31Jul
Indeks daje czytelnikom możliwość łatwego znalezienia ważnych słów w naszym dokumencie, ale ręczne tworzenie indeksu jest bardzo żmudne i czasochłonne. Na szczęście możesz automatycznie utworzyć tabelę indeksów w programie Word.
Image by Ifijay
Wspólnym podejściem do tworzenia tabeli indeksów w programie Word jest ręczne zaznaczanie każdego słowa, które chcemy indeksować, ale drugą alternatywą jest użycie dokumentu zgodności w celu automatycznego indeksowania naszego dokumentu głównego, który to temat obejmiemyw dzisiejszym artykule.
Generowanie indeksu
Zacznijmy od utworzenia tabeli z dwiema kolumnami w naszym pliku konkordancji. Napisz słowa, które chcesz zaznaczyć do indeksowania w lewej kolumnie. Napisz tekst, którego chcesz użyć w tabeli indeksu dokumentu głównego w prawej kolumnie.
Zamknij plik zgodności i otwórz kartę odniesienia dokumentu głównego, aby zindeksować nasz dokument główny.
Kliknij przycisk "AutoMark" i wybierz dokument zgodności, gdy program Word poprosi o podanie pliku AutoMark.
Zaraz po kliknięciu przycisku OK zobaczysz, że Word tworzy w naszym dokumencie pola indeksu.
Możemy ukryć te pola, klikając przycisk "Pokaż / ukryj akapit" na karcie głównej.
Przejdź do końca dokumentu głównego i kliknij przycisk "Wstaw indeks" jeszcze raz i kliknij przycisk OK tym razem, aby utworzyć indeks.
To wszystko, co mamy o tym, jak stworzyć tabelę indeksów z plikiem konkordancji. Przyjrzyjmy się bliżej, jak możemy dostosować styl indeksu.
Tworzenie odniesień krzyżowych w indeksie
Word pozwala nam tworzyć inny typ indeksu. Tutaj mamy indeks z podpunktem, który jest szczególnie przydatny, gdy chcemy pogrupować zestaw blisko powiązanych pojęć w naszym dokumencie.
Trwa tworzenie podpozycji polega na oddzielaniu tekstu w prawej kolumnie tabeli naszego dokumentu zgodności dwukropkiem( :).Program Word traktuje wszystkie wyrazy, które pojawiają się po dwukropku jako podpunkt w indeksie.
Kolejnym użytecznym typem indeksu jest indeks odniesienia, który zwykle pojawia się w formie "Zobacz także. .."
Niestety nie możemy utworzyć odniesień w naszej tabeli indeksu przy użyciu pliku konkordancji, więc musimy ręcznie edytować pole indeksuprzez dodanie "\ t" po indeksowanym słowie, po którym następuje słowo powiązane krzyżowo.
Obsługa indeksu
Jednym z wyzwań związanych z utrzymywaniem indeksu w programie Word jest to, że program Word nie daje nam przycisku ani menu, które można po prostu kliknąć, aby wyczyścić pola indeksu, jeśli zdecydujemy się na ponowne wykonanie naszego pliku konkordancji.
Aby wyczyścić pola indeksu w naszym dokumencie, musimy użyć skryptu Visual Basic. Większość z was musi myśleć "Skrypt Visual Basic, nie jestem programistą!Co to jest? ".Nie martw się, nie jest tak źle, jak się wydaje. Po prostu skopiuj i wklej ten prosty skrypt napisany przez niesamowitych gości TechRepublic do edytora Worda Visual Basic i uruchom go, aby wyczyścić pola indeksu twojego dokumentu głównego.
Sub DeleteIndexEntries()
Dim doc jako dokument
Dim fld Jako pole
Ustaw doc = ActiveDocument
dla każdego fld W doc. Fields
fld. Wybierz
Jeśli fld. Type = wdFieldIndexEntry Następnie
fld. Delete
Zakończ Jeśli
Następny
Set fld = Nothing
Set doc = Nic
End Sub
Otwórz edytor Visual Basic, naciskając Alt + F11 i umieść ten skrypt w edytorze. Wykonaj skrypt, klikając przycisk "uruchom", aby wyczyścić pola indeksu dokumentu głównego.
Twój główny dokument nie powinien już zawierać żadnych pól indeksu. Możemy teraz ponownie zindeksować główny dokument i odtworzyć tabelę indeksu za pomocą menu "Wstaw indeks".
Stosowanie różnych formatów tabel indeksu
Tak, indeks jest zdecydowanie przydatny dla twojego czytelnika, ale prawdopodobnie niektórzy z was myślą: "Dlaczego tablica indeksów wygląda tak nudno. Czy mogę zmienić sposób, w jaki wygląda, aby był bardziej atrakcyjny? ".Odpowiedź brzmi: tak, tablica indeksowa nie musi wyglądać na prostą.
Możemy dostosować styl tabeli indeksów, wybierając jeden z dostępnych formatów, aby dostosować wygląd i styl tabeli indeksu.
Oto przykład jak wygląda wygląd indeksu Classic .
Możemy nawet zastosować nasz własny styl do tabeli indeksów, wybierając "Z szablonu" i klikając przycisk "Modyfikuj".
Wybierz jeden z dostępnych stylów indeksu i kliknij przycisk "Modyfikuj", aby stworzyć własny styl.
Możemy dostosować styl czcionki tabeli indeksów.
Daje tabeli indeksu niektóre granice lub numerację;
. .. aby nadać tabeli indeksów określony wygląd i styl.
To wszystko, co mamy do stworzenia tabeli indeksów z Microsoft Word. Masz więcej ciekawych wskazówek dotyczących budowy dokumentów? Podziel się swoją wiedzą w komentarzach.
