Ogranicz czas spędzony na wysyłaniu i odbieraniu wiadomości e-mail

Photo by H jest dla domu

Email może ułatwić komunikację, ale może również skrócić czas. Dowiedz się, jak przetwarzać przychodzące wiadomości e-mail i pisać wychodzące wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas.

Według sondażu z 2005 roku, wywiady z pracownikami ujawniły, że czas tracony na pocztę elektroniczną spowodował, że przedsiębiorstwo zatrudniające 10 000 pracowników straciło szacunkowo 152 miliony dolarów wynagrodzenia rocznie.

Email ma wyraźnie swoje wady. Niejasne e-maile odwracają uwagę pracowników od ważnych zadań związanych z pracą, kanałów komunikacji w chmurze i często tworzą dodatkową pracę.Unikaj pułapek e-mail, postępując zgodnie z poniższymi sugestiami.

Jak przychodzące wiadomości e-mail mogą marnować Twój czas

Photo by Dvortygirl

Istnieje wiele rodzajów wiadomości e-mail, które mogą zmarnować twój czas. Tych, które:

• Można wyciąć z wielu komunikatów i skondensować do kompleksowego
• Nie odnoszą się bezpośrednio do ciebie
• Czy odnoszą się do ciebie, ale nie w bezpośredni sposób, co pozostawia cię niepewnym jak lub czy powinieneś odpowiedzieć( i jew górę)
  instagram viewer
• Nie nakłania do podjęcia pewnych działań( co jest bezproduktywne)
• Odwróć uwagę i / lub zachęć do marnowania czasu w Internecie
• Nie nadaje się do wiadomości e-mail i ma więcej sensu dzięki dynamicznemu kanałowi komunikacji, takim jakspotkanie biznesowe lub inny format bardziej odpowiedni dla treści( jak samodzielny dokument zawierający informacje)

Jak skutecznie przetwarzać przychodzące wiadomości e-mail

Aby skutecznie czytać i przetwarzać wiadomości e-mail, musisz skupić się na dwóch rzeczach - ustaleniuwiadomość e-mail( lub brak) i podjęcie decyzji, jakie działania podjąć w odpowiedzi.

Krok 1: Wykreśl wiadomość( lub jej brak)

Kiedy czytasz nową wiadomość e-mail, poświęć jak najwięcej czasu, aby dowiedzieć się:

• Czy mówca zwraca się bezpośrednio lub pośrednio do
• Czy mówca powiedział Ci, co robiąoczekuję od ciebie
• Czy jest to zrobione w jasny sposób
• Czy ogólny komunikat jest dla ciebie odpowiedni
• Czy ogólny komunikat wydaje się odpowiedni, biorąc pod uwagę kontekst twojego związku z nadawcą( lub brak, jeśli próbują zainicjować biznesrelacja na przykład)

Pomoże ci to ustalić, czym jest wiadomość e-mail i jak chcesz odpowiedzieć.To znaczy, jeśli zamierzasz odpowiedzieć w pierwszej kolejności.

Szczególnie ważne jest, aby pamiętać, że głośnik robi jedną lub więcej rzeczy, które mogą zwabić Cię do marnowania cennego czasu, takich jak:

• Nie jest jasne, co próbują powiedzieć
• Używanie języka w mylący lub eufemistyczny sposób, aby uniknąć mówieniakonkretne terminy( np. "myślę, że musimy mieć serce do serca w pewnym momencie" w porównaniu do "Czy możesz zadzwonić do mnie w tym tygodniu, abyśmy mogli porozmawiać przez telefon o czymś ważnym?")
• Rambling lub wychodzenie z tematu
• W tym informacje, którenie jest twoją sprawą biznesową, niestosowną, obraźliwą lub niespójną
• Cc lub nie wysyła cię do wiadomości, które nie są dla ciebie istotne
• Powtarzanie tej samej wiadomości przez różne e-maile lub powtarzanie tego, co już zostało omówione w poprzednich komunikatach innych niż e-mail
• Pisząc o czymś, co już omówiłeś i rozwiązałeś - w zapomnieniu lub niedbałości

W tego typu sytuacjachszczególnie ostrożnie reagować w skuteczny sposób, który minimalizuje czas poświęcany na komunikację.Ponieważ łatwo jest pozwolić, aby powyższe niejednoznaczne scenariusze e-mailowe wyczerpały Twój czas.

