Zapomnij The Gimmicks: Oto najlepszy sposób na uporządkowanie skrzynki odbiorczej Gmail

Sztuczki skrzynki odbiorczej wciąż pojawiają się.Najpierw Google wprowadził Priorytety, a teraz używa kart kategorii. Dropbox kupił skrzynkę pocztową, która zamienia twoją skrzynkę odbiorczą na więcej rzeczy do zrobienia. Microsoft Outlook.com ma funkcję przeglądania, która automatycznie czyści skrzynkę odbiorczą.

Wszystkie te są próbami zarządzania skrzynką pocztową dla Ciebie. Te sztuczki nigdy nie są tak inteligentne, jak ty sam, więc możesz sprawić, że twoja poczta e-mail będzie znacznie mądrzejsza, biorąc bardziej aktywną rolę.

Będziemy używać Gmaila tutaj, ale zasady powinny być podobne dla każdego klienta poczty e-mail.

Użyj klasycznej skrzynki odbiorczej

Najpierw pozbędziemy się jakiejś sztucznej skrzynki odbiorczej, której używa Gmail. Te skrzynki odbiorcze nigdy nie są idealnie dopasowane do kategorii i priorytetów. Zmuszają cię do przejrzenia całej poczty e-mail, aby upewnić się, że niczego nie przeoczysz i zachęci Cię do dalszego otrzymywania spamu bezużytecznych e-maili poprzez zamiatanie ich pod dywan.

Aby użyć bardziej klasycznej skrzynki odbiorczej w Gmailu, kliknij ikonę koła zębatego i wybierz Ustawienia. Kliknij kartę Skrzynka odbiorcza, kliknij pole Typ skrzynki odbiorczej i wybierz opcję Nieprzeczytane jako pierwsze. Wszystkie zakładki i opcje pierwszeństwa znikną.

Anuluj subskrypcję wiadomości e-mail Nie martw się o

Po wyłączeniu kategorii i priorytetów z zakładkami wszystkie wiadomości e-mail zostaną posortowane w jeden duży stos. Wszystkie te bezużyteczne e-maile i biuletyny z powiadomieniami społecznościowymi, których nie obchodzi, będą znajdować się w skrzynce odbiorczej wraz z rzeczywistymi ważnymi wiadomościami e-mail.

Jest to dobre - zamiast rzucać e-maile, których nie chcesz oglądać pod dywan, powinieneś powstrzymać ich przed całkowitym przybyciem.

Rozważ typ wiadomości e-mail, których nie chcesz oglądać.Typowe typy bezużytecznych e-maili to powiadomienia z Facebooka i Google+, wiadomości promocyjne i biuletyny, na które nieumyślnie się zapisałeś.Za każdym razem, gdy pojawi się wiadomość e-mail, której nie chcesz widzieć, otwórz ją i skorzystaj z linku Anuluj subskrypcję - zazwyczaj znajdziesz je na samym dole wiadomości e-mail - aby anulować subskrypcję wiadomości e-mail i uniemożliwić jej dotarcie w przyszłości.

( Pamiętaj, że nie powinieneś używać linku Anuluj subskrypcję, jeśli wiadomość e-mail jest w rzeczywistości spamem, ponieważ spamer podejmie to jako znak, że ktoś czyta wiadomość e-mail i wysyła jeszcze więcej spamu. Kliknij przycisk Spam, jeśli jest to prawdziwy spame-mail i kliknij przycisk Anuluj subskrypcję, jeśli jest to prawidłowa organizacja.)

Oczywiście, anulowanie subskrypcji jest nieco bardziej pracochłonne, ale sprawia, że ​​twoja poczta e-mail jest znacznie łatwiejsza w zarządzaniu na dłuższą metę.Za każdym razem, gdy pojawi się wiadomość e-mail, której nie obchodzi, użyj linku Anuluj subskrypcję i natychmiast zablokuj dostęp do przyszłych wiadomości e-mail.

Wysyłaj bezużyteczne wiadomości e-mail, których nie można anulować z programu

Zgodnie z prawem Stanów Zjednoczonych( w szczególności ustawą CAN-SPAM), firma nie może podać linku rezygnacji z subskrypcji w wiadomościach e-mail, aby móc zrezygnować z przyszłych wiadomości e-mail. Jednak niektóre firmy albo nie dostały notatek, albo nie obchodzą ich. Zamiast podejmować kroki prawne, aby wysyłać swoje listy e-mailowe, możesz po prostu utworzyć filtr, który będzie wysyłał wszystkie przyszłe wiadomości e-mail z nich do kosza, gdzie nie musisz ich widzieć.

Podczas pracy z takim e-mailem w Gmailu, otwórz go, kliknij link Więcej i wybierz opcję Filtruj wiadomości, takie jak te. Dostosuj filtr, aby blokować wiadomości e-mail - na przykład, jeśli nigdy nie przejmujesz się otrzymywaniem innych wiadomości e-mail od tego nadawcy, możesz filtrować według adresu e-mail. Użyj filtra, aby wysłać wszystkie takie e-maile do kosza.

