Czym jest BCC i dlaczego jesteś okropną osobą, jeśli go nie używasz

Niewiele udogodnień w nowoczesnym cyfrowym obiegu pracy jest tak szeroko dostępnych, ale tak szeroko ignorowanych( lub wręcz nadużywanych), jak funkcja e-mail BCC.Jeśli jesteś winny niewłaściwego użycia lub lekceważenia jego mocy( i istnieje duża szansa), nadszedł czas, aby pokutować, a przy okazji ograniczyć spam i chronić prywatność swoich przyjaciół i rodziny.

Czym jest BCC i skąd pochodzi?

W każdym kliencie poczty e-mail znajdują się trzy gniazda adresowe: TO, CC i BCC, oznaczające odpowiednio "[dostarczaj] do", "kopię karbonową" i "kopię niewidomych kopii".Te denotacje są utrzymywaniem ze świata poprzedzającego pocztę elektroniczną: fizyczne litery i notatki.

Na przykład w firmowych notatkach byłby slot TO dla głównego odbiorcy, slot CC dla osób, które musiały być w komunikacji, ale które nie były głównymi odbiorcami, oraz trzeci automat, BCC,dla osób, które również musiały uczestniczyć w komunikacji, ale z jakiejkolwiek przyczyny ich tożsamość byłaby wstrzymywana od notatek rozesłanych do odbiorców w punktach adresowych TO i CC.

Po nadejściu poczty elektronicznej kopiowano te same konwencje, które były używane w papierowej korespondencji i notatkach, zarówno ze względu na poufność, jak i dlatego, że były użyteczne, mimo że wiadomość nie była już fizycznie kopiowana i dostarczana.

Jeśli te konwencje istniały przez dziesięciolecia przed pojawieniem się wiadomości e-mail i nadal istniały w ciągu półwiecza czy później, to gdzie pojawił się problem? Istnieją dwie formy nadużywania BCC: bierne i agresywne ślepe kopiowanie węgla( forma szkodliwej formy kłopotów) i zaniedbanie stosowania kopiowania niewidomych w celu ochrony prywatności( kłopoty wynikające z ignorancji).Rzućmy okiem na to, jak i dlaczego należy ich unikać.

Powiedzieć "Nie" dla pasywnego agresywnego kopiowania niewidomych węgli

Najgorszym zastosowaniem kopii niewidomych jest bierne agresywne usidlenie współpracownika. Tego rodzaju nadużycia w BCC pojawiają się, kiedy pracownicy wykorzystują funkcję BCC jako pośredni sposób ganiający swoich współpracowników, zasysające do szefa lub w inny sposób angażujący się w dysfunkcyjne przypadki związane z miejscem pracy.

Zdjęcie dzięki uprzejmości EC Comics.

Na przykład pracownik może umieścić swojego szefa jako adresata BCC w wiadomości e-mail wysyłanej do innego pracownika, tak aby jego szef zauważył, że komunikuje się z drugim pracownikiem lub, że drugi pracownik nie wywiązuje się z jakiegoś zobowiązanialub termin. Ten rodzaj komunikacji sekret-wiewiórka jest generalnie niezadowolony w miejscu pracy i nie zamierzamy popierać żadnych zachowań, które powodują drobne i pasywne agresywne środowisko pracy.

Nasza jedyna rada w tej sprawie brzmi: przestań.

Dopóki twój dział HR lub szef jawnie nie przyjdzie do Ciebie i poinstruuje cię o komunikacji BCC, powinieneś unikać tej praktyki.

Jeśli osoby spoza podstawowej komunikacji muszą być trzymane w pętli, nawet wyżej, najlepszą praktyką jest uwzględnienie ich jako adresatów CC i powiadomienie adresatów TO, kto został uwzględniony iz jakiego powodu.

To nie tylko buduje bardziej dojrzały dialog w miejscu pracy, ale także pomaga uniknąć szczególnie kłopotliwego wydarzenia: jeśli twój szef lub inny odbiorca BCC używa funkcji "odpowiedz wszystkim", oni skutecznie demaskują się i ujawniają, że zostali wtajemniczeni wtreść poprzedniego e-maila. Spróbuj wytłumaczyć to swojemu współpracownikowi, którego spiskowałeś w chłodnicy wodnej.

Na szczęście liczba osób złośliwie wykorzystujących funkcję BCC jest niewielka, co prowadzi nas do osób, które stanowią większość nadużycia: nieświadomości.

Przyjaciele nie kopiują przyjaciół

Jeśli większość ludzi nie używa złośliwie funkcji BCC w ramach kampanii wojny psychologicznej przeciwko swoim współpracownikom, to gdzie to nas opuści? Pozostawia nam miliony ludzi, którzy nieświadomie zaniedbują nawet korzystania z funkcji BCC w pierwszej kolejności.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Biblioteki Publicznej Denver, Western History Collection.

Dlaczego funkcja BCC jest tak ważna? Umożliwia wysłanie wiadomości e-mail do osoby, która nie widzi innych osób otrzymujących wiadomość e-mail, skutecznie zabezpieczając swoje prywatne informacje. Oto przykładowy adres e-mail przekierowany z naszych własnych archiwów e-mail:

Każde niebieskie rozmycie na powyższym obrazie z filtrem prywatności jest adresem e-mail. Nie tylko było ponad 40 adresów e-mail na liście odbiorców, do których byliśmy włączeni, ale w przesłanym e-mailu( powyżej) znajdują się dwa zestawy bloków forward, które zawierają odpowiednio 13 i 8 adresów e-mail. Oznacza to, że w całym e-mailu znajduje się ponad 60 adresów e-mail.