Krok 2: Zdecyduj, jakie działania podejmie

Po tym, jak wiesz o czym jest wiadomość, znajdź najbardziej wydajny sposób na odpowiedź.Oto kilka typowych odpowiedzi:

• Przenoszenie rozmowy na lepsze medium komunikacyjne, takie jak połączenia telefoniczne i konferencyjne
• Odpowiadanie na powtarzające się pytania zadawane przez wiele osób - nie za pośrednictwem poczty e-mail - ale za pośrednictwem medium o większej ilości informacji, które może być udostępniane, na przykład dokumentu Google
• Notodpowiadanie na wiadomości, które nie wyjaśniają, czego od ciebie oczekuje prelegent( nawet jeśli wydaje się to trochę niegrzeczne)
• Zajęcie się niejasnymi wiadomościami z bezpośrednimi i krótkimi konkretnymi pytaniami, takimi jak: "Kiedy chcesz, aby raport został wypełniony przez? "Lub" W jaki sposób chciałbym, abym przyczynił się do tego projektu? "
• Odbierając telefon i dzwoniąc do osoby o każdej porze dramat lub awaria komunikacji zaczynają się pojawiać - wyciąganie jej za pośrednictwem poczty elektronicznej zajmie tylko więcej czasu i może nasilić konflikt

Krok3: Wracaj do zadania

Co najważniejsze, po udzieleniu odpowiedzi na wiadomość e-mail( która może polegać na nie odpowiadaniu i zamiast usuwania wiadomości), yoMusisz wrócić do zadania. Przejdź do następnej wiadomości e-mail oczekującej w skrzynce odbiorczej lub przełączaj sprzęt i wracaj do pracy, zamiast odpowiadać na prośby innych osób.

Jak wysyłanie wiadomości e-mail może marnować Twój czas

Zdjęcie Adikos

Ponadto istnieje wiele typów wiadomości e-mail , które wysyłają , które mogą zmarnować Twój czas. Tych, które:

• są niepotrzebnie przeciągane na kilka komunikatów, z których każda wymaga czasu i myśli, aby dostosować, zamiast jednego kompleksowego
• Nie odnoszą się bezpośrednio do odbiorcy, co jest marnowaniem wysiłku z twojej strony
• Nie sąwystarczająco jasne, i wyciągnąć z długich rozmów e-mail i / lub nieporozumień, lub w ogóle nie podejmować żadnych działań produkcyjnych( co oznacza, że ​​będziesz musiał poświęcić czas na zainicjowanie rozmowy ponownie)
• Nie kieruj odbiorcy, aby podjąć pewne działanie, które jestnieproduktywny
• Odwróć uwagę i zachęć odbiorcę do marnowania czasu w sieci - co oznacza, że ​​zachęca do tego samego
• Nie nadaje się do formatu wiadomości e-mail, ale jest lepiej komunikowany podczas rozmowy w czasie rzeczywistym lub za pośrednictwem dokumentu instruktażowego lub bogatego w informacje, takiego jakjako podręcznik, artykuł na blogu, strona z często zadawanymi pytaniami, raport firmy lub prezentacja PowerPoint

Jak skutecznie wysyłać wiadomości e-mail

Aby pisać wiadomości e-mailktóre nie tracą czasu na dłuższą metę( nie wspominając o czasie odbiorcy), musisz skupić się na pięciu rzeczach: przekazaniu wyraźnego komunikatu, prośbie o podjęcie przez odbiorcę czynności, poprawnej strukturze, edycji przed wysłaniem,i skutecznego monitorowania.

Krok 1: Uzyskaj wyraźną wiadomość

Zanim napiszesz e-maila, musisz uzyskać krystalicznie czysty komunikat. Określ:

• Co chcesz przekazać
• Dlaczego chcesz przekazać to
• Jaką akcję chcesz, aby Twój odbiorca wziął
• Jak najlepiej nakłonić ich do podjęcia takich działań

Oto kilka typowych powodów, aby wysłać e-mail:

• Aby przypomnieć komuś otermin
• Aby przekazać komuś pisemne instrukcje dotyczące zadania
• Aby zadać szybkie pytanie, na które można odpowiedzieć w odpowiedni sposób poprzez napisanie
• Aby odpowiedzieć na szybkie pytanie, na które można odpowiedzieć odpowiednio poprzez napisanie
• Aby przekazać wraz z informacjami czasowymi
• Aby zaoferować dostępne terminydo planowania spotkania
• Aby kontynuować po spotkaniu i okazać uznanie

We wszystkich tych przykładach, z wyjątkiem ostatniego, chcesz, aby twój odbiorca podjął jakąś akcję( nawet jeśli to tylko odpowiedź do ciebie).

