13Aug
Faxmachines rijden nog steeds op kantoren over de hele wereld. Overheidsinstanties, advocaten, artsen en andere traag bewegende organisaties hebben vaak nog steeds faxen nodig - in het beste geval is dit een noodzakelijk kwaad.
Fax wordt vaak als veiliger dan e-mail gezien, hoewel dat in werkelijkheid niet het geval is. Faxmachines communiceren via telefoonlijnen zonder versleuteling en faxen worden vaak bewaard in drukke gebieden waar documenten door iedereen gemakkelijk kunnen worden gepakt.
Alternatieven voor faxen
Er zijn tal van alternatieven voor faxen. Als u niet beperkt bent door wetten of omdat de persoon aan de andere kant van u e-mail moet faxen, probeer dan een van deze alternatieven:
- e-maildocumenten : Ja, de bescheiden e-mail kan veel faxen vervangen. U faxt waarschijnlijk toch een document dat van een computer is getypt, dus waarom zou u een faxapparaat gebruiken? Voeg het bestand toe aan een e-mail of voeg de belangrijke tekst toe aan een e-mail zelf.
- Scan en e-mail : als u een faxmachine hebt die ook als een scanner functioneert, kunt u hiermee faxdocumenten naar uw computer scannen als PDF-bestanden. Voeg deze PDF-bestanden bij een e-mail in om ze mee te sturen. U kunt zelfs uw telefoon gebruiken om het document te scannen - het is zeker niet de beste kwaliteit, maar we hebben wel enkele faxen van mindere kwaliteit gezien.
- Uploaddocumenten: Sommige organisaties kunnen u toestaan om deze gescande documentbestanden op het web te uploaden in plaats van ze eenvoudigweg te e-mailen.
- Gebruik Snail Mail : Snail mail is een langzamer alternatief voor faxen dat in veel opzichten erger is, maar het is niet altijd slecht. Als u geen fax hebt en het document niet urgent is, kunt u meestal een document naar de meeste organisaties sturen in plaats van het te faxen. Natuurlijk krijg je te maken met het postsysteem, maar je hoeft in ieder geval niets te faxen.
Onderteken documenten zonder ze af te drukken
Misschien moet u documenten ondertekenen en naar iemand sturen, en als ze eenmaal zijn uitgeprint, kunt u in de verleiding komen om ze te faxen. Het alternatief zou immers zijn om het document af te drukken, het te ondertekenen, het terug te scannen naar uw computer en het te e-mailen. In plaats van je tijd te verspillen aan het doen van dit, kun je software gebruiken om je echte handtekening toe te passen op een document op je computer. Leg eenvoudig uw handtekening vast en deze wordt opgeslagen als een afbeelding die u op documenten kunt toepassen. U kunt eenvoudig toekomstige documenten ondertekenen zonder ze af te drukken.
Als u een tablet met een stylus hebt, kunt u de stylus zelfs gebruiken om een document rechtstreeks op uw scherm te ondertekenen.
Een document online faxen
Met online faxdiensten kunt u een document faxen zonder dat u een eigen faxmachine of zelfs een telefoonlijn nodig hebt. U gebruikt een webinterface om een document te uploaden en het telefoonnummer van de ontvanger in te voeren. De service zelf zorgt voor alle last-mile-dingen en faxt uw document via hun eigen telefoonlijnen naar het externe faxapparaat.
Als u maar zelden faxen hoeft te verzenden, kunt u met deze diensten een paar pagina's hier en daar verzenden zonder een cent te spenderen. Als u documenten vaker moet faxen, moet u misschien iets betalen, maar u moet hoe dan ook betalen voor een fax en een telefoonlijn.
Deze diensten omvatten technisch gesproken faxen, maar ze hebben in ieder geval geen zin om een onhandig oud faxapparaat te gebruiken en vereisen niet dat je een vaste telefoon hebt.
Een fax online ontvangen
Een fax ontvangen kan een probleem zijn als u een thuiskantoor hebt. Uw faxapparaat moet altijd aanstaan en naar faxen luisteren. U hebt een speciale lijn nodig om faxen te ontvangen zodat u geen faxen mist als u aan het bellen bent. U kunt mensen vragen om u een document te faxen op een specifiek tijdstip waarop u zeker weet dat uw vaste telefoon niet vastzit.
In plaats van al deze onzin af te handelen, vraag dan mensen om documenten naar u te scannen en e-mailen. Je kunt ook andere tools gebruiken als je niet op e-mail wilt vertrouwen - je zou bijvoorbeeld JotForm samen met Dropbox kunnen gebruiken om een webpagina te maken waar mensen PDF-bestanden kunnen uploaden en die in een map in je Dropbox verschijnen.
U kunt ook proberen een service te gebruiken die u een specifiek faxnummer geeft en waarmee u daar faxen kunt ontvangen. Deze kosten meestal geld - de faxdienst moet immers betalen voor een speciaal vast telefoonnummer en het voor u controleren.eFax biedt wel 10 gratis inkomende pagina's per maand, maar ze geven je geen gratis uitgaande pagina's. Met HelloFax kun je vijf gratis pagina's verzenden, maar dat is alles. Elke gratis online faxservice heeft een vangst zoals deze - de gratis aanbieding bestaat om u in te trekken, terwijl u moet betalen voor de belangrijkste functies. Faxen houdt verband met faxmachines en vaste telefoonnummers, en dat is niet gratis. Het wordt ook vaak gebruikt voor zakelijke doeleinden en bedrijven zijn bereid om geld aan dit soort dingen uit te geven.
The Last Resort: gebruik een echte faxmachine zonder
te bezitten Als u niet met online services of snail mail wilt werken en u absoluut geen andere keus heeft dan af en toe een document als fax te verzenden, is er nog steeds een alternatief voor kopenuw eigen faxapparaat en met behulp van een vaste telefoon. U kunt waarschijnlijk een lokale winkel bezoeken die het kopiëren aanbiedt en u een paar centen laten betalen om een fax te verzenden. Dit is niet ideaal als u regelmatig faxen verzendt, maar als u iets eenmaal per jaar moet faxen, kan dit een goede optie zijn.
Natuurlijk houdt dit nog steeds het gebruik van een faxapparaat in. Sommige organisaties vragen gewoon om faxen en u voelt zich misschien niet op uw gemak bij het uploaden van uiterst gevoelige documenten naar een webfaxservice. Je kunt niet veel doen als je te maken hebt met een organisatie die om faxen vraagt.
Faxen zal nog een tijdje bij ons zijn, al was het maar vanwege regelgeving die gezondheidszorg en juridische organisaties aanmoedigt om het oudere faxsysteem te blijven gebruiken in plaats van moderne alternatieven.
Image Credit: Abhisek Sarda op Flickr, verhalen over een zwervende youkai op Flickr, AuthenticEccentric op Flickr