Teraz możesz zadawać sobie pytanie "Co z tego? Co to ma znaczenie? "Jest to ważne z kilku powodów. Przede wszystkim istnieje prosty problem prywatności i traktowania z szacunkiem prywatności osób z twojej listy kontaktów( czy to przyjaciół, rodziny, czy partnerów biznesowych).Jest rzeczą oczywistą, że ludzie, którzy strzelają do przodu i masowe e-maile z dziesiątkami swoich przyjaciół i współpracowników, nie potrzebują czasu, aby osobiście skontaktować się z każdym z tych kilkudziesięciu odbiorców i zapytać, czy chcieliby, aby ich dane kontaktowe zostały udostępnione wszystkim innym osobom.lista adresatów. Bezinteresowne jest dzielenie się informacjami kontaktowymi bez zgody danej osoby.

Staje się jeszcze bardziej bezstronny i kłopotliwy, tym bardziej zróżnicowany jest tłum ludzi, z którymi jesteś e-mailem. Jeśli wysyłasz e-maile do dziesięciu osób w małej organizacji społecznej, która już się zna, problem może być dyskusyjny. Jeśli jesteś nauczycielem i wysyłasz e-maile do kilkudziesięciu( jeśli nie setek) studentów jakiegoś dodatkowego materiału, nagle udostępniasz osobiste informacje kontaktowe wielu osobom, z którymi mogą nie chcieć się nimi dzielić.

Jeszcze gorzej, jeśli ktoś przypadkowo trafi "Odpowiedz wszystkim" na którąkolwiek z e-maili wysyłanych z w pełni załadowanymi slotami TO i CC, każda osoba na pierwotnej liście odbiorców otrzyma odpowiedź. W najlepszym razie jest to stosunkowo niegroźne, ale z pewnością marnuje czas wszystkich, którzy otwierają e-mail, aby zobaczyć, co nowego w dyskusji. W najgorszym przypadku, jak miało to miejsce wielokrotnie w korporacjach na całym świecie, e-mail może przeżyć własne życie, ponieważ setki pracowników odpowiadają, argumentują i w inny sposób wchodzą w interakcje z pocztą elektroniczną.Taka reakcja na wszystkie reakcje może obejmować tysiące wiadomości e-mail i może nawet wywołać wojny płomieni( w Tandem Computers pod koniec XX w. Trwała jedna taka wojna z płomieniami, która trwała lata ).

Po drugie i bardziej praktyczna troska o tych z was, którzy mogliby mniej obchodzić się z dobrą etykietą e-mailową i chronić prywatność swoich znajomych, tego typu zbiorcze wiadomości e-mail tworzą niechciane listy adresów e-mail dla złośliwego oprogramowania i spamerów. Jeśli Twój adres e-mail kończy się ogromnym e-mailem wysłanym dookoła przysłowiowego świata, możesz być pewien, że gdzieś po drodze trafisz na listę spamu. Co gorsza, jeśli jeden z użytkowników, który trafi na Twój przekierowany e-mail, siedząc w teczkach z ich skrzynkami odbiorczymi, zostanie trafiony przez złośliwe oprogramowanie, które będzie replikowane za pośrednictwem list kontaktów i adresów e-mail znajdujących się w skrzynce odbiorczej, prawdopodobnie otrzymasz złośliwy e-mailznajduję drogę do ciebie.

Korzystanie z BCC mądrzej

Jeśli jesteś na tym ostatnim obozie, ci, którzy ignorują funkcję BCC, prawdopodobnie zadajesz sobie pytanie, co możesz zrobić, aby uniknąć faux pas prywatności i bezpieczeństwa, które opisaliśmy powyżej. Nie martw się, gdy zdasz sobie sprawę, jak straszne jest ignorowanie funkcji BCC, staje się jasne, co musisz zrobić, aby zmyć się z poprzednich złych zachowań e-mail.

Najpierw i przede wszystkim zacznij od pytania: "Czy naprawdę muszę wysłać tę wiadomość e-mail do wszystkich osób z mojej listy kontaktów? Trzydzieści z nich? Któryś z nich? "Odpowiedź na te pytania w przypadku większości wiadomości e-mail brzmi: Nie. Nie, nie musisz wysyłać osobistych wiadomości e-mail ani przekazywać wiadomości wszystkim osobom z listy kontaktów.

Po drugie, kiedy robi znaleźć się z uzasadnionego powodu, aby wysłać e-mail do wielu osób w tym samym czasie. Np. Przechodzisz na nowego dostawcę poczty e-mail lub chcesz wysłać swój nowy adres pocztowy do setki znajomych i krewnych, jedyną odpowiednią rzeczą do zrobienia jest umieszczenie ich adresów na automacie BCC.Gwarantuje to wyeliminowanie wszystkich problemów związanych z masowym przesyłaniem wiadomości e-mail w formacie TO / CC: adresy e-mail wszystkich odbiorców są przechowywane prywatnie, nie ma szans na wysłanie wiadomości e-mail do innego odbiorcy przez robaka spam lub kawałek złośliwego oprogramowania na jednym komputerze odbiorcy, orazjeśli któryś z nich będzie musiał odpowiedzieć na twoje pytanie lub zadać takie pytanie, nie rozwali ich pytania ani komentarza dla każdej innej osoby.

BCC zwiększa prywatność, zwiększa bezpieczeństwo i ogranicza skrzynkę odbiorczą, którą Twoi znajomi i współpracownicy muszą przebrnąć.Nie ma absolutnie żadnego powodu, aby unikać korzystania z niego, gdy jest to tak proste, jak umieszczanie adresów w innym gnieździe adresowym.