28Jun
Outlook jest dość równoznaczny z pocztą e-mail. Dlatego też, poza wszystkimi jego innymi funkcjami, chcesz mieć pewność, że umiesz korzystać z poczty e-mail tak skutecznie, jak to tylko możliwe.
Przez pewien czas omawialiśmy aspekty Outlooka, a weterynarze Office już to wszystko znają, ale nowi użytkownicy, tacy jak ci, którzy potrzebują wiedzieć, jak używać Outlooka w ustawieniach biurowych, mogą wiedzieć, jak używaćOutlook na co dzień.To powiedziawszy, jest to wielopłaszczyznowa i dojrzała aplikacja e-mail, którą użytkownicy Windows powinni mieć w swoim zestawie narzędzi.
Ponieważ jest tak wiele do nauczenia, mamy mało czasu do stracenia, więc zacznijmy od razu, jak komponować i wysyłać wiadomości, a także zestawienie wszystkich opcji, które możesz poprawić, aby Outlook był bardziej przydatny i przyjemnydoświadczenie.
Szybkie tworzenie i wysyłanie wiadomości
Jeśli chcesz lub potrzebujesz zrozumieć podstawy programu Outlook, przygotowaliśmy dla Ciebie podręczny przewodnik dla początkujących. Zalecamy przeczytanie go, jeśli Outlook jest całkowicie nowy.
W przeciwnym razie, ze skrzynki odbiorczej programu Outlook możesz kliknąć przycisk "Nowa wiadomość e-mail" lub użyć "CTRL + N".
Wynikowe okno nowego komunikatu powinno być proste. Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z programu Microsoft Word lub podobnego programu do edycji tekstu, funkcje tekstu podstawowego bez wątpienia wyglądają znajomo.
W tym miejscu należy określić, do kogo wysyłana jest wiadomość, skomponować wiadomość i kliknąć przycisk "Wyślij".To wszystko dobrze i dobrze, jeśli komponujesz jednorazową wiadomość, a potem skończysz, ale jest w tym coś więcej.
A Odświeżacz kontaktów
Podczas tworzenia nowej wiadomości e-mail pierwszą rzeczą, którą prawdopodobnie zrobisz, jest wprowadzenie odbiorcy lub odbiorców. Możesz to zrobić, wpisując adres e-mail lub klikając "Do. .." i wybierając nazwiska z książki adresowej.
Pamiętaj, że jeśli chcesz szybko wybrać co najmniej dwa adresy jednocześnie, przytrzymaj klawisz CTRL i kliknij każdą nazwę, którą chcesz wybrać, a następnie wybierz opcje adresowania: Do i DW( lub UDW).Po wybraniu wszystkich odbiorców kliknij przycisk "OK".
Jeśli nie masz jeszcze książki adresowej, mamy Cię pod ręką.Możesz zaimportować kontakty do Outlooka za pomocą Gmaila lub podobnej usługi e-mail.
Zmiana adresu odpowiedzi na
Załóżmy, że masz więcej niż jedno konto e-mail powiązane z programem Outlook. Jak wysyłasz wiadomości e-mail z innych kont?
Zauważysz, że na przycisku "Od" jest mała strzałka. Kliknij ten przycisk, a zobaczysz inne konta z rozwijanej listy, dzięki czemu możesz wybrać inne konto e-mail.
Alternatywnie możesz użyć konta e-mail, które nie jest powiązane z programem Outlook, na przykład jeśli korzystasz z czyjegoś komputera lub korzystasz z komputera w pracy i chcesz przekierować odpowiedzi na swoje osobiste konto.
Jeśli to zrobisz, pamiętaj o kilku rzeczach. Po pierwsze, jakakolwiek wiadomość, którą wyślesz, zostanie skopiowana do folderu Wysłane, więc nie wysyłaj niczego osobistego, chyba że masz zamiar go usunąć i opróżnić Kosz. Ponadto, jeśli wyślesz wiadomość ze swojej pracy, prawdopodobnie ją zapisze na swoim serwerze pocztowym.
Podpisy i stacjonarne
Być może znasz już pojęcie podpisów, możesz nawet użyć ich samodzielnie. Zasadniczo, podpisy są specjalnymi, wstępnie skomponowanymi bitami tekstu, które możesz dołączyć do każdej wiadomości. Mogą to być dane kontaktowe, ważne informacje o produkcie lub wydarzeniu, które promujesz, lub po prostu głęboki cytat, który naprawdę lubisz.
W tym przykładzie dołączymy podpis podając szczegóły przyszłych planów urlopowych. Dołączymy ten podpis do wszystkich wiadomości e-mail pochodzących z naszego konta służbowego, ale nie do odpowiedzi i przekazywanych dalej.
Od tej chwili, dopóki nie usuniesz podpisu przy użyciu tych ustawień, ostrzeżenie o urlopie pojawi się za każdym razem, gdy napiszesz nową wiadomość e-mail.
stacjonarny?
Podpisy są dość łatwe do wykrycia, ale co ze statusem stacjonarnym? Tak długo, jak jest na miejscu, przejdźmy dalej i porozmawiajmy o tym. Tak jak w przypadku podpisów, prawdopodobnie widzisz e-maile stacjonarne w takiej czy innej formie, ale w zasadzie działa to tak: ponieważ wysyłasz wiadomość e-mail jako HTML, stacjonarne pozwala tylko przypisywać tła, różne style i kolory czcionkiwiadomości.
Widzisz, jak to działa. Wybraliśmy motyw "Niedźwiedzie" z listy, co daje nam tło z ozdobą pluszowego misia.
Oczywiście, jeśli jesteś w pracy, możesz chcieć powstrzymać się od wiadomości z pluszowymi misiami itp., Ale jeśli chcesz, aby twoje wiadomości naprawdę się wyróżniały, możesz użyć funkcji stacjonarnej, aby stworzyć naprawdę atrakcyjne wyniki.
Odpowiadanie na i przekazywanie wiadomości
Odpowiadanie na wiadomości i przekazywanie ich jest proste i prawdopodobnie już zauważyłeś narzędzia odpowiedzi na Wstążce.
Widzisz odpowiedź, odpowiadasz wszystkim( używaj ostrożnie) i przesyłaj dalej opcje, które są dość oczywiste, ale co z innymi opcjami?
Jeśli klikniesz "Spotkanie", możesz poprosić o spotkanie podczas odpowiadania;sprawdź wszystkie opcje, które otrzymasz, gdy to zrobisz.
Omówimy bardziej szczegółowo spotkania w nadchodzącym artykule, w którym omówimy możliwości kalendarza programu Outlook.
Ustawianie opcji odpowiedzi i przekazywania
Otwórzmy opcje odpowiedzi i przesyłania dalej, aby uzyskać szybki przegląd. Istnieje kilka sposobów na zmianę wyglądu oryginalnych wiadomości, gdy odpowiadasz lub przekazujesz dalej, lub czy są one załączone, czy nie.
Możesz także ustawić sposób otwierania i otwierania odpowiedzi oraz tego, czy twoje komentarze są poprzedzone Twoim imieniem i nazwiskiem.
Reszta opcji poczty programu Outlook
W opcjach Mail dzieje się dużo innych rzeczy, więc zanim opuścimy cię dzisiaj, chcemy poświęcić trochę czasu na rozmowę o nich.
Oto kilka podstawowych rzeczy, takich jak opcje edytora, dotyczące zmiany sposobu tworzenia wiadomości, opcji ortograficznych i autokorekty oraz opcji podpisu i postoju, które już poruszyliśmy.
Wiele z tych opcji otwiera się na podwzory. Na przykład, jeśli klikniesz "Opcje edytora. ..", odkryjesz całe mnóstwo kolejnych pól wyboru( podzielonych na dwie kategorie, Sprawdzanie i Zaawansowane), aby przebrnąć.
Przewijanie w dół, dostępne są opcje nadejścia wiadomości, aby wybrać sposób, w jaki program Outlook będzie powiadamiać Cię o otrzymaniu wiadomości w skrzynce odbiorczej.
Oprócz tego, jak Outlook zaznacza elementy jako przeczytane, gdy używasz panelu czytania.
Możesz zdecydować, jak często wiadomości są automatycznie zapisywane, gdzie są zapisywane itd.
Kiedy wysyłasz wiadomości, co się dzieje? Za pomocą opcji "Wyślij wiadomości" wybierz domyślne poziomy ważności i czułości, automatyczne sprawdzanie nazw i kilka innych drobnych, ale wyraźnych zmian, które możesz wprowadzić w swoim interfejsie użytkownika.
Jeśli chcesz śledzić wiadomości, możesz to poprawić.Na przykład tutaj możesz włączyć potwierdzenia odczytu, które wysyłają powiadomienie za każdym razem, gdy ktoś przeczyta Twój e-mail.
Wreszcie, znajdziemy kilka opcji zmiany formatu wiadomości, których prawdopodobnie nigdy nie będziesz używał.
Inne opcje mają kilka przydatnych funkcji, takich jak pokazywanie opcji wklejania( prawdopodobnie denerwujących) oraz czy pokazywać następne i poprzednie łącza w nagłówkach wiadomości podczas czytania wielu wiadomości w skrzynce odbiorczej( prawdopodobnie przydatne).
Dostępne są również opcje konfiguracji sposobu czyszczenia konwersacji przez program, ale omówimy to i inne aspekty zarządzania pocztą Outlook w nadchodzącym artykule.
Email jest tak integralną częścią Outlooka, to nic dziwnego, że istnieje wiele sposobów jego konfiguracji. Nie trzeba dodawać, że kiedy nauczysz się korzystać z Outlooka, powrócisz do opcji przy okazji zmiany niektórych aspektów formatowania i zachowania poczty e-mail.
Nie skończyliśmy poznawać Outlooka, wciąż mamy wiele do pokazania, na przykład sposoby obsługi wysyłania i odbieraniazałączniki, kalendarze, zadania i wiele, wiele więcej. Na razie jednak chcielibyśmy usłyszeć więcej od Ciebie, więc poświęć chwilę, aby rzucić nam krótką notatkę na naszym forum dyskusyjnym.
