Glem Gimmicks: Her er den beste måten å organisere Gmail-innboksen din på

E-post innboks gimmicks holder popping opp. Først Google introduserte Prioritet Innboks, og nå bruker den kategorien kategorier. Dropbox kjøpte Postkasse, som gjør innboksen din til en mer av en å-gjøre-liste. Microsofts Outlook.com har en feiefunksjon som automatisk renser innboksen din.

Alle disse er forsøk på å administrere din e-postboks for deg. Disse gimmickene er aldri like smarte som du selv er, så du kan gjøre e-posten mye smartere ved å ta en mer aktiv rolle.

Vi bruker Gmail her, men prinsippene skal være lik alle e-postklienter.

Bruk en klassisk innboks

Først vil vi bli kvitt den gimmicky innboksen Gmail bruker i dag. Disse innbokser får aldri kategoriene og prioritering helt riktig. De tvinger deg til å gå gjennom all din e-post for å sikre at du ikke går glipp av noe og oppfordrer deg til å fortsette å få spammy ubrukelige e-postmeldinger ved å feie dem under teppet.

Hvis du vil bruke en mer klassisk innboks i Gmail, klikker du på tannhjulikonet og velger Innstillinger. Klikk over til Innboks-fanen, klikk på Innboks-type-boksen, og velg Ulest først. Alle fanene og prioritetene vil forsvinne.

Avmeld deg fra e-post Du bryr deg ikke om

Med kategoriserte kategorier og prioriteter deaktivert, vil all e-post bli sortert i en stor haug. Alle de ubrukelige sosiale nettverksvarsling e-postadressene og nyhetsbrevene du ikke bryr deg om, vil være i innboksen din sammen med dine faktiske viktige e-poster.

Dette er bra - i stedet for bare feiende e-postmeldinger du ikke vil se under teppet, bør du stoppe dem fra å komme helt.

Vurder hvilken type e-post du ikke vil se. Vanlige typer ubrukelige e-postmeldinger inkluderer Facebook- og Google + -varsler, salgsfremmende e-postadresser og nyhetsbrev som du kanskje har utilsiktet registrert deg for. Når en e-post du ikke vil se kommer, åpner du den og bruker koblingen Unsubscribe - du finner vanligvis disse nederst i e-posten - for å avmelde e-postmeldingen og forhindre at den kommer fremover.

( Vær oppmerksom på at du ikke bør bruke Avmeld-lenken hvis en e-post faktisk er spam, da spammeren vil ta dette som et tegn, leser e-posten og sender enda mer spam. Klikk på Spam-knappen hvis det er en ekte spame-post og klikk på Avmeld abonnement hvis det er en legitim organisasjon.)

Visst, det er faktisk en oppsigelse som er litt mer oppe, men det gjør e-posten mye mer håndterlig på lang sikt. Når en e-post du ikke bryr deg om kommer, bruker du Avbryt abonnementskoblingen og forhindrer umiddelbart fremtidige e-poster fra ankommer.

Send utilgjengelige e-postmeldinger Du kan ikke abonnere på søppel

I henhold til amerikansk lov( spesielt CAN-SPAM Act) er det faktisk ulovlig for et selskap å ikke gi en abonnementslink i e-postadressene, slik at du kan melde deg av fremtidige e-poster. Men noen selskaper har heller ikke fått notatet eller bryr seg ikke. I stedet for å forfølge rettslige skritt for å få av e-postlister, kan du bare lage et filter som sender alle fremtidige e-postmeldinger fra dem til søppelet ditt, der du ikke trenger å se dem.

Når du håndterer en slik e-post i Gmail, åpner du den, klikker på koblingen Mer og velger Filtrer meldinger som disse. Still inn filteret ditt for å blokkere e-postadressene - for eksempel, hvis du aldri bryr deg om å motta andre e-postmeldinger fra den avsenderen, kan du filtrere ut fra e-postadressen sin. Bruk filteret ditt til å sende alle slike e-poster til papirkurven.

Arkiver automatisk e-postmeldinger Du vil ikke se

Noen e-postmeldinger er viktige å ha, men du vil kanskje ikke se dem uansett. For eksempel kan nettbutikker sende deg et bekreftelsesbevis hver gang du kjøper noe fra dem. Det er godt å ha slike kvitteringer bare hvis du trenger dem, men hvis du ofte kjøper produkter og aldri vil se slike e-postmeldinger, vil du kanskje forhindre at de når innboksen din i utgangspunktet.

Dette gjelder for mange forskjellige typer e-post - for eksempel sender PayPal deg en "Vi overfører penger til din bank" e-post hver gang du trekker penger. Du vil kanskje ha denne e-posten for postene dine, men du vil kanskje ikke se den i innboksen din.

Hvis du automatisk arkiverer slike e-poster når de kommer inn, kan du sette denne prosessen på autopilot. Bare åpne en slik e-post, klikk på knappen Mer i Gmail, og velg Filter meldinger som disse. Still inn filteret ditt for å inkludere e-postene du vil fange - sannsynligvis basert på temaet, hvis det alltid er det samme. Fortell Gmail å arkivere e-postene automatisk og markere dem som lest slik at de ikke vil forstyrre deg.

Du kan også få Gmail til å automatisk bruke en etikett til dem, for eksempel "Automatisk arkivert" eller en mer spesifikk etikett. Dette vil tillate deg å raskt finne e-postene i fremtiden hvis du faktisk trenger dem.

Sette opp automatiske etiketter

Hvis du har fulgt denne prosessen, burde du ha kuttet ned volumet av innkommende e-post. Nå hjelper vi deg med å sortere e-postene du bryr deg om.

Denne delen er valgfri, men det kan hjelpe hvis du mottar mye e-post - spesielt for forskjellige formål. For eksempel kan du ha kombinert flere Gmail-kontoer til en innboks, og få alle dine personlige og e-postadresser på samme sted.

Prøv å lage filtre som automatisk sorterer innkommende e-post til bestemte etiketter. For eksempel kan du få e-post fra banken din automatisk å få en "Bank" -label. Du kan få personlige e-postmeldinger til å få en "personlig" etikett og arbeidsemail får en "Work" -label. Kvitteringer for kjøpte produkter kan få en "Kvitteringer" -etikett. Det er ikke nødvendig å gjøre denne delen manuelt - bare sett opp Gmail slik at det automatisk sorterer e-posten din i kategorier for deg.

Fargekode alle disse etikettene, og du kan få din e-postklient automatisk å kategorisere e-postene dine og vise deg et øyeblikk hvor de kommer fra. Hvis du vil fargekode en etikett i Gmail, klikker du på fargeboksen i venstre rute og velger en ny farge.

Med et slikt etikettsystem kan du til og med få Gmail-appen på Android og e-postvarslere på andre plattformer kun gi beskjed når nye meldinger kommer i viktige etiketter, og forhindrer overbelastning av varsel.

Hvis det er visse e-poster du vil bli uthevet - kanskje e-post fra sjefen din eller ektefellen - kan du sette opp et filter for automatisk å stjerne meldinger fra den avsenderen når de kommer. Du kan velge en «Innstilt først» innboksstype i Gmail-innboksinnstillingene dine, slik at slike viktige e-poster automatisk vil stige til toppen av innboksen din. Dette vil skje nøyaktig etter hvordan du konfigurerer Gmail - du trenger ikke å kjempe med innboksen prioritetssystemet og prøve å lære Gmail hva som egentlig er viktig.

Dette er ikke en set-it-and-forget-it-prosess. Visst, etter at du har meldt deg av fra e-post eller satt opp et filter, fortsetter e-postklienten din å handle på all innkommende e-post - men det vil alltid være nye typer e-poster som kommer. Du må gjøre noe for å avmelde og filtrere dem på riktig måte, slik at e-postboksene dine ikke blir organisert igjen.

Email gimmicks prøver å automatisere denne prosessen - de prøver å automatisk skjule e-postmeldinger du ikke vil se, markere hva som er viktig, og kategorisere e-posten din for deg. Men med litt mer opp-front-arbeid kan du sette innboksen for e-post til å fungere akkurat slik du vil, og eliminerer behovet for alle disse gimmicks.