9Jul
Når du vet at du kommer til å være ute av kontoret i noen dager, kan du konfigurere Out of Office Assistant til å svare automatisk, slik at folk vet at du nyter ferien mens de sitter fast på jobben.
Hvis du vil opprette et kontorreaktor i Outlook, oppretter vi en e-postmal med meldingen vi vil bruke, og deretter oppretter du en regel som sender et svar med den meldingen til alle e-postmeldinger vi mottar i et bestemt datointervall.
MERK: Outlook må være åpent for at regelen skal kunne løpe og at kontormeddelingen din ikke skal sendes. Så sørg for at du slipper datamaskinen og Outlook kjører mens du er ute av kontoret.
Trinn 1: Opprett en meldingsmal
For å opprette en meldingsmaler i Outlook, kontroller at "Hjem" -fanen er aktiv og klikk på "Ny e-post" -knappen i den nye delen.
Skriv inn meldingen du vil sende som et automatisk svar i meldingsboksen. Ikke skriv inn en Til e-postadresse eller et emne. Deretter klikker du på "Fil" -fanen.
Klikk på "Lagre som" i listen over alternativer på venstre side av backstage-skjermen.
I dialogboksen Lagre som velger du "Outlook Mal( *. oft)" fra rullegardinmenyen Lagre som type.
Du er tatt til brukermalmmappen. Skriv inn et navn for malen i "Filnavn" -boksen, hold ".oft" forlengelsen, og klikk "Lagre".
Hvis du vil kopiere din e-postmal fra kontormeddelelse til en annen PC eller sikkerhetskopiere den, er hele banen til brukermalemappen C: \ Users \ & lt; brukernavn & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Erstatt & lt; brukernavn & gt;med ditt Windows-brukernavn.
Lukk meldingsvinduet ved å klikke på "X" -knappen øverst til høyre.
En dialogboks viser spørre om du vil lagre et utkast til meldingen. Du trenger ikke fordi du lagret det som en mal, men du kan hvis du vil. Klikk "Ja" hvis du vil lagre utkastet, eller "Nei" hvis du ikke gjør det.
Trinn to: Opprett en regel for automatisk å svare på nye e-postmeldinger
Nå har vi ut av kontormeldingsemail, og vi vil opprette en regel for å bruke denne malen til å svare på alle meldinger som kommer inn i et bestemt datoperiode. Pass på at "Hjem" -fanen er aktiv.
I Flytt-delen klikker du på "Regler" -knappen og velger "Manage Rules &Varsler "fra rullegardinmenyen.
Du kan også klikke på "File" -fanen for å få tilgang til skjermbildet for bakre scenen. Pass på at "Info" -skjermbildet er aktivt( klikk "Info" til venstre om nødvendig) og klikk deretter på "Administrer Regler &Varsler "-knappen.
I dialogboksen Regler og varsler må du kontrollere at e-postadressen du vil bruke denne regelen, er valgt i rullegardinmenyen "Bruk endringer i denne mappen".Hvis du vil at denne regelen skal gjelde for alle kontoene i Outlook, viser vi deg hvordan du gjør det senere i denne artikkelen. Klikk på "Email Rules" -fanen hvis den ikke allerede er aktiv, og klikk deretter på knappen "Ny regel".
På den første skjermen i Regelguiden dialogboksen, klikk på "Bruk regel på meldinger jeg mottar" i delen "Start fra en tom regel".Alternativet er lagt til i "Trinn 2: Rediger regelen beskrivelse( klikk en understreket verdi)" -boksen. Det er ikke noe å redigere for denne delen av regelen, så klikk på "Neste" for å fortsette.
Den andre skjermen i dialogboksen Regelguiden lar deg velge betingelsene for å sjekke når du mottar e-post. For å få ut av kontorsvaret ditt sendt ut i et bestemt datointervall, merk av i feltet "Mottatt i en bestemt datoperiode" i boksen "Trinn 1: Velg forhold".Tilstanden er lagt til i "Trinn 2: Rediger regelen beskrivelse( klikk en understreket verdi)" -boksen, som før, men denne gangen er det en del av beskrivelsen som skal redigeres. For å legge til et datoperiode, klikk på koblingen "i en bestemt datointervall" i trinn 2-boksen.
