Początkujący: konserwacja, archiwizacja i tworzenie kopii zapasowych danych w programie Outlook 2013

Dziś omawiamy "nudne" rzeczy z Outlooka. Utrzymanie i bezpieczeństwo, jak w, utrzymywanie i zabezpieczanie pliku danych programu Outlook 2013 - pełnego wszystkich ważnych danych - poprzez tworzenie kopii zapasowych i archiwizowanie.

Od tego czasu, jeśli używasz Outlooka do komponowania i wysyłania wiadomości e-mail, a Ty masz czas na zaimportowanie kontaktów G-mail do swojej książki adresowej lub fakt, że używasz nawetKsiążka adresowa programu Outlook oznacza, że ​​masz dużo danych, które wymagają ochrony.

Podobnie, prawdopodobnie spędziłeś również dużo czasu i pracując nad tworzeniem kalendarzy, dodając zadania i listy zadań do wykonania, a może nawet mając kilka notatek, które chcesz zapisać.

Wszystko to sprowadza się do upewnienia się, że co najmniej od czasu do czasu tworzysz kopię zapasową pliku danych, ponieważ jak każdy z nas może to potwierdzić, jest to frustrujące i przygnębiające, że tracisz wszystkie dane i musisz zacząć od nowa.

Panel sterowania pocztą

Aby rozpocząć, spójrzmy krótko na panel sterowania Poczty w systemie Windows.

Jak pokazuje obraz, masz dostęp do trzech kluczowych obszarów konfiguracji Outlooka. Powiedziawszy to, kliknięcie przycisku "Konta e-mail. .." lub "Pliki danych. .." spowoduje otwarcie tego samego okna na odpowiednich zakładkach.

Na poniższym zrzucie ekranu widzimy zakładkę E-mail, która umożliwia podjęcie działań na koncie( ach) e-mail, takich jak naprawa lub zmiana ich. Możesz także sprawdzić, gdzie są przechowywane dane dla każdego konta.

Jeśli chcesz bezpośrednio wpłynąć na te pliki danych, musisz kliknąć kartę "Pliki danych".Jest kilka przydatnych rzeczy, które możesz tutaj zrobić.

Na przykład możesz kliknąć przycisk "Otwórz lokalizację pliku", aby zobaczyć, gdzie znajdują się twoje pliki danych. Jest to przydatne, ponieważ będziesz chciał wiedzieć, gdzie się znajdują, na wypadek gdybyś musiał je zeskanować i naprawić( omówiono w następnej sekcji).

Istnieje inna fajna funkcja, której możesz użyć w oknie Ustawienia konta. Jeśli twoje pliki danych stały się ogromne i zajmują mnóstwo miejsca na dysku( niektórzy ludzie zbierają gigabajty po gigabajtach starych wiadomości e-mail), możesz je skompresować.

Kliknij przycisk "Ustawienia" na karcie Pliki danych, a następnie kliknij "Kompaktuj teraz", aby zmniejszyć rozmiar pliku danych programu Outlook.

Panel kontrolny poczty to niezawodny sposób na zachowanie plików i profili danych, ale nie jest to jedyny sposób, a aplikacja Outlook pozwoli również na administrowanie twoimi skrzynkami pocztowymi. Pokażemy Ci te elementy bezpośrednio po tym, jak zademonstrujemy, jak naprawić pliki danych.

Uruchomienie narzędzia konserwacyjnego PST

Jeśli jeszcze nie zauważyłeś, dane Outlooka są przechowywane w pliku. PST lub. OST, a przez większość czasu nie ma w tym nic złego.

Niestety, czasami twoje dane ulegają uszkodzeniu, co nie jest tym samym, co stwierdzenie, że jest ono złe lub beznadziejne po wyleczeniu, wystarczy uruchomić dołączone narzędzie do naprawy Skrzynki odbiorczej. Narzędzie do naprawy Skrzynki odbiorczej lub "ScanPST" skanuje i naprawia plik folderów osobistych, sprawdzając i naprawiając wszelkie błędy podczas tworzenia kopii zapasowej uszkodzonego pliku. PST lub. OST, na wypadek gdyby coś poszło nie tak podczas odzyskiwania.

Narzędzie ScanPST można znaleźć w folderze instalacyjnym programu Outlook, zwykle C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15.Po zlokalizowaniu kliknij dwukrotnie narzędzie ScanPST, aby je uruchomić.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to przejrzeć pliki. PST lub. OST.Na poniższym zrzucie ekranu zobaczysz, gdzie znajdują się na naszym komputerze. Wybieramy jeden i klikamy "Otwórz".

Jeśli narzędzie ScanPST znajdzie jakiekolwiek błędy, poinformuje o tym i zaoferuje naprawę.Kliknij trafnie zatytułowany przycisk, aby rozpocząć naprawę.

Po zakończeniu narzędzie ScanPST poinformuje, że plik programu Outlook został pomyślnie naprawiony.

Możesz zamknąć narzędzie lub powtórzyć proces w dowolnych innych plikach danych w razie potrzeby.

