26Aug
Dacă ne spui că e-mailul a scăzut de la modă, ți-ar cere să aruncăm o privire la intrările noastre primite. Fiind capabil să sorteze și să organizeze mizeria mesajelor care sosesc zilnic este destul de importantă pentru menținerea sănătății la locul de muncă.
Nu este vorba despre spam. Spamul mai există, un fapt enervant al vieții, dar există modalități de a face față acestei situații. Este distracția altor e-mailuri pe care le primim - actualizări despre software, invitații la evenimente, liste de discuții la care ne-am abonat, dar nu ne amintim niciodată să vă dezabonați - toate necesită o modalitate de organizare, sortare și trimitere a mesajelor la locul potrivit, fie că este vorba despre un dosar desemnat sau despre coșul de gunoi.
Am vorbit destul de mult despre Outlook, inclusiv despre elementele de bază ale e-mailului cum ar fi compunerea și trimiterea, modurile de a adăuga și primi atașamente, precum și importul de contacte și gestionarea agendelor de adrese. Vrem să ne îndreptăm acum atenția spre imaginea mai largă, concentrându-ne pe gestionarea inbox-urilor.
Masterat Outlook Inbox
Outlook are o multitudine de caracteristici încorporate pentru a vă ajuta să filtrați corespondența în locurile corespunzătoare. Pentru a începe, dacă faceți clic dreapta pe un mesaj sau pe un mouse până la Panglică, veți observa că există o funcție numită Pași rapizi.
Dacă îl extindem de la Panglică, putem vedea această caracteristică în întregime.
Primul lucru pe care trebuie să-l amintiți este faptul că pașii rapizi sunt în general reguli( există o caracteristică numită Reguli, pe care o vom discuta în scurt timp).Cel de-al doilea lucru pe care trebuie să-l amintiți este că, spre deosebire de regulile care funcționează în spatele scenei fără intrarea dvs., pașii rapizi se bazează pe contribuția dvs. la lucru.
Primul lucru pe care îl veți face este selectarea pasului rapid pe care doriți să îl creați. Să facem o simplă pentru a ilustra punctul nostru de vedere.
În acest pas rapid, selectăm un mesaj pe care îl considerăm diferit și faceți clic pe pasul rapid, care va muta mesajul în dosarul Misc și va marca mesajul ca citit.
Dacă faceți clic pe butonul "Opțiuni", puteți vedea modul în care este construit Quick Step și îl puteți edita, cum ar fi adăugarea sau eliminarea de părți din sau de la acesta.
De exemplu, în această captură de ecran puteți să eliminați pasul în care mesajele sunt marcate ca Citite, deci totul este mutat în folderul Miscellaneous, dar starea sa rămâne neschimbată.
Așa funcționează pașii rapizi, am putea petrece un pic de timp, prezentând diferite moduri în care pot fi create și implementate, dar vrem să trecem la Reguli pentru a ilustra diferența.
Regulile de bază ale regulilor
După cum am menționat, pașii rapizi sunt ceva în care acționați în timp ce regulile funcționează automat, în spatele scenei, în funcție de criteriile pe care le specificați. Când faceți clic pe butonul "Reguli", trebuie să alegeți "Creare regulă. .." din lista derulantă.
Condițiile principale de creare a regulilor sunt destul de fundamentale și este posibil să nu aveți nevoie să încercați nici o opțiune avansată, deci să mergem mai departe și să examinăm unele dintre aspectele lor mai simple.
În următoarea imagine, puteți vedea că poți să direcționezi e-mailuri de la anumiți expeditori sau de la subiect sau de la cine e trimis. De acolo, aveți posibilitatea ca Outlook să vă avertizeze vizual și / sau cu un sunet. De asemenea, puteți să mutați mesajul într-un anumit dosar, care, spre deosebire de utilizarea unui pas rapid, s-ar întâmpla fără intrarea dvs.
Dacă faceți clic pe butonul "Creați regula", veți vedea următorul dialog de expert.
Puteți de asemenea să faceți clic pe "Regula nouă" din fereastra Reguli și alerte.
