1Aug
I dag dekker vi de "kjedelige" Outlook-tingene. Vedlikehold og sikkerhet, som i vedlikehold og sikring av Outlook 2013-datafilen - full av alle viktige dataene dine - ved å sikkerhetskopiere og arkivere den.
Som av dette langt, hvis du har brukt Outlook til å komponere og sende e-post, og du har tatt deg tid til å importere G-postkontakter i adresseboken din, eller det faktum at du selv bruker enOutlook adressebok, betyr at du har mye data som trenger beskyttelse.
På samme måte har du også brukt mye tid og arbeid på å lage kalendere, legge til oppgaver og todo-lister, og kanskje til og med ha en mengde notater du vil lagre.
Alt dette koker ned til å være sikker på at du i hvert fall av og til sikkerhetskopierer datafilen din, fordi som noen av oss kan attestere, er det ganske frustrerende og deprimerende å miste alle dataene dine og må begynne igjen.
Mail Control Panel
For å begynne med, la oss raskt se på kontrollpanelet i Mail i Windows.
Som bildet viser, har du tilgang til tre viktige områder i Outlook-oppsettet. Når det er sagt, klikker du enten på "E-postkontoer. .." eller "Datafiler. .." -knappene i samme vindu, på de tilhørende fanene.
I følgende skjermbilde ser vi kategorien E-post, som lar deg ta handlinger på e-postkontoen din, for eksempel å reparere eller endre dem. Du kan også se hvor data lagres for hver konto.
Hvis du vil påvirke disse datafilene direkte, må du klikke på kategorien "Datafiler".Det er noen praktiske ting du kan gjøre her.
Du kan for eksempel klikke på "Åpne filliste" -knappen for å se hvor datafilene dine er plassert. Dette er praktisk, fordi du vil vite hvor de er i tilfelle du trenger å skanne og reparere dem( diskutert i neste avsnitt).
Det er en annen kul funksjon du kan bruke fra vinduet Kontoinnstillinger. Hvis datafilene dine har blitt store og tar opp tonn diskplass( noen mennesker samler gigabyte på gigabyte av gammel e-post), kan du komprimere den.
Klikk på "Innstillinger" -knappen på kategorien Datafiler, og klikk deretter på "Kompakt nå" for å redusere størrelsen på Outlook-datafilen.
E-postkontrolpanelet er en pålitelig måte å vedlikeholde datafiler og profiler på, men det er ikke den eneste måten, og Outlook-applikasjonen lar deg også administrere til postkassene dine. Vi viser deg disse kontrollene rett etter at vi demonstrerer hvordan du reparerer datafiler.
Kjører PST Vedlikeholdsverktøy
Hvis du ikke hadde lagt merke til nå, lagres Outlook-data i en. PST- eller. OST-fil, og det meste er ikke noe galt med det.
Dessverre, noen ganger blir dataene dine ødelagt, noe som ikke er det samme som å si at det er dårlig eller håpløst utover utvinning. Du trenger bare å kjøre det medfølgende verktøyet for innboksreparasjon. Innboks reparasjonsverktøyet eller "ScanPST" vil skanne og reparere din personlige mappefil, validere og korrigere eventuelle feil mens du sikkerhetskopierer din korrupte. PST- eller. OST-fil bare hvis noe går galt under gjenoppretting.
ScanPST-verktøyet finnes i Outlook-installasjonsmappen, vanligvis C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15.Når du finner den, dobbeltklikker du på ScanPST-verktøyet for å starte det.
Det første du må gjøre er å bla til hvor. PST eller. OST-filene er plassert. I følgende skjermbilde ser du hvor de befinner seg på datamaskinen vår. Vi velger en og klikker "Åpne".
Hvis ScanPST-verktøyet finner feil, vil det informere deg så mye og tilby å reparere. Klikk på den riktige tittelen for å starte reparasjonen.
Når du er ferdig, vil ScanPST-verktøyet fortelle deg at Outlook-filen din har blitt reparert.
Du kan lukke verktøyet eller gjenta prosessen på andre datafiler etter behov.