Czasami akcja nie wygląda na akcję.A może chcesz:

• Przekaż wskazówkę dla swojego współpracownika
• Poinformuj znajomych, że bezpiecznie wylądowałeś w miejscu docelowym podróży
• Podaj krótką informację na temat tego, co robisz w nowym miejscu docelowym i jak możesz zostać osiągnięty w następnymkilka tygodni

W każdej z tych sytuacji nie mówisz swojemu odbiorcy o podjęciu określonej czynności. Jednakże sugeruje się, że nie należy podejmować żadnych działań, pod warunkiem, że wyślesz e-mailem odpowiednie zamknięcie, lub przynajmniej podpisując swoje imię i nazwisko. Rozumieją, że komunikacja może łatwo zakończyć się pocztą e-mail;że nie muszą odpowiadać.

Krok 2: Zażądaj odbiorcy Podejmij odpowiednie czynności

Aby pisać efektywne e-maile, które oszczędzają Twój czas, musisz sprawić, aby działały. Musisz upewnić się, że odbiorca jasno określi, jakie działania należy podjąć.

Jeśli nie dążysz do tego, ale próbujesz opisać historię swojego życia lub wytłumaczysz, dlaczego szukasz nowego modelu telefonu iPhone, zamiast kupować najnowszy model, możesz zapomnieć o oszczędzaniu czasu, ponieważ pisanie za pomocą pióra trwadużo myśli i czasu.

Skoncentruj się na następujących kwestiach podczas wykonywania czynności e-mailowych:

• Ustalanie terminów
• Tworzenie planów awaryjnych
• Oferowanie potencjalnych opcji następnego działania( np. Czasy, w których możesz wziąć udział w spotkaniu osobistym, lokalizacje, w których możesz się spotkać)
• Dostarczenie opinii na pytanie o
• Złożenie wniosku, który jest odpowiedni do pisania i jest w rzeczywistości wygodniejsze niż korzystanie z innego sposobu komunikacji
• Dostarczenie zestawu wskazówek dotyczących zadania, które odbiorca zgodził się wykonać

Bądź proaktywny i asertywny, gdy opisujeszmożliwe do wykonania kroki. Unikaj zadawania pytań otwartych, chyba że nie ma innej opcji. Ponieważ pytania otwarte są przeciwieństwem treści podlegających zaskarżeniu.

Oto kilka przykładów:

• Zamiast prosić odbiorcę o podanie harmonogramu( i marnowanie wiadomości e-mail w procesie) - zacznij od wysłania im dostępnych terminów spotkań.
• Zamiast pytać odbiorcę, co sądzą o określonej decyzji biznesowej, nakreśl potencjalną decyzję i poproś o informację zwrotną konstruktu;w ten sposób nie będą musieli wymyślać czegoś na własną rękę, a zamiast tego będą mieli coś do pracy z

Zachowujesz e-maile do działania, dostarczając czytelnikowi czytelne instrukcje i zachowując treść, którą można podjąć, a nie otwartą.

Co najważniejsze, musisz się upewnić, że wszelkie działania, których oczekujesz od swojego czytelnika, są wyraźnie komunikowane. Nie zakładaj, że wiedzą, że chcesz założyć spotkanie w tym tygodniu, tylko że oferujesz dostępne godziny. Nie zakładaj, że wiedzą, z jakim zadaniem ma do czynienia twój zestaw instrukcji. Wyraźnie i uprzejmie poinformuj ich, co chcesz zrobić.

Krok 3: Stwórz dobrą strukturę

Jeden masz jasno zdefiniowany przekaz i sprawiłeś, że można go zastosować, nadszedł czas, aby zorganizować go w taki sposób, aby przekazać tę jasność i Twoje prośby o podjęcie działań.

Ustępy: Ogólną zasadą do naśladowania jest trzymanie akapitów w pięciu zdaniach. Nie tylko trudno jest skupić się na długich akapitach podczas czytania w Internecie, ale przylegające akapity dają odbiorcy szansę na utratę koncentracji i być może przegapienie najważniejszych punktów. To prowadzi do niechlujnych lub nadmiarowych odpowiedzi, które przesłania kanał komunikacyjny.

Zdania: Użyj aktywnego głosu podczas pisania zdań.Zachowaj zdania krótkie i na temat. Unikaj podchodzenia do stycznych lub niepotrzebnie wyjaśniając swoje rozumowanie lub uczucia dotyczące rzeczy. Zamiast tego trzymaj się faktów i działań, które chcesz podjąć od odbiorcy.

