderner en beter geschikt is als je dezelfde inbox online en offline wilt onderhouden.
Zoals we al zeiden, denken we dat IMAP de meest superieure methode is.
Meerdere e-mailaccounts toevoegen en beheren
Het toevoegen en beheren van meerdere e-mailaccounts in Outlook is heel eenvoudig. Als u een nieuw e-mailaccount wilt toevoegen, klikt u op het tabblad "Bestand" op het lint en klikt u op "Account toevoegen". Het scherm Installatie autom. Account wordt weergegeven. Als u wilt( of nodig hebt) om uw account handmatig in te stellen, selecteert u 'Handmatige configuratie' en klikt u op 'Volgende'.
Zoals we eerder al hebben vermeld, is uw keuze tussen accounttypen waarschijnlijk POP of IMAP en wordt uw account ingesteld als éénof de andere wordt meestal gedetailleerd door uw e-mailprovider. Dat wil zeggen, als u Gmail of Yahoo! gebruikt, of zelfs de e-mail die uw internetprovider u geeft, moet u deze of internet raadplegen voor specifieke instructies en instellingen die u nodig hebt om het met Outlook te gebruiken.
Als u daarentegen Outlook.com of een andere service van het type Exchange ActiveSync gebruikt, dan is de informatie vrij eenvoudig te geven.
Als u uw accounts eenmaal hebt toegevoegd en u deze ooit moet beheren, kunt u het account kiezen dat u wilt gebruiken in de vervolgkeuzekiezer boven aan de pagina Accountinformatie op het tabblad Bestand.
Klik nogmaals op "Accountinstellingen" en "Accountinstellingen".Vanuit het resulterende venster kunt u een nieuw account maken, een huidig account herstellen, het verwijderen, het als standaard instellen( als u er meer dan één hebt) en, uiteraard, indien nodig instellingen wijzigen.
Hier zien we de instellingen voor een Outlook.com-account. We kunnen hier niet veel aan doen, maar als je onlangs je wachtwoord hebt gewijzigd, kun je dat hier snel oplossen.
Hieronder vindt u een IMAP-installatie, die handmatig is geconfigureerd op basis van door Google verstrekte instellingen.
Er is veel meer aan de hand, en we moeten zelfs ingaan op "Meer instellingen. .." om met serverpoorten te spelen.
Denk eraan, je hoeft dit soort dingen maar één keer te doen en het dan te vergeten. Tenzij u later een wachtwoord wijzigt of een account wilt toevoegen / verwijderen, is uw werk met instellingen voor e-mailaccounts effectief afgelopen.
Als u meer wilt weten over het toevoegen van Gmail IMAP-accounts aan Outlook, hebben we een handige kleine handleiding die u daarbij helpt.
Klaar, instellen, e-mailen!
Terwijl u tevreden kunt zijn met alleen Gmail of alleen Yahoo! Mail voor dagelijks gebruik, als u meerdere e-mailaccounts gebruikt, zoals een persoonlijk, professioneel en / of werkaccount, dan kan het hebben van een e-mailclient zoals Outlook het schakelen tussen accounts, het aansluiten van afspraken in uw agenda of het beheren van taken uitschakelen.
Het is een echte, haalbare, alles-in-één-productiviteitsoplossing, en gezien de hernieuwde focus van Microsoft op de Office-suite, blijft het een belangrijk onderdeel van de dagelijkse routines van veel gebruikers.
Nadat uw e-mailaccounts zijn ingesteld en gereed zijn, kunt u Outlook gaan gebruiken en alle functies van het account verkennen. Je zult het waarschijnlijk vrij gemakkelijk vinden om te gebruiken, en er is nog veel meer dat How-to Geek je kan helpen met eerdere artikelen, of door simpelweg te vragen op ons discussieforum.