9Jul
W dzisiejszych czasach, kiedy próbujemy zarządzać firmą, bardzo ważne jest posiadanie tabeli organizacyjnej, aby wszystko było w porządku. Tutaj pokażemy, jak go zbudować w Visio 2010.
Ten artykuł został napisany przez naszych przyjaciół w Office 2010 Club .
Potrzeba tworzenia schematów organizacyjnych
Potrzeba tworzenia schematów organizacyjnych staje się w dzisiejszych czasach niezbędna, ponieważ firmy zaczynają skupiać się na intensywnym zatrudnianiu, aby uzyskać daleko sięgającą dostępność, zwiększyć produktywność i dotrzeć do różnych rynków. Biorąc pod uwagę tę rygorystyczną zmianę, stworzenie schematu organizacyjnego może pomóc zainteresowanym stronom w zrozumieniu coraz większej struktury organizacyjnej &hierarchia z łatwością.Przedstawia podstawową strukturę organizacji wraz z określeniem relacji między pracownikami zatrudnionymi w różnych działach.
Opcjonalnie program Microsoft Visio 2010 oferuje prosty sposób tworzenia schematu organizacyjnego. Tak jak poprzednio, ortodoksyjne hierarchie organizacyjne zostały użyte do zdefiniowania struktury działów wraz z możliwą komunikacją, w tym;komunikacja pozioma i pionowa. Aby przekształcić te listy, które definiują strukturę organizacyjną, w szczegółowy wykres, Visio 2010 zawiera dodatek do importowania arkusza kalkulacyjnego Excel, który jest przydatny do wyciągania danych z arkusza kalkulacyjnego w celu utworzenia schematu organizacyjnego.
Co ważne, nie musisz zagłębiać się w labirynt definiowania hierarchii organizacyjnych i struktury kredowania, ponieważ musisz tylko określić kolumnę &nagłówki wierszy wraz z danymi, które chcesz zaimportować, a automatycznie utworzy definicję wykresu;hierarchie organizacyjne o określonych kwalifikacjach każdego pracownika, podzielone na kategorie w odpowiednich działach.
Tworzenie schematów organizacyjnych w Visio 2010
Aby rozpocząć, stworzyliśmy arkusz kalkulacyjny Excel zawierający pola, nazwę , inspektora, wyznaczenie, departament i telefon .Pole Nazwa zawiera nazwę wszystkich pracowników pracujących w różnych działach, natomiast pole Supervisor zawiera nazwiska przełożonych lub kierowników zespołów. To pole jest niezbędne do utworzenia schematu organizacyjnego, ponieważ definiuje on podstawową strukturę &hierarchia na wykresie.
Uruchom teraz Visio 2010, przejdź do zakładki Widok, w menu Dodatki, z Opcje biznesowe, kliknij Kreator wykresu organizacji.
Spowoduje to uruchomienie Kreatora schematów organizacyjnych, w pierwszym kroku włącz informacje , które są już zapisane w opcji pliku lub bazy danych, i kliknij przycisk Dalej.
Podczas importowania arkusza Excel wybierz drugą opcję importowania arkusza kalkulacyjnego Excel.
Określ ścieżkę pliku programu Excel i kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.
W tym kroku należy określić pola, które faktycznie definiują strukturę organizacji. W naszym przypadku są to Nazwa &; Pole Supervisor .Po określeniu pól kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować.
Ponieważ schemat organizacyjny służy przede wszystkim do pokazania hierarchii działów / pracowników pracujących w organizacji, wraz z tym, jak są ze sobą powiązane i kto nadzoruje kogo. Biorąc to pod uwagę, w tym kroku pominiemy pole Nadzorcy, ponieważ jego włączenie nie będzie konieczne, ponieważ Visio automatycznie wypisze podstawową strukturę zdefiniowaną w arkuszu Excela. Dodaj pozostałe pola w obszarze Wyświetlane pola , a następnie kliknij przycisk Dalej.