În acest fel se va deschide prima fereastră Expert de reguli, care vă va ajuta să treceți prin proces. Regulile
sunt surprinzător de necomplicate dacă știți deja ce doriți să faceți regula. Faceți clic pe "Opțiuni avansate. .." și veți vedea ce înțelegem. Nu numai că veți vedea opțiunile de pe ecranul de bază a regulilor de creare, veți găsi o lume cu totul nouă de alte reguli pe care le puteți utiliza.
Imaginați-vă apoi că luăm pasul rapid pe care l-am creat mai devreme și doriți să îl transformați într-o regulă.Dorim să selectăm criteriile noastre din opțiunile afișate mai sus și apoi să dăm clic pe "Următorul". În acest caz, vom muta poșta trimisă în contul nostru How-To Geek.
În ecranul următor, alegeți opțiunea "mutați într-un dosar specificat" și apoi în partea de jos faceți clic pe linkul subliniat "mutați-l în dosarul specificat". Apoi vom fi afișați opțiuni care ne vor permite să redirecționăm e-mailuri cătreindiferent de dosarul pe care îl alegem, care în acest caz este "Diverse".
După ce faceți clic pe "Următorul", veți fi întrebat dacă există excepții de la această nouă regulă.Dacă nu există, puteți să faceți clic pe "Următorul" și veți trece la ecranul final, unde vi se va cere să vă denumiți noua regulă, dacă doriți să o activați, să o rulați la finalizarea acesteia și, în final, veți putea să o examinați.
Asta este, faceți clic pe "Finalizați" și sunteți bine să mergeți. Puteți vedea această regulă dând clic pe butonul "Reguli" și apoi pe "Gestionați regulile și alertele" din selecțiile derulante.
Puteți reveni oricând pentru a vă schimba regula, a adăuga altele noi, a crea copii, șterge și alte funcții. Nu uitați, dacă doriți să păstrați o regulă, dar nu doriți ca ea să ruleze tot timpul, puteți debifa doar cutia mică de lângă ea.
Dacă doriți să aflați mai multe despre mutarea automată a mesajelor într-un anumit dosar, vă recomandăm să citiți acest articol.
Ștergerea și ignorarea mesajelor de poștă electronică
Veți primi o mulțime de e-mailuri pe care nu doriți sau le doriți, indiferent dacă este vorba de un părinte exuberant sau de spam,mare provocare dacă nu știți cum să utilizați instrumentele la dispoziția dumneavoastră.
După cum puteți observa vizibil pe Panglică, există o secțiune dedicată în întregime ștergerii lucrurilor, cel mai notabil fiind butonul mare "Ștergeți" și gigantul său X. De asemenea, puteți selecta pur și simplu un mesaj sau un grup de mesaje și faceți clic pe acel butondoar atinge "Șterge" de pe tastatură.
Să ne uităm la acea secțiune Ștergere un pic mai mult și să vedem ce altceva are de oferit.În primul rând, apare butonul "Ignoră".
Ce face Ignore? Când selectați un mesaj sau o conversație și dați clic pe "Ignorați", apare o casetă de dialog.
Diferența dintre acest lucru și ștergerea pur și simplu a unei conversații este că ignorarea acesteia se va aplica la toate mesajele viitoare, ceea ce înseamnă că dacă sunteți într-o listă de discuții, iar respondenții continuă să răspundă la toate, nu le veți mai vedea, ceea ce este destul de darnutil.
Cealaltă opțiune notabilă este funcția Clean Up. Dacă faceți clic pe butonul "Curățare", veți declanșa un meniu derulant cu următoarele opțiuni
Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, veți vedea un dialog care oferă același rezultat, toate mesajele redundante vor fi trasate.
Dacă faceți clic pe butonul "Setări", veți fi redirecționat( ă) la opțiunile Conversație de curățare. După cum puteți vedea, puteți utiliza funcția Clean Up pentru a arhiva conversațiile vechi și redundante într-un alt dosar, ceea ce este probabil cea mai utilă opțiune aici. Este adesea mai bine să arhivați pur și simplu lucruri decât să le ștergeți, doar în cazul în care trebuie să vă referiți la acestea mai târziu.
În timp ce aceste caracteristici sunt minunate și vedem meritul evident în ele, acestea nu vor avea un efect prea mare asupra acelei necinstiți a scurgerilor