Automatycznie archiwizowanie danych

Uzupełnijmy niektóre ważne informacje o tym, jak najlepiej archiwizować i tworzyć kopie zapasowe danych. Pierwszą rzeczą, którą chcemy omówić, są opcje AutoArchiwum. Aby rozpocząć, kliknij kartę "Plik" na Wstążce, aby wyświetlić następujący ekran.

Natychmiast zauważ, że możesz wybrać konto, na które chcesz się zwrócić( jeśli dotyczy), klikając menu rozwijane nad przyciskiem Dodaj konto.

Kliknij przycisk "Narzędzia oczyszczania", a następnie wybierz "Oczyszczanie skrzynki pocztowej" z opcji. Poniżej znajdują się opcje, które zobaczysz. Wszystko tutaj jest przeznaczone do przycinania tłuszczu ze skrzynki odbiorczej i archiwizowania starych wiadomości.

Kliknięcie przycisku "Autoarchiwizacja" oznacza, że ​​program Outlook automatycznie przeszuka wszystkie foldery pocztowe, które zostały skonfigurowane jako takie. Aby ustawić opcje autoarchiwum, należy kliknąć folder poczty prawym przyciskiem myszy i wybrać zakładkę "Autoarchiwizacja".

Tutaj widzimy typowe okno właściwości folderu wiadomości. Karta Autoarchiwizacja pozwala dostosować sposób automatycznego katalogowania. Uwaga: na tym zrzucie ekranu mamy folder skonfigurowany do Autoarchiwizacji według własnego harmonogramu i działań.

Możesz także przypisać folder do autoarchiwum zgodnie z ogólnymi domyślnymi ustawieniami autoarchiwalizacji programu Outlook. Jeśli ustawisz folder na domyślne ustawienia, a następnie klikniesz "Domyślne ustawienia archiwizacji. .." zobaczysz następujące okno dialogowe( ponieważ są "domyślne", jakiekolwiek zmiany tu ustawione będą dotyczyć każdego folderu skonfigurowanego do domyślnego automatycznego kodowania).

Nie zapomnij, możesz również znaleźć te ustawienia, otwierając Opcje i klikając nagłówek "Zaawansowane".

Przejdźmy teraz do ręcznej archiwizacji danych.

Ręczne archiwizowanie danych

Po prostu, jeśli nie chcesz korzystać z autoarchiwum, lub jeśli chcesz samemu ułatwić procedurę archiwizacji, wróć do Narzędzi do czyszczenia znajdujących się na ekranie Informacje o koncie, a następnie kliknij i wybierz "Archiwizuj", abyotwórz następujące okno dialogowe.

Wystarczająco łatwe, wystarczy wybrać folder, który chcesz zarchiwizować, wybrać datę dla elementów archiwum, a następnie wybrać folder, w którym chcesz zapisać swoje archiwum. To wszystko, gotowe!

Tworzenie kopii zapasowych i przywracanie plików danych programu Outlook

Tworzenie kopii zapasowych plików danych programu Outlook jest tak proste, jak kopiowanie plików. OST lub. PST na inny dysk twardy, serwer w chmurze, dysk twardy lub inny nośnik pamięci. Pamiętasz, jak zlokalizować swoje pliki danych?

Otwórz panel sterowania Poczta i kliknij przycisk "Pliki danych".Kliknij "Otwórz lokalizację pliku. ..", a następnie możesz utworzyć kopię zapasową plików danych.

Na marginesie, możesz trwale przenieść swoje pliki danych do lokalizacji w chmurze, takiej jak folder OneDrive lub Dropbox, zapewniając w ten sposób, że dane programu Outlook są zawsze zabezpieczone technicznie.

Aby przywrócić kopię zapasową pliku danych, wróćmy do zakładki Plik i wybierz "Otwórz plik danych programu Outlook".

Na poniższym zrzucie ekranu Eksplorator plików otworzy się automatycznie na nasze archiwa, ale można oczywiście przeglądać wszędzie tam, gdzie są pliki danychsą położone.

Wybierz żądany plik i kliknij "Otwórz", aby uzyskać dostęp do danych zapisanych w pliku. Po przywróceniu będziesz mógł przeglądać i przeglądać przedmioty w normalny sposób.

Jeśli nie potrzebujesz już dostępu do pliku z kopiami zapasowymi, możesz po prostu kliknąć prawym przyciskiem myszy na folderze znajdującym się najwyżej i wybrać opcję zamknięcia.

Tworzenie kopii zapasowych i przywracanie plików danych jest w dużej mierze działaniem ręcznym, ale jeśli często konfigurujesz foldery, aby automatycznie korygować i są one archiwizowane w lokalizacji, takiej jak folder w chmurze, masz pewną dozę bezpieczeństwa.

Najlepszym sposobem, aby nie utracić żadnych danych, jest rutynowe wykonywanie kopii zapasowych hurtowni danych. Masz coś, co chciałbyś dodać?Daj nam znać na naszym forum dyskusyjnym. Jak zawsze, czekamy na Wasze opinie.