I dialogboksen Dato mottatt, merk av i boksen "Etter", klikk på rullegardinmenyen, og klikk på datoen etter hvilken du vil ha automatisk ut av kontorsvar sendt. For eksempel, hvis du vil at du ikke skal svare på kontoret, begynner å bli sendt 8. februar, velg 7. februar for Etterdatoen.
Kontroller deretter boksen "Før", velg en dato fra rullegardinmenyen til høyre for Før av. Datoen du velger, skal være dagen etter at du ikke vil at kontorsvar skal slutte å bli sendt. For eksempel, hvis du vil at 15. februar skal være den siste dagen som du ikke har mottatt kontorsvar, skal du velge 16 februar som før dato.
Datoene du valgte blir lagt til i tilstanden i trinn 2-boksen. Klikk på "Neste" -knappen i Regelguiden-dialogboksen for å fortsette.
På den tredje skjermen i dialogboksen Regelguiden velger du hva du vil gjøre med innkommende e-postmeldinger i datoperioden. Vi vil svare på alle e-postmeldinger ved å bruke malen vi opprettet i første del, så vi merker av for «Svar ved hjelp av en bestemt mal» -boks i boksen "Trinn 1: Velg handling( e)".For å velge malen vi opprettet, klikker du koblingen "en bestemt mal" i "Trinn 2: Rediger regelen beskrivelse( klikk en understreket verdi)" -boksen.
Velg dialogboksen Velg en svarmal ved å velge "Brukermaler i filsystem" fra rullegardinmenyen "Se i".
Velg malen du opprettet( i vårt tilfelle, "Out of Office Reply" -malen) og klikk på "Åpne" -knappen.
Den fulle banen til den valgte mal er lagt til den valgte handlingen. Klikk på "Neste" for å fortsette.
På skjermbildet Fourth Registry Wizard kan du velge eventuelle unntak du vil gjelde for regelen, for eksempel hvis du vil ekskludere bestemte personer eller grupper( "unntatt hvis fra folk eller offentlig gruppe").Vi kommer ikke til å legge til noen unntak fra vår regel, så klikk på "Neste" for å fortsette.
Skriv inn et navn for regelen i boksen "Trinn 1: Angi et navn for denne regelen"."Slå på denne regelen" -boksen er merket som standard, slik at regelen automatisk blir slått på.Ikke bekymre deg, skjønt. Det vil ikke løpe før etter etter datoen du angav.
Vi ønsker ikke å kjøre regelen på meldinger som allerede finnes i innboksen, så la boksen "Kjør denne regelen nå være i meldinger allerede i innboksen" ikke merket av. Hvis du vil kjøre denne regelen på alle e-postkontoene dine i Outlook, merker du av i boksen "Opprett denne regelen på alle kontoer".Klikk på "Fullfør" -knappen.
Regelen er lagt til i listen. Klikk "OK" for å lukke dialogboksen Regler og varsler.
Nå, når noen sender deg en epost i løpet av datoen du oppgav, mottar de automatisk meldingen i e-postmalen du opprettet.
Selv om avsenderen mottar et automatisk svar som sier at du er ute av kontoret, får du fortsatt e-posten med et ikon som angir at et automatisk svar er sendt. Du kan imidlertid føle deg berettiget til å ignorere den til du kommer tilbake.
Når datoperioden på regelen er gått, gjelder regelen ikke for innkommende e-post. Du kan imidlertid fortsatt slå av regelen. For å gjøre det, åpner du dialogboksen Regler og varsler igjen som beskrevet tidligere og fjerner merket i boksen til venstre for regelen i listen. Klikk "OK" for å lukke dialogboksen.
Når du bruker denne regelen til å sende et automatisert utkoplingssvar, sendes svaret én gang til hver avsender under en enkelt Outlook-økt. En økt er når du åpner Outlook til du avslutter programmet. Dette forhindrer at dupliserte svar blir sendt til samme avsender som sender deg flere meldinger. Outlook-spor som har mottatt et automatisk svar under hver økt, men denne listen tilbakestilles når du avslutter Outlook. Så la Outlook være åpen( ikke avslutte og gjenåpne) slik at regelen vil løpe, og det automatiske svaret på kontoret blir sendt til alle som sender deg e-post, og så senderne ikke mottar flere ut av kontorsvar.