Automatycznie archiwizuj wiadomości e-mail, których nie chcesz oglądać

Niektóre e-maile są ważne, ale możesz ich nie chcieć oglądać.Na przykład sklepy internetowe mogą wysyłać potwierdzenie za każdym razem, gdy coś z nich kupisz. Dobrze jest mieć takie pokwitowania na wszelki wypadek, ale jeśli często kupujesz produkty i nie chcesz oglądać takich e-maili, możesz uniemożliwić im dotarcie do skrzynki odbiorczej.

Odnosi się to do wielu różnych rodzajów wiadomości e-mail - na przykład, PayPal przesyła Ci e-mail "Przenosimy pieniądze do Twojego banku" za każdym razem, gdy wypłacasz pieniądze. Możesz potrzebować tego e-maila do swoich rekordów, ale możesz nie chcieć go widzieć w swojej skrzynce odbiorczej.

Jeśli automatycznie zarchiwizujesz takie wiadomości e-mail, jak się pojawią, możesz umieścić ten proces na autopilocie. Po prostu otwórz taki e-mail, kliknij przycisk Więcej w Gmailu i wybierz opcję Filtruj wiadomości, takie jak te. Dostosuj swój filtr tak, aby obejmował wiadomości e-mail, które chcesz przechwycić - prawdopodobnie na podstawie tematu, jeśli zawsze jest taki sam. Poinformuj Gmaila, aby automatycznie archiwizował wiadomości e-mail i oznacz je jako przeczytane, aby nie przeszkadzały Ci.

Możesz również automatycznie dodawać etykiety do Gmaila, takie jak "Automatycznie zarchiwizowane" lub bardziej szczegółową etykietę.Pozwoli to szybko znaleźć wiadomości e-mail w przyszłości, jeśli faktycznie ich potrzebujesz.

Skonfiguruj automatyczne etykiety

Jeśli wykonałeś ten proces, powinieneś był ograniczyć ilość przychodzących wiadomości e-mail. Teraz pomożemy Ci uporządkować e-maile, na których Ci zależy.

Ta część jest opcjonalna, ale może pomóc, jeśli otrzymasz dużo wiadomości e-mail - szczególnie w różnych celach. Na przykład możesz połączyć kilka kont Gmail w jedną skrzynkę odbiorczą i uzyskać wszystkie swoje osobiste i służbowe wiadomości e-mail w tym samym miejscu.

Spróbuj tworzyć filtry, które automatycznie sortują przychodzące wiadomości e-mail na określone etykiety. Na przykład wiadomości e-mail od banku mogą automatycznie otrzymać etykietę "Bank".Możesz mieć osobiste e-maile otrzymujące etykietę "Osobiste", a e-maile z pracy otrzymają etykietę "Praca".Wpływy za zakupione produkty mogą otrzymać etykietę "Pokwitowania".Nie musisz wykonywać tej części ręcznie - wystarczy skonfigurować Gmaila, aby automatycznie sortował wiadomości e-mail według kategorii.

Oznacz wszystkie te etykiety kolorami, a Twój klient poczty e-mail może automatycznie kategoryzować wiadomości e-mail i pokazywać je w skrócie, skąd pochodzą.Aby zakodować etykietę kolorową w Gmailu, kliknij jego pole kolorów w lewym panelu i wybierz nowy kolor.

Dzięki takiemu systemowi etykiet możesz nawet mieć aplikację Gmail na Androida, a powiadamiacze e-mail na innych platformach powiadamiają Cię tylko wtedy, gdy nowe wiadomości dotrą do ważnych etykiet, zapobiegając przeciążeniu powiadomień.

Jeśli istnieją pewne e-maile, które chcesz podświetlić - na przykład e-maile od szefa lub współmałżonka - możesz skonfigurować filtr, aby automatycznie gwiazdą wiadomości od tego nadawcy po ich otrzymaniu. Możesz wybrać typ skrzynki odbiorczej "Najpierw oznaczoną gwiazdką" w ustawieniach skrzynki odbiorczej Gmaila, więc takie ważne e-maile automatycznie wzniosą się na początek skrzynki odbiorczej. Nastąpi to dokładnie w zależności od konfiguracji Gmaila - nie musisz walczyć z systemem priorytetów skrzynki odbiorczej i spróbować nauczyć Gmaila, co jest naprawdę ważne.

Nie jest to proces typu "załóż i zapomnij".Oczywiście po anulowaniu subskrypcji wiadomości e-mail lub skonfigurowaniu filtru Twój klient poczty e-mail będzie nadal podejmował działania dotyczące wszystkich przychodzących wiadomości e-mail - ale zawsze będą pojawiać się nowe typy wiadomości e-mail. Będziesz musiał podjąć działania, aby zrezygnować z subskrypcji i odpowiednio je odfiltrować, zapobiegając ponownemu niezorganizowaniu skrzynki odbiorczej.

E-mailowe sztuczki próbują zautomatyzować ten proces - próbują automatycznie ukrywać e-maile, których nie chcesz oglądać, podkreślać, co jest ważne, i kategoryzować pocztę e-mail. Ale dzięki nieco większej pracy z góry możesz ustawić swoją skrzynkę odbiorczą tak, aby działała dokładnie tak, jak chcesz, eliminując potrzebę korzystania z tych wszystkich sztuczek.