Arkiverer automatisk dataene dine
La oss få ting opp med noen viktig informasjon om hvordan du best kan arkivere og sikkerhetskopiere dataene dine. Det første vi vil diskutere er AutoArchive-alternativene dine. For å begynne, klikk på "Fil" -fanen på båndet slik at du ser følgende skjermbilde.
Umiddelbart, kan du velge hvilken konto du vil delta på( hvis aktuelt) ved å klikke på rullegardinmenyen som ligger over knappen Legg til konto.
La oss klikke på "Opprydningsverktøy" -knappen og deretter velge "Mailbox Cleanup" fra alternativene. Nedenfor er de valgene du vil se. Alt her er dedikert til å trimme fettet fra innboksen din og arkivere gamle meldinger.
Når du klikker på "AutoArchive" -knappen, betyr at Outlook automatisk arkiverer e-postmapper som er konfigurert som sådan. For å angi automatiske alternativene dine, må du høyreklikke på en postmappe og velge "AutoArchive" -fanen.
Her ser vi en typisk e-postmappe Egenskaper-vindu. Fanen AutoArchive lar deg justere hvordan mappen automatisk arkiveres. Merk, i dette skjermbildet har vi mappen konfigurert til AutoArchive per egen plan og handlinger.
Du kan også tilordne mappen til autoarchive i henhold til Outlooks generelle standard autoarkivinnstillinger. Hvis du angir mappen til standardinnstillinger, og deretter klikker du på «Standardarkivinnstillinger. ..», vises følgende dialogboks( fordi de er "standard", uansett hvilke endringer du angir her, gjelder alle mapper som er konfigurert til standard autoarkiv).
Ikke glem, du kan også finne disse innstillingene ved å åpne alternativene og klikke på "Avansert" overskriften.
La oss gå videre nå for å arkivere dataene dine manuelt.
Lagre data manuelt
Hvis du ikke vil bruke automatisk arkiv, eller hvis du vil lette en arkiveringsprosedyre på egenhånd, går du tilbake til opprydningsverktøyene som er funnet på skjermbildet Kontoinformasjon, og klikker og velger "Arkiver" tilåpne følgende dialog.
Enkelt nok, du vil bare velge mappen du vil arkivere, velge datoen for arkivelementene dine, og velg deretter en mappe hvor du vil at arkivet skal lagres. Det er det, du er ferdig!
Sikkerhetskopiering og gjenoppretting av Outlook-datafilen
Sikkerhetskopiering av Outlook-datafilene dine er like enkelt som å kopiere. OST- eller. PST-filene til en annen harddisk, skytserver, tommelstasjon eller et annet lagringsmedium. Husker du hvordan du finner datafilene dine?
Åpne Mail-kontrollpanelet og klikk på "Data Files" -knappen. Klikk "Åpne filliste. ..", og du kan deretter sikkerhetskopiere datafilene dine.
På en side notat kan du permanent flytte datafilene til en skyplassering, for eksempel en OneDrive eller Dropbox-mappe, og dermed sikres Outlook-dataene dine alltid teknisk sikkerhetskopiert.
For å gjenopprette den sikkerhetskopierte datafilen, la oss gå tilbake til Fil-fanen og velge "Åpne Outlook-datafil."
I følgende skjermbilde åpner File Explorer automatisk for arkivene våre, men du kan selvfølgelig bla til hvor datafilene dine erbefinner seg.
Velg filen du vil ha, og klikk på "Åpne" slik at du får tilgang til dataene som er lagret i filen. Når du er gjenopprettet, kan du bla gjennom og vise elementer som du normalt ville.
Hvis du ikke lenger trenger tilgang til din sikkerhetskopierte datafil, kan du bare høyreklikke på den øverste mappen og velge nærbilde.
Sikkerhetskopiering og gjenoppretting av datafiler er i stor grad en manuell aktivitet, men hvis du konfigurerer mappene dine til automatisk arkivering, og de arkiveres til et sted som en skymemappe, har du noe modisk sikkerhet der.
Den beste måten å sikre at du ikke mister data, er å rutinemessig sikkerhetskopiere datafilene dine i engros. Har du noe du vil legge til? Gi oss beskjed i vårt diskusjonsforum. Som alltid ser vi frem til din tilbakemelding.