5Aug
Dit gastartikel is geschreven door Askar, de geek achter de DemoGeek tech-site.
Als u in een team werkt of als u met uw klanten te maken heeft, kunt u ervoor zorgen dat u uw documenten op de juiste manier verspreidt, zodat de informatie in het document de juiste doelgroep bereikt en de vertrouwelijkheid van de informatie wordt gerespecteerd.
Word 2007 heeft een functie waarmee u formeel uw Word-document kunt voorbereiden op een goede distributie aan een groep mensen of zelfs aan personen met een bepaalde geloofwaardigheidsfactor.
Voorbereiding
Start Word 2007 en maak het document zoals u dat wilt.
Als u tevreden bent met het document en klaar bent om te distribueren, pauzeert u even voordat u de e-mailtoepassing raakt en volgt u deze eenvoudige stappen om het document gereed te maken voor distributie. Houd er rekening mee dat deze stappen geïsoleerd zijn en wat dat betekent is dat u de stappen kunt kiezen en kiezen die u wilt volgen.
Klik op de Office-knop
en klik op de menuoptie " Prepar ".Er zijn 7 verschillende opties die u moet kunnen zien. Ik zal elk van deze opties uitleggen zodat u de juiste combinatie van opties voor uw distributievereisten kunt kiezen en kiezen.Documenteigenschappen
De eerste in de lijst is de -eigenschappen -optie waarmee u metagegevens over het document kunt invoeren.
U kunt de naam van de auteur van het document, titel, onderwerp, trefwoorden, categorie, status en opmerkingen invoeren.
Sommige hiervan kunnen worden bekeken via het -bestand & gt; & gt; Eigenschappen dialoogvenster.
Houd er rekening mee dat wanneer u het document eenmaal hebt voltooid, u deze eigenschappen niet kunt zien, maar tot die tijd kunt u eigenschappen aan uw document koppelen voor anderen om een idee van het document te krijgen voordat u het opent.
Document inspecteren
De tweede optie in de lijst is de optie " Inspect Document ".Als onderdeel van de voorbereiding om uw document te verspreiden, kunt u het document inspecteren op opmerkingen, revisies, revisiemarkeringen en inktannotaties. U kunt controleren op verborgen metadata of persoonlijke gegevens die met het document zijn opgeslagen. U kunt inspecteren op aangepaste XML-gegevens die bij het document zijn opgeslagen. U kunt ook informatie bekijken over kopteksten, voetteksten en eventuele watermerken. Ten slotte kunt u ook controleren op verborgen teksten in het document.
Kies de inspectie-opties die u zeker wilde weten voordat u het document distribueert en wanneer u op de knop " Inspect " klikt, zal Word het document inspecteren en u op de hoogte stellen van alle items die het tijdens de inspectie aantreft.
De items die uw aandacht vereisen, worden gemarkeerd met een uitroepteken en u kunt ervoor kiezen om opnieuw te inspecteren als u dat wilt.
Document coderen
De derde optie in de lijst is de optie " Encrypt Document ".Kies deze optie als u wilt dat het document alleen wordt bekeken door bepaalde mensen die u vertrouwt. Hiermee kunt u het document versleutelen met een wachtwoord van uw keuze en moeten de gebruikers dit wachtwoord invoeren om het document te bekijken.
Kies een wachtwoord dat u kunt distribueren naar de groep. Mijn advies is om geen wachtwoord te kiezen dat u persoonlijk gebruikt, maar eerder een wachtwoord dat niemand kan gebruiken om terug te traceren naar uw online accounts of gevoelige accounts die u persoonlijk gebruikt.
Bevestig het wachtwoord nog een keer. Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig en zorgen ervoor dat u het wachtwoord bewaart / onthoudt, omdat er geen manier is om het wachtwoord te herstellen als u het bent vergeten en als u het wachtwoord bent vergeten, kunt u het bestand niet openen.
