14Sep
Få fasiliteter i den moderne digitale arbeidsflyten er så vidt tilgjengelige, men så vidt ignorert( eller helt misbrukt) som e-post-BCC-funksjonen. Hvis du er skyldig i å misbruke eller forsømme sin makt( og det er en god sjanse for at du er), er det på tide å angre og i ferd med å kutte ned på spam og beskytte personvernet til dine venner og familie.
Hva er BCC og hvor kom det fra?
Det finnes tre adresseslots i hver e-postklient: TO, CC og BCC, som står for henholdsvis "[levere] til", "karbonkopi" og "blind karbonkopi".Disse betegnelsene er et holdover fra verden som foregikk elektronisk post: fysiske brev og notater.I forretningsmemoer fra midten av århundre, ville det for eksempel være et TO-spor for den primære mottakeren, et CC-spor for personer som måtte være med på kommunikasjonen, men som ikke var de primære mottakerne, og et tredje spor, BCC,for personer som måtte være med på kommunikasjonen, men av hvilken som helst grunn, ville deres identitet bli holdt tilbake fra notatene som ble sirkulert til mottakerne i TO- og CC-adressesporene.
Ved fremkomsten av elektronisk post ble de samme konvensjonene som ble brukt i papirpost og -memoer kopiert, både ut av kjennskap og fordi de var nyttige, selv om meldingen ikke lenger var fysisk kopiert og levert.
Hvis disse konvensjonene eksisterte i flere tiår før e-posten kom og har fortsatt å eksistere i det mellomliggende halvt århundre eller så, hvor oppstår det da problemer? Det er to former for misbruk av BCC: passiv aggressiv blindkopiering( den ondskapsfulle formen for problemer) og forsømmelse å bruke kopiering av blindekull for å beskytte personvernet( problemer som oppstår av uvitenhet).La oss ta en titt på hvordan og hvorfor å unngå hver.
Si nei til passiv-aggressiv blindkullkopiering
Den verste bruk av blindkolleken er å passivt aggressivt forstyrre en kollega. Denne typen BCC-misbruk kaster opp når ansatte benytter seg av å bruke BCC-funksjonen som en måte å indirekte tatleere på sine medarbeidere, suger opp til sjefen deres, eller på annen måte engasjerer seg i dysfunksjonell arbeidsplassen.
Bilde med tillatelse til EC Comics.
En ansatt kan for eksempel sette sin sjef som BCC-adressat i en e-post som de sender til en annen ansatt, slik at sjefen ser at de kommuniserer med den andre ansatt eller at den andre ansatte ikke klarer å oppfylle noen form for forpliktelseeller frist. Denne form for kommunikasjon med hemmelig-ekorn er vanligvis pusset opp på arbeidsplassen, og vi er ikke i ferd med å støtte noen form for atferd som raser et lite og passivt aggressivt arbeidsmiljø.
Vår eneste råd i saken er: Stopp den.
Med mindre din HR-avdeling eller sjefen din eksplisitt kommer til deg og instruerer deg til å BCC din kommunikasjon, bør du unngå øvelsen.
Hvis folk utenfor primærkommunikasjonen skal holdes i loop, selv høyere oppstart, er den beste fremgangsmåten å inkludere dem som CC-adressater og å varsle TO-adressatene om hvem som var inkludert og av hvilken grunn.
Bygger ikke bare en mer moden dialog på arbeidsplassen, det hjelper deg også med å unngå en spesielt pinlig hendelse: Hvis sjefen din eller andre BCC-mottakere bruker svar-all-funksjonen, de effektivt deaktiverer seg og avslører at de har vært privilegert overforinnhold av den tidligere e-posten. Prøv å forklare at en til kollegaen du var sammen med vannkjøleren.
Heldigvis er antallet personer som er skadelig ved bruk av BCC-funksjonen liten, noe som fører oss til de som utgjør mesteparten av misbruket: den uvitende.
Venner Ikke Kullkopier Venner
Hvis de fleste mennesker ikke er ondsinnet ved å bruke BCC-funksjonen som en del av en psykologisk krigføringskampanje mot sine kolleger, så hvor forlater det oss? Det forlater oss med millioner av mennesker som uheldigvis forsømmer å til og med bruke BCC-funksjonen i utgangspunktet.
Image courtesy av Denver Public Library, Western History Collection.
Hvorfor er BCC-funksjonen så viktig? Det tillater deg å sende en e-post til noen uten at personen ser alle andre som mottar e-posten, og effektivt sikrer privat informasjon. Her er et eksempel på e-post fremover, hentet fra våre egne e-postarkiver:
Hver blå uskarphet i personvernfiltrert bilde ovenfor er en e-postadresse. Ikke bare var det over 40 e-postadresser i listen over fremmende mottakere vi var med på, men det er to sett med gjenværende fremoverblokker i den videresendte e-posten( sett ovenfor) som inkluderer henholdsvis 13 og 8 e-postadresser. Dette betyr at det er over 60 e-postadresser i hele e-postadressen.
Nå kan du spørre deg selv "Så hva? Hva betyr det? "Det er viktig for flere grunner. Først og fremst er det det enkle spørsmålet om personvern og behandling av personvernet på personene på kontaktlisten din( vennligst familie, familie eller forretningsforbindelser) med respekt. Det sier seg selv at folkene som brann av fremover og masse e-post med dusinvis av venner og medarbeidere ikke tar deg tid til å kontakte hver av de dusinvis av mottakere og spørre om de vil at deres kontaktinformasjon deles med alle andre påadresseliste. Det er helt respektløst å dele kontaktinformasjon uten tillatelse fra den enkelte.
Det blir enda mer respektløst og plagsomt, jo mer variert mengden mennesker du er e-post er. Hvis du sender e-post til ti personer i en liten samfunnsorganisasjon som allerede kjenner hverandre, kan det hende at problemet er bra. Hvis du er lærer, og du sender ei dusinvis( om ikke hundrevis) av studenter noen tilleggsmateriale, deler du plutselig personlig kontaktinformasjon til mange mennesker med mange andre folk de kanskje ikke vil dele med.Verre, men hvis noen tilfeldigvis treffer "Svar alle" til noen av e-postene du sender ut med fullt lastede TO og CC-spor, mottar hver enkelt person på den opprinnelige mottakerlisten svaret. I beste fall er det relativt ufarlig, men absolutt sløser tiden til alle andre da de åpner e-posten for å se hva som er nytt i diskusjonen. I verste fall, som det har skjedd mange ganger i bedrifter over hele verden, kan e-posten påta seg et eget liv som hundrevis av medarbeidere svarer, argumenterer og ellers interagerer med e-posten. Slike svar-alle kjedereaksjoner kan spanne tusenvis av e-postmeldinger og kan til og med gyte flamme kriger( det var en slik flammekrig på Tandem Computers i slutten av det 20. århundre som varte i år ).
For det andre, og av mer praktisk interesse for de av dere som kunne bryr seg mindre om god e-etikett og beskytte vennernes personvern, skaper disse slags bulk-e-poster utilsiktet små, små lister over e-postadresser for ondsinnet programvare og spammere å høste. Hvis e-postadressen din slutter med en stor e-post fremover sendt rundt den ordspråklige verden, kan du være trygg på at et sted langs linjen kommer til ende på en spamliste. Verre ennå, hvis en av brukerne som ender opp med din videresendte e-post som sitter i tarmene i innboksen din, kommer til å bli rammet av skadelig programvare som replikerer via kontaktlister og e-postadresser som finnes i innboksen, vil du sannsynligvis ende opp med en ondsinnet e-postfinne veien til deg.
Bruke BCC Wisely
Hvis du er i den sistnevnte leiren, vil de som ignorerer BCC-funksjonen, sannsynligvis spørre deg selv hva du kan gjøre for å unngå personvern og sikkerhet som vi skisserte over. Ikke bekymre deg, når du er klar over hvor forferdelig det er å ignorere BCC-funksjonen, blir det lett tydelig hva du trenger å gjøre for å vaske deg selv av din tidligere dårlige e-postadferd.
Først og fremfor alt, begynner du med å spørre deg selv "Trenger jeg virkelig å sende denne e-posten til alle på kontaktlisten min? Tretti av dem? Noen av dem? "Svaret på disse spørsmålene for de fleste e-post er: Nei. Nei du trenger ikke å sprenge ut en personlig e-post eller videresende til alle i kontaktlisten din.
For det andre, når du finner deg selv med en legitim grunn til å sende en hel masse folk på en gang. Som for eksempel bytter du til en ny e-postleverandør, eller du ønsker å sende din nye postadresse til hundre av dine venner og slektninger, er det bare hensiktsmessig å sette adressene i BCC-sporet. Dette sikrer at alle ondskapene til masse til / CC-e-postadresser elimineres: e-postadressene til alle mottakerne holdes private, det er ingen sjanse for at en spam-bot eller et stykke skadelig programvare på en mottakers datamaskin henter e-posten til en annen mottaker, oghvis noen av dem trenger å svare på deg for å stille et spørsmål eller slikt, vil de ikke sprenge sitt spørsmål eller kommentar til hverandre.
BCC øker personvernet, øker sikkerheten og kuttes ned på innboksen som vennene dine og kollegaer må vade gjennom. Det er absolutt ingen grunn til å unngå å bruke det når det er så enkelt som å sette adressene i et annet adressesort.