Teraz wybierz pola, które chcesz uwzględnić w kształtach schematu organizacyjnego, i kliknij przycisk Dalej.
W tym kroku chodzi o podzielenie wykresu na wiele stron, jeśli masz do czynienia z ponad 100 pracownikami, możesz chcieć określić liczbę stron, na których będzie wyświetlany wykres organizacji. Ale w naszym przypadku mamy do czynienia z dużo mniejszą ilością danych, więc włączymy Chcę, aby kreator automatycznie złamał mój schemat organizacyjny na stronach opcji .Podaj nazwę, którą chcesz wyświetlić na górze strony. Jeśli masz mniej niż 20 hierarchii, wprowadź nazwę najwyższego pracownika w organizacji i kliknij przycisk Zakończ, aby zakończyć działanie kreatora.
Natychmiast utworzy schemat organizacyjny z określonego arkusza kalkulacyjnego Excel. Pracownik o najwyższym rankingu będzie widoczny na górze schematu organizacyjnego, nadzorując różnych pracowników z różnych działów. Jak pokazano poniżej, jego bezpośredni podwładni dalej zarządza innymi pracownikami i tak dalej.
W celu uzyskania wcześniejszych dostosowań, przejdź do zakładki Karta , tutaj znajdziesz różne grupy do konfiguracji hierarchii Wykresu Org i zarządzania pozycjami innych pracowników. W ramach Rozmieść grupę można zmieniać układy kształtów i zapewnia łatwą nawigację po wykresie. Możesz także zmienić typ pozycji i ukryć podwładnych wybranego pracownika.
Z grupy Zdjęcie można wstawić zdjęcie pracowników, działów itp. Z grupy synchronizacji można utworzyć zsynchronizowaną kopię i rozszerzyć podwładnych wybranego pracownika. W grupie Dane organizacji można zmienić cały układ schematu organizacyjnego z Opcje wyświetlania , w tym;wyświetlanie kształtu, przedstawienie dzielnika, włączanie / wyłączanie importowanych pól, zmiana położenia bloku i wypełnianie kolorów, itp.
Jeśli w dowolnym momencie musisz wstawić nową pozycję lub ogłosić wakat, szablon schematu organizacyjnego jest zawsze dostępny na lewym pasku bocznym. Przeciągnij pożądany kształt schematu organizacyjnego na główną stronę diagramu, aby zachować integralność struktury, tj. Wstawianie podwładnych dla określonego pracownika, przeciągnij kształt pozycji nad istniejącym polem kształtu pracownika.
Na przykład, dodaliśmy konsultanta w organizacji, który jest bezpośrednio pod dyrektorem generalnym, do utrzymania tego, przeciągnęliśmy pudełko konsultanta i po prostu upuszczono je na pole CEO, aby uzyskać natychmiastową pozycję podrzędną.
Dodawanie szczegółów do nowej pozycji to skrót, wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy pole nowej pozycji i kliknąć Właściwości.
Otworzy się okno dialogowe Dane kształtu, zacznij wypełniać wszystkie istotne informacje i kliknij OK.
Tutaj możesz zobaczyć, że nowo utworzona pozycja jest łatwo wypełniona wszystkimi określonymi informacjami. Teraz rozszerzenie Tabeli organizacyjnej nie wymaga już dłużej utrzymywania długich list. W zakładce Projekt możesz także wypróbować różne projekty &układy na schemacie organizacyjnym, aby wyglądały bardziej ekstrawagancko i profesjonalnie.
Wniosek
Schemat organizacyjny to świetny sposób na pokazanie szczegółowych hierarchii organizacyjnych;z określonymi kwalifikacjami pracowników, strukturą działów, nowymi wakatami, nowo zatrudnionymi pracownikami, ostatnio dodanymi działami i co najważniejsze pokazuje najbardziej dogodny sposób interakcji między różnymi działami &pracownicy itp.