13Aug
wciąż pracują w biurach na całym świecie. Agencje rządowe, prawnicy, lekarze i inne powolne organizacje często nadal wymagają faksów - w najlepszym przypadku jest to zło konieczne.
Faks jest często postrzegany jako bardziej bezpieczny niż e-mail, chociaż tak naprawdę nie jest. Faksy komunikują się przez linie telefoniczne bez żadnego szyfrowania, a faksy są często przechowywane w zatłoczonych miejscach, gdzie dokumenty mogą być łatwo złapane przez kogokolwiek.
Alternatywy do faksowania
Istnieje wiele alternatyw dla faksowania. Jeśli nie jesteś ograniczony prawami lub ponieważ osoba na drugim końcu wymaga użycia faksu, wypróbuj jedną z następujących opcji:
- Dokumenty e-mail : Tak, skromna wiadomość e-mail może zastąpić wiele faksów. Prawdopodobnie faksujesz dokument wpisany z komputera, więc po co zawracać sobie głowę używaniem faksu? Załącz plik do wiadomości e-mail lub po prostu dołącz ważny tekst do wiadomości e-mail.
- Skanuj i wyślij pocztą e-mail : Jeśli masz faks, który działa także jako skaner, możesz go użyć do skanowania dokumentów papierowych do komputera jako pliki PDF.Załącz te pliki PDF do wiadomości e-mail, aby wysłać je razem. Możesz nawet spróbować użyć telefonu do zeskanowania dokumentu - oczywiście, nie będzie to najlepsza jakość, ale widzieliśmy kilka dość niskiej jakości faksów.
- Załaduj dokumenty: Niektóre organizacje mogą zezwolić ci na przesyłanie tych zeskanowanych dokumentów w Internecie, a nie tylko wysyłanie ich pocztą e-mail.
- Użyj programu Snail Mail : Snail mail jest wolniejszą alternatywą dla faksowania, która jest gorsza pod wieloma względami, ale nie zawsze jest zła. Jeśli nie masz faksu, a dokument nie jest pilny, możesz wysłać dokument do większości organizacji zamiast wysłać faks. Jasne, musisz poradzić sobie z systemem pocztowym, ale przynajmniej nie musisz niczego faksować.
Podpisuj dokumenty bez ich drukowania
Może być konieczne podpisywanie dokumentów i wysyłanie ich komuś, a po wydrukowaniu możesz mieć ochotę je przesłać.W końcu alternatywą byłoby wydrukowanie dokumentu, podpisanie go, zeskanowanie z powrotem do komputera i przesłanie go pocztą elektroniczną.Zamiast marnować swój czas, możesz użyć oprogramowania, aby zastosować prawdziwy podpis do dokumentu na komputerze. Wystarczy przechwycić podpis raz i będzie on przechowywany jako obraz, który można zastosować do dokumentów. Możesz łatwo podpisywać przyszłe dokumenty bez ich drukowania.
Jeśli masz tablet z rysikiem, możesz nawet użyć rysika do podpisania dokumentu bezpośrednio na ekranie.
Faksowanie dokumentu online
Usługa faksu internetowego umożliwia wysyłanie faksem dokumentów bez potrzeby używania faksu ani nawet linii telefonicznej. Korzystasz z interfejsu internetowego, aby przesłać dokument i wprowadzić numer telefonu odbiorcy. Sama usługa zajmuje się wszystkimi kwestiami związanymi z ostatnią milą, wysyłając faks do zdalnego faksu za pośrednictwem własnych linii telefonicznych.
Jeśli musisz tylko wysyłać faksy rzadko, te usługi pozwolą Ci wysłać kilka stron tu i tam, nie wydając centa. Jeśli musisz częściej wysyłać dokumenty faksem, być może będziesz musiał coś zapłacić, ale i tak będziesz musiał zapłacić za faks i telefon.
Usługi te obejmują technicznie faksem, ale przynajmniej nie mają ochoty używać niezgrabnego starego faksu i nie wymagają posiadania telefonu stacjonarnego.
Odbieranie faksu online
Odbieranie faksu może być bólem głowy, jeśli masz biuro w domu. Twój faks musi być cały czas włączony i słuchać faksu. Potrzebujesz specjalnej linii do odbierania faksów, aby nie przegapić żadnych faksów podczas korzystania z telefonu. Możesz poprosić ludzi o przesłanie faksem dokumentu w określonym czasie, gdy jesteś pewien, że twój telefon stacjonarny nie jest związany.
Zamiast zajmować się tymi wszystkimi bzdurami, poproś ludzi o zeskanowanie dokumentów i wysłanie im e-maila. Możesz także użyć innych narzędzi, jeśli nie chcesz polegać na poczcie e-mail - na przykład możesz użyć JotForm razem z Dropbox, aby utworzyć stronę internetową, na której ludzie mogą przesyłać pliki PDF, i pojawią się w folderze w Twoim Dropbox.
Można również spróbować skorzystać z usługi, która zapewnia dedykowany numer faksu i umożliwia odbiór faksów. Zazwyczaj są to koszty - w końcu usługa faksu musi zapłacić za dedykowany numer telefonu stacjonarnego i monitorować go za Ciebie.eFax oferuje 10 bezpłatnych stron przychodzących miesięcznie, chociaż nie dają one żadnych bezpłatnych stron wychodzących. HelloFax pozwala wysłać pięć darmowych stron, ale to wszystko. Każda bezpłatna usługa faksowania online ma takie haczyki - dostępna jest bezpłatna oferta, z której można skorzystać, a jednocześnie musisz zapłacić za najważniejsze funkcje. Faksowanie polega na łączeniu się z faksami i numerami stacjonarnymi, co nie jest darmowe. Jest również często używany do celów biznesowych, a firmy są skłonne wydawać pieniądze na tego typu rzeczy.
The Last Resort: używaj rzeczywistego faksu bez posiadania jednego
Jeśli nie chcesz zajmować się usługami online lub pocztą ślimakową i nie masz absolutnie żadnego wyboru, jak wysłać dokument okolicznościowy jako faks, wciąż istnieje alternatywa do zakupuwłasny faks i telefon stacjonarny. Prawdopodobnie możesz odwiedzić lokalny sklep oferujący kopiowanie, dzięki któremu zapłacisz kilka centów za wysłanie faksu. Nie jest to idealne rozwiązanie, jeśli często wysyłasz faksy, ale jeśli musisz wysłać faks raz na rok, może to być dobra opcja.
Oczywiście nadal wiąże się to z korzystaniem z faksu. Niektóre organizacje żądają tylko faksów i możesz nie czuć się komfortowo, przesyłając wyjątkowo poufne dokumenty do internetowej usługi faksu. Niewiele możesz zrobić, jeśli masz do czynienia z organizacją, która wymaga faksów.
Faksowanie nadal będzie z nami jeszcze przez jakiś czas, choćby ze względu na przepisy, które zachęcają placówki służby zdrowia i organizacje prawne do dalszego korzystania ze starszego systemu faksu zamiast nowoczesnych alternatyw.
Image Credit: Abhisek Sarda na Flickr, opowieści o wędrującym youkai na Flickr, AuthenticEccentric na Flickr