Words: Staraj się nie używać wielkich słów lub slangu, chyba że wiesz, że twoi odbiorcy je zrozumieją.Unikaj żartów i odwołań kulturowych, które mogą być źle zrozumiane, ponieważ wszystko, co można łatwo zinterpretować, jest potencjalną barierą skutecznej komunikacji.

Unikaj dodatkowych słów i kwalifikujących się zwrotów."Biorąc pod uwagę obecną sytuację, w której to się obecnie dzieje, myślę, że rozsądnie byłoby. .." jest stwierdzeniem kwalifikującym, które nie tylko marnuje słowa i czas, ale odwraca uwagę od prawdziwej wiadomości. Zamiast tego po prostu podaj swoje zalecenie, nie musząc go kwalifikować.

Kolejny przykład: "Zastanawiałem się, czy mógłbym cię zapytać. .." Wytnij tę frazę i po prostu zadaj pytanie. Zwiększy to także twoją pewność siebie, ponieważ nie będziesz podświadomie szukał zezwolenia na proaktywną komunikację.

Interpunkcja: Prosta interpunkcja. Kwalifikujące się słowa i wyrażenia są skuteczne tylko wtedy, gdy zostaną użyte w celu ustanowienia uprzejmości po zainicjowaniu komunikacji z kimś, z kim chciałbyś mieć związek biznesowy lub osobisty. W takich przypadkach niekoniecznie chcesz być gotowy, ale użyj zwrotów grzecznościowych, aby okazać szacunek dla swojego czasu.

Minimalizuj użycie przecinków - to naturalnie pomaga ci zachować krótkie zdania. Unikaj leniwych wypowiedzi inspirowanych tekstem, z nadużywaniem kropek i kropek oraz kolejnych przecinków. Zamiast tego należy interpunkować zdania odpowiednim językiem angielskim i wykorzystywać skurcze, gdy ma to sens, ponieważ usprawniają one czytanie.

Dodatkowo rozważ listki interpunkcyjne z punktorami i linię przerywaną, aby rozbić główne sekcje( które mogą zawierać jeden lub więcej akapitów).

Punkty kulkowe i przekroje poprzeczne zwiększają czytelność stron internetowych, a także pomagają lepiej uporządkować przekaz.

Krok 4: Edytuj przed wysłaniem

Przed wysłaniem wiadomości e-mail odczekaj 1-2 minuty, aby ją przeczytać.Pomoże to złapać błędy lub zauważy niewygodne części, których normalnie nie powiedziałbyś osobiście. Usuń te dodatkowe słowa i uprość interpunkcję.Wypunktuj listy i zredukuj swoje akapity.

Gdy możesz odpowiedzieć na następujące pytania za pomocą "tak", jesteś gotowy, aby nacisnąć "wyślij":

• Czy komunikat jest jasny?
• Czy wymagania są do przyjęcia i jasno określone?
• Czy mój odbiorca będzie mógł pomyślnie odebrać moją wiadomość?Sukces oznacza, że ​​wiedzą, jakiej reakcji oczekuje się od nich.
• Jeśli role zostałyby odwrócone, czy mógłbym pomyślnie otrzymać tę wiadomość?

Krok 5: Skutecznie wykonaj

Dodatkowo, bądź proaktywny w śledzeniu swoich wiadomości e-mail. Jeśli ktoś nie odpowiada na bezpośrednią prośbę, nie marnuj czasu na zastanawianie się, co się stało. Zamiast tego wyślij uprzejmy, ale bezpośredni e-mail, aby się z nimi skontaktować.Zastosuj zasady wymienione powyżej. I nie marnuj zbyt wiele czasu na uzyskanie odpowiedzi;jeśli odbiorca nie komunikuje się z tobą, wiedz, kiedy się przenieść lub podejść do nich osobiście.

Użyj poczty e-mail, aby zaoszczędzić czas

Email może zaoszczędzić dużo czasu, jeśli wiesz, jak z niego wydajnie korzystać.Dotyczy to zarówno wysyłania, jak i odbierania wiadomości.

Email najlepiej nadaje się do dostarczania przydatnych wiadomości, które są odpowiednio komunikowane poprzez pisanie. Jeśli korzystasz z zalet poczty e-mail i unikasz wielu czasochłonnych pułapek, to jest to potężne narzędzie.