5Aug
Denne gjesteartikkelen ble skrevet av Askar, nerden bak DemoGeeks tekniske nettsted.
Hvis du jobber på et lag eller når du arbeider med kundene dine, vil du kanskje sørge for at du distribuerer dokumentene dine på riktig måte, slik at informasjonen i dokumentet når den riktige målgruppen og konfidensialiteten til informasjonen blir respektert.
Word 2007 har en funksjon som du formelt kan forberede ditt Word-dokument for riktig distribusjon til en gruppe mennesker eller til og med til noen personer med viss troverdighetsfaktor.
Forberedelse
Start Word 2007 og opprett dokumentet slik du vil.
Når du er fornøyd med dokumentet og er klar til å distribuere, pause et øyeblikk før du trykker på e-postprogrammet og følg disse enkle trinnene for å få dokumentet klart for distribusjon. Husk at disse trinnene er isolerte, og hva det betyr er at du kan velge og velge trinnene du ønsket å følge.
Klikk på Office-knappen og klikk på menyen " Preparing ".Det er 7 forskjellige alternativer du bør kunne se. Jeg forklarer hver av disse alternativene, slik at du kan velge og velge riktig kombinasjon av alternativer for distribusjonskravene dine.
Dokumentegenskaper
Den første i listen er alternativet " Properties ' som du kan legge inn metadatainformasjon om dokumentet.
Du kan skrive inn navnet på dokumentforfatteren, tittelen, emnet, søkeordene, kategorien, statusen og kommentarene.
Noen av disse kan vises gjennom -filen & gt; & gt; Egenskaper dialog.
Husk at når du har fullført dokumentet, vil du ikke kunne se disse egenskapene, men til da kan du knytte egenskaper med dokumentet ditt til andre for å få en ide om dokumentet før du åpner det.
Inspiser dokument
Det andre alternativet i listen er alternativet " Inspiser dokument ".Som en del av forberedelsen til å distribuere dokumentet kan du inspisere dokumentet for kommentarer, revisjoner, revisjonsmerker, blekkannonsering. Du kan inspisere for skjulte metadata eller personlig informasjon som er lagret med dokumentet. Du kan inspisere for eventuelle egendefinerte XML-data som er lagret med dokumentet. Du kan også inspisere for informasjon om topptekster, footers og for eventuelle vannmerker. Til slutt kan du også inspisere eventuelle skjulte tekster i dokumentet.
Velg de inspeksjonsalternativene du vil forsikre deg om før du distribuerer dokumentet, og når du trykker på " Inspekter " -knappen, vil Word inspisere dokumentet og informere deg om eventuelle gjenstander det finner på inspeksjonen.
Varene som trenger din oppmerksomhet, vil bli merket med utropstegn, og du kan velge å inspisere om du vil.
Krypter dokument
Tredje i listen er alternativet " Encrypt Document ".Velg dette alternativet hvis du vil at dokumentet kun skal vises av bestemte personer du stoler på.Det lar deg kryptere dokumentet med et passord etter eget valg, og brukerne må skrive inn dette passordet for å se dokumentet.
Velg et passord som du kan distribuere til gruppen. Mitt råd er ikke å velge et passord som du bruker personlig, men heller et passord som ingen kan bruke den til å spore tilbake til dine elektroniske kontoer eller sensitive kontoer du bruker personlig.
Bekreft passordet en gang til. Passord er store og små bokstaver, og sørg for å bevare / husk passordet, da det ikke er mulig å gjenopprette passordet hvis du glemmer det, og det er ingen måte å åpne filen hvis du glemmer passordet.
Når du er kryptert, bør du kunne se at menyalternativet har en liten bakgrunnsfarge for å indikere at dette dokumentet er kryptert.
Når folk i distribusjonsgruppen prøver å åpne et kryptert dokument, blir de bedt om å skrive inn et passord.
Uten et passord vil de ikke kunne åpne dokumentet i det hele tatt.
Begrens tillatelse
Fjerde på listen er alternativet " Restrict Permission ".Du kan bruke alternativet "Begrens Tillatelse" for å begrense hva folk kan gjøre med dokumentet. Hvis dokumentet er følsomt, kan du bruke "begrense tillatelser" for å begrense dem fra redigering, kopiering og utskrift av dokumentet.
Begrens Tillatelse bruker Windows Rights Management-klienten til å gjennomføre begrensningene.
Du kan bli bedt om å installere Windows Rights Management -verktøyet. Ikke bekymre deg, gå videre og installer den, den er fra den klarerte kilden. Når du er installert, bør du kunne konfigurere hva folk kan gjøre med dokumentet.
Legg til en digital signatur
Femte i listen er alternativet " Legg til en digital signatur ".Digitale signaturer sikrer dokumentets integritet. Tenk på digitale signaturer som en papir signatur, men gjort elektronisk for enkelhets skyld. Når et dokument har digital signatur, betyr det integritet og tillit til dokumentet. Dette ville være nyttig hvis du distribuerer dokumentet til en meget stor gruppe publikum.
Klikk på " Legg til en digital signatur " og Word vil spørre deg med dialogboksen ovenfor for å søke etter Digital Signature-leverandører på Office Marketplace.
På Office Online Marketplace bør du kunne finne en digital signaturleverandør som du kan bruke til å signere dokumentet.
Kjør Kompatibilitetskontrollør
La oss hoppe over til det siste alternativet " Kjør kompatibilitetskontrollør " først. Hvis du har brukt noen funksjoner som er spesifikke for Word 2007, og hvis du mistenker at publikum kan bruke eldre versjoner av Word, vil du kanskje kjøre kompatibilitetsboksen for å sikre at dokumentet ditt kan leses av hele publikum.
Word 2007 vil kjøre et sett med forhåndsdefinerte kompatibilitetskontroller, og hvis det finner noen kompatibilitetsproblemer, vil det liste dem på dialogboksen ovenfor, hvis ikke, er det bra å flytte til siste trinn før distribusjon av dokumentet.
Merk som endelig
Dette bør være det siste trinnet du ønsket å følge før du distribuerer dokumentet til gruppen. Som navnet indikerer, vil denne handlingen markere dokumentet som alt satt til distribusjon.
Da dette gjør betydelige endringer i dokumentet, blir du bedt om å forsikre deg om at du vil markere dokumentet som endelige.
Når et dokument er merket som Endelig, kan dokumentet ikke redigeres, og det blir rengjort av eventuelle korrekturlesninger, kommentarer etc.
Avsluttede dokumenter får et nytt ikon på statuslinjen som ser mer ut som et gummistempel på et papir.
Å få et dokument utarbeidet for distribusjon kan hjelpe deg med å unngå visse åpenbare feil som du lager når du distribuerer et dokument til en stor gruppe mennesker. Du trenger ikke å følge alle trinnene;heller du kan velge og velge hvilken du vil / foretrekker. Word 2007 er fleksibelt nok til å gjøre det du ber om å gjøre når du forbereder et dokument for distribusjon.
Jeg håper du finner dette nyttig, og jeg håper du bruker Word 2007s evne til å fullføre et dokument riktig før distribusjon. Har du spørsmål eller kommentarer, vennligst gi meg beskjed i kommentarene.