11Aug
Google Docs heeft niet het volgestopte lint vol met functies die je in Microsoft Office kunt vinden, maar het heeft wel een aantal handige trucs in petto. Misschien vindt u deze functies nooit, tenzij u ernaar op zoek gaat.
De webgebaseerde kantoorsuite van Google is in de loop der jaren gerijpt en biedt nu alles, van offline toegang tot ondersteuning van externe add-ons. Het is nog steeds een eenvoudig te gebruiken kantoorsuite die overal werkt met uitstekende real-time samenwerkingsfuncties.
Schakel offline toegang in
Google Docs kan offline werken. Hiermee kunt u nieuwe documenten maken, blijven werken aan de huidige documenten en zelfs alleen uw documenten bekijken terwijl u geen internetverbinding hebt. Wanneer u weer verbinding maakt met internet, worden uw wijzigingen online gesynchroniseerd.
Deze functie vereist Google Chrome, dus het werkt op Windows, Linux, Mac OS X en Chromebooks. Om dit in te stellen, opent u de Google Drive-website, klikt u op de tandwielknop in de rechterbovenhoek van de site en klikt u op Instellingen. Controleer in het deelvenster Algemeen of de optie "Werk op deze computer synchroniseren zodat u de offline kunt bewerken" is ingeschakeld en klik op Gereed. Als u Google Documenten offline wilt gebruiken, gaat u gewoon terug naar de Google Drive-website in Chrome wanneer u geen internetverbinding heeft.
Samenwerken in realtime
Google Documenten heeft betere samenwerkingsfuncties dan de desktopversie van Microsoft Office. U kunt in realtime samenwerken en iedereen met toegang tot het document kan het in één keer bewerken. U ziet de cursors van anderen in het document en kunt ze in realtime bekijken.
Klik op Bestand & gt;Delen om het document te delen. U kunt individuele mensen uitnodigen op hun e-mailadres of iedereen die een speciale link naar het document heeft, deze laten bewerken.
Sharing gaat niet alleen over bewerken - met de Share-functie kunt u een document delen met een of meerdere mensen, zodat ze het kunnen bekijken. Ze hebben altijd de meest recente kopie, dus dit kan handiger zijn dan het e-mailen van een bestand. U kunt mensen ook de mogelijkheid geven om opmerkingen over een document achter te laten zodat u hun inbreng kunt krijgen zonder dat ze uw document kunnen wijzigen.
Een document publiceren
Met Google Documenten kunt u snel een document online publiceren. Klik gewoon op Bestand & gt;Publiceer op het web en klik op de knop Publiceren starten. U ontvangt een openbare link naar het document in gepubliceerde vorm, zodat u deze kunt delen met andere mensen en deze kunt bekijken. U hoeft het document niet ergens op uw eigen servers te hosten.
Deze functie staat los van de functie voor delen. Wanneer een document wordt gepubliceerd, kan iedereen met de link het bekijken. Wanneer het wordt gedeeld, kan het alleen met een handjevol mensen worden gedeeld. Wanneer mensen een gedeeld document openen, zien ze de Google Documenten-editor. Wanneer ze een gepubliceerd document openen, zien ze het document als een normale webpagina.
Ga naar volgende typo / vorige typo
Gebruik voor snelle correctie van fouten de sneltoets Ctrl + 'om naar de volgende typefout in het huidige document te gaan en Ctrl +;om naar de vorige typefout te gaan. Hiermee kunt u snel typfouten corrigeren zonder door het huidige document te bladeren en naar die rode onderstrepingen te zoeken.
Google Docs heeft onlangs ook een Spellingcontrole-functie gekregen waarmee je snel de problemen in een huidig document kunt doornemen, een functie die het lange tijd ontbeerde - klik gewoon op Tools & gt;Spellingcontrole om het te gebruiken.
Zoeken naar en invoegen van links
Google Docs bevat de kracht van Google Zoeken om u te helpen eenvoudig links in uw huidige document in te voegen. In plaats van een nieuw browsertabblad te openen en naar een pagina te zoeken die u wilt linken, kunt u rechtstreeks vanuit het koppelingsvenster zoeken. Om dit te doen, klikt u op de knop invoegen & gt;Link optie. Typ een zoekopdracht in het dialoogvenster en Google geeft pagina's weer die overeenkomen met uw zoekopdracht. Klik erop om een koppeling naar het geselecteerde adres te maken.
Uw tekststijlen configureren
In plaats van elk stukje tekst in uw document handmatig te formatteren, moet u uw tekst in plaats daarvan opmaken met behulp van stijlen. Dit betekent dat, in plaats van alle koppen in te stellen op een bepaalde lettergrootte en vetgedrukte tekst, u gewoon op het stijlvak moet klikken en ze op "Kop 1" moet zetten.
U kunt ook gemakkelijk de lettertype-instellingen bewerken die voor verschillende stijlen worden gebruikt. Formuleer eerst wat tekst om het type opmaak te gebruiken dat u voor een stijl wilt gebruiken. Selecteer die tekst, klik op het stijlvak boven aan het scherm en klik op de pijl rechts van de stijl die u wilt wijzigen. Klik op de "Update 'Style Name to Match" -optie en die stijl gebruikt nu het type opmaak dat u hebt geselecteerd.
Als u deze aangepaste stijlen wilt opslaan en deze in andere documenten wilt gebruiken, klikt u op het menu Opties onderaan in de lijst en selecteert u "Opslaan als mijn standaardstijlen".
Uw persoonlijk woordenboek beheren
Als Google Documenten denkt dat een woord een typefout isu weet dat het correct is, u kunt met de rechtermuisknop op het onderstrepingwoord klikken en vervolgens Toevoegen aan persoonlijk woordenboek selecteren. U kunt dan klikken op Extra & gt;Persoonlijk woordenboek en bewerk de lijst met woorden in uw persoonlijke woordenboek. Als u per ongeluk een verkeerd gespeld woord aan deze lijst toevoegt, moet u dit van hier verwijderen voordat Google u hier opnieuw voor waarschuwt.
Deze optie is een vrij recente functie - voorheen stond Google Documenten u niet toe om woorden te verwijderen die u aan deze lijst hebt toegevoegd. Misschien wilt u de lijst een kijkje geven en ervoor zorgen dat u niet per ongeluk onjuiste woorden aan de lijst hebt toegevoegd in het verleden.
Kopiëren en plakken met het webklembord
Google Docs heeft een webklembordfunctie die hij deelt in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Dit klembord is gekoppeld aan uw Google-account, dus het volgt u op alle computers die u gebruikt. In tegenstelling tot uw standaardklembord voor het besturingssysteem, kan het webklembord meerdere items bevatten. Het klembord ondersteunt, tekst, afbeeldingen, tekeningen en andere stukjes gegevens uit Google-documenten.
Als u deze functie wilt gebruiken, selecteert u een tekst, klikt u op Bewerken en gebruikt u het Web Clipboard-menu. Dit is de beste manier om bepaalde typen gegevens, zoals tekeningen, tussen verschillende typen Google-documenten te kopiëren. Items die je op je klembord op het web opslaat, worden na 30 dagen gewist als je geen interactie met ze hebt.
Gebruik de Research Tool
Google Docs bevat een zijbalk ontworpen voor onderzoek - open het door op Tools & gt;Onderzoek. Met deze zijbalk kunt u zoeken naar afbeeldingen, citaten en webresultaten, zodat u ze gemakkelijk in een document kunt invoegen. Het maakt het ook gemakkelijk om te zoeken naar academische studies en snel de juiste voetnoten of citaten in te voegen voor MLA-, APA- of Chicago-citaatformaten. U kunt ook snel citaten invoegen in webresultaten - het kan een eenvoudige manier zijn om een bibliografie voor een schoolkrant te maken.
Add-ons installeren
-add-ons zijn een vrij nieuwe functie. Dit zijn stukjes software van derden gemaakt met Google Apps Script. U kunt ze installeren door op Tools & gt;Beheer add-ons. Ze kunnen dan worden gebruikt in het menu Add-ons.
U kunt bijvoorbeeld een Thesaurus-add-on installeren waarmee u elk woord kunt selecteren en klikken op Add-ons & gt;Thesaurus & gt;Zoek naar synoniemen voor Geselecteerd Word om synoniemen te bekijken tijdens het schrijven van een document. Andere add-ons zijn een eenvoudige maker van bibliografieen, diagramgereedschap en generator voor inhoudsopgaven.
Google Docs heeft ook meer trucs in petto. Het bestand & gt;Downloaden als menu is bijzonder handig, waardoor u uw document in veel verschillende indelingen kunt downloaden. U kunt het downloaden als PDF- of Microsoft Office-document als u het document in een specifieke bestandsindeling moet verzenden of e-mailen.