31Jul
Outlook 2013 pozwala przypisać kategorie do rzeczy i dostosować te kategorie. Rzecz o kategoriach polega na tym, że są one uniwersalne w programie Outlook i można przypisać każdą kategorię do kombinacji klawiszy. Dzięki temu możesz kategoryzować wiadomości e-mail, wydarzenia w kalendarzu i notatki za pomocą kilku szybkich naciśnięć klawiszy.
W ciągu ostatnich kilku miesięcy rozmawialiśmy dużo o Outlook 2013 i jego różnych częściach. Omówiliśmy opanowanie najważniejszych funkcji, takich jak tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail, a także tworzenie i zarządzanie kontaktami, a nawet importowanie kontaktów z Gmaila. Omówiliśmy także inne rzeczy w Outlooku, na przykład w jaki sposób tworzyć listy zadań, aby zapewnić Ci dobre wyniki. Oczywiście jest też cały ważny kalendarz, który jest niezbędny dla każdego, kto chce skutecznie zarządzać harmonogramem.
Oznacza to, że możesz z nim zrobić dużo, aby lepiej zarządzać pracą, a nawet życiem osobistym. Zanim jednak zamknęliśmy nasze spojrzenie na Outlook 2013, uważaliśmy, że powinniśmy krótko omówić dwa pozostałe aspekty, które warto podkreślić: kategorie i wyszukiwanie.
O tych kategoriach
Aby dostosować swoje kategorie, kliknij przycisk "Kategoryzuj", a następnie wybierz "Wszystkie kategorie. .." z menu rozwijanego. Za pomocą tego okna dialogowego możesz tworzyć nowe kategorie, usuwać stare, zmieniać nazwy, zmieniać kolory i przypisywać klawisze skrótów.
Zauważ na poniższym zrzucie ekranu, w jaki sposób przypisaliśmy "CTRL + F2" do niebieskiej kategorii.
Teraz możesz na przykład zastosować kategorie do dowolnych potrzeb. Weźmy pod uwagę nasz głupi przykład, mamy zadanie "żyć la vida loca" i zaznaczyliśmy to kategoriami Osobiste( fioletowe) i Pilne( czerwone).
Pamiętaj o tej bardzo przydatnej wskazówce: po przypisaniu klawiszy skrótów do kategorii i przypisaniu kategorii do pamięci, mogą one przyspieszyć organizowanie poczty, spotkań i innych elementów programu Outlook.
Na przykład, oto nagłówek wiadomości e-mail z wiadomości w naszej skrzynce odbiorczej, oznaczamy go kategorią Praca. Odtąd, jeśli potrzebujemy szukać tej konkretnej wiadomości, możemy użyć kategorii do odfiltrowania niepowiązanych wiadomości.
Pamiętaj również, że możesz szybko oznaczać zadania, wiadomości e-mail i inne elementy Outlooka szybko, używając domyślnej kategorii, takiej jak na poniższym zrzucie ekranu. Oto kilka zadań PILNIE po prostu klikając małe okienko w kolumnie KATEGORIE.
Jest oczywiste, że kategorie mogą być bardzo pomocne i są w dużej mierze nieużywaną funkcją programu Outlook. Naucz się efektywnie ich używać, a będziesz w stanie zorganizować wszystkie swoje rzeczy w powiązanych obszarach kategorii.
Proste wyszukiwanie w programie Outlook
Podsumujmy to krótko mówiąc o wyszukiwaniu elementów w programie Outlook. Mamy na myśli to głównie w odniesieniu do poczty, ale wyszukiwanie rozszerza się w całej aplikacji. Po kliknięciu panelu wyszukiwania, na przykład w skrzynce odbiorczej( lub w dowolnym innym folderze poczty), Wstążka zmieni się, aby zapewnić mnóstwo narzędzi wyszukiwania.
Dlaczego wszystkie te rzeczy są tutaj? Po prostu, im więcej sposobów wyszukiwania wiadomości, tym większe są szanse na jej znalezienie. Zobacz tutaj na poniższym zrzucie ekranu, klikamy przycisk "Temat", a my możemy wypełnić odpowiednią przestrzeń tym, co chcemy, aby obiekt zawierał.W tym przypadku chcemy znaleźć dowolne tematy dotyczące "Pracy".
Uwaga, wyniki, które pojawiają się, są w rzeczywistości Zadaniami, co pokazuje, w jaki sposób Outlook zwraca wyniki wyszukiwania ze wszystkiego, co przechowuje.
Jeśli zmaksymalizujesz swoje umiejętności wyszukiwania w programie Outlook, możesz szybko zająć się bałaganem, poświęcając trochę czasu i wypróbowując opcje wstążki wyszukiwania. Należy pamiętać, że jeśli wyniki są zbyt szerokie i zróżnicowane, zawsze można zawęzić zakres za pomocą odpowiednio zatytułowanych narzędzi zakresu.
Wreszcie, jeśli odczuwasz potrzebę władzy i ostatecznej kontroli nad wyszukiwaniem, spróbuj użyć znalezionego formularza wyszukiwania, klikając przycisk "Narzędzia wyszukiwania" w sekcji Opcje.
Korzystanie z formularza wyszukiwania zaawansowanego jest najlepszym i nie najlepszym sposobem na wyszukanie programu Outlook, ale niezależnie od tego, jakiej metody użyjesz, na pewno znajdziesz sposób na znalezienie swoich rzeczy w mgnieniu oka.
Opcje wyszukiwania
Outlook działa z funkcją wyszukiwania systemu Windows, którą napisaliśmy podczas krótkiej serii. Te opcje wpływają na sposób wyszukiwania przedmiotów zarówno w systemie Windows, jak i w programie Outlook.
Uwaga: po kliknięciu "Opcje indeksowania. .." otworzy się panel sterowania Opcje indeksowania, w którym można dostosować sposób indeksowania programu Outlook przez indeksowanie wyszukiwania systemu Windows. Pozostałe opcje dotyczą głównie wyników wyszukiwania, takich jak sposób wyświetlania i miejsca wyświetlania wyników.
Kategorie i wyszukiwanie to dwie nieuzdatnione funkcje, które możesz dodać do swojego repertuaru Outlooka, co znacznie zwiększy komfort Twojego biuraładnie. Jeśli korzystasz z Outlooka w znacznym stopniu, a otrzymujesz dużo wiadomości e-mail, tworzysz wiele terminów kalendarza lub generujesz długie listy zadań, wtedy możliwość ich nie tylko organizowania jest ważna, ale także możliwość wyszukiwania czegokolwiek, szczególnie jeśli wiesz,to, czego szukasz, jest nieocenione.