Na versleuteling moet je kunnen zien dat de menuoptie een beetje achtergrondkleur heeft om aan te geven dat dit document is gecodeerd.
Wanneer mensen in uw distributiegroep een gecodeerd document proberen te openen, wordt hen gevraagd een wachtwoord in te voeren.
Zonder wachtwoord kunnen ze het document helemaal niet openen.
Machtiging beperken
De vierde optie op de lijst is de optie " Restrict Permission ".U kunt de "Restrict Permission" -optie gebruiken om te beperken wat mensen met het document kunnen doen. Als het document gevoelig is, kunt u "Machtigingen beperken" gebruiken om te voorkomen dat ze het document bewerken, kopiëren en afdrukken.
Beperken machtiging gebruikt de Windows Rights Management-client om de beperkingen te implementeren.
U wordt mogelijk gevraagd de Windows Rights Management -tool te installeren. Maak je geen zorgen, ga je gang en installeer het, het is van de vertrouwde bron. Na de installatie moet u kunnen configureren wat mensen met het document kunnen doen.
Een digitale handtekening toevoegen
Vijfde in de lijst is de optie " een digitale handtekening toevoegen ".Digitale handtekeningen zorgen voor de integriteit van het document. Zie digitale handtekeningen als een papieren handtekening, maar elektronisch voor het gemak. Wanneer een document een digitale handtekening heeft, betekent dit de integriteit en het vertrouwen van het document. Dit zou van pas komen als u het document aan een zeer grote groep publiek verspreidt.
Klik op de optie " een digitale handtekening toevoegen " en Word vraagt u om in het bovenstaande dialoogvenster te zoeken naar leveranciers van digitale handtekeningen op Office Marketplace.
Op zijn Office Online Marketplace moet u een leverancier van digitale handtekeningen kunnen vinden die u kunt gebruiken om het document te ondertekenen.
Compatibiliteitscontrole
uitvoeren Laten we eerst de tot de laatste optie " Run Compatibility Checker " overslaan. Als u functies hebt gebruikt die specifiek zijn voor Word 2007 en u vermoedt dat uw publiek mogelijk oudere versies van Word gebruikt, kunt u de compatibiliteitscontrole gebruiken om ervoor te zorgen dat uw document door het gehele publiek kan worden gelezen.
Word 2007 voert een set van vooraf gedefinieerde compatibiliteitscontroles uit en als het eventuele compatibiliteitsproblemen ontdekt, zal het ze in het bovenstaande dialoogvenster weergeven. Zo niet, dan is het goed om naar de laatste stap te gaan voordat u het document distribueert.
Markeer als laatste
Dit zou de laatste stap moeten zijn die u wilt volgen voordat u het document aan de groep verspreidt. Zoals de naam aangeeft, markeert deze actie het document als alles ingesteld voor distributie.
Aangezien dit aanzienlijke wijzigingen aanbrengt aan het document, wordt u gevraagd of u het document als definitief wilt markeren.
Als een document eenmaal is gemarkeerd als Final kan het document niet worden bewerkt en worden alle proeflezingen, opmerkingen enz. Verwijderd.
Definitieve documenten krijgen een nieuw pictogram op de statusbalk dat meer lijkt op een rubberenstempel op een papier.
Door een document klaar te maken voor distributie, kunt u bepaalde voor de hand liggende fouten vermijden die u maakt wanneer u een document aan een grote groep mensen verspreidt. U hoeft niet alle stappen te volgen;u kunt eerder kiezen en kiezen welke u wilt / prefereert. Word 2007 is flexibel genoeg om te doen wat u vraagt om een document voor te bereiden voor distributie.
Ik hoop dat je dit nuttig vindt en ik hoop dat je gebruik zult maken van de mogelijkheid van Word 2007 om een document goed af te ronden vóór distributie. Als je vragen of opmerkingen hebt, laat het me dan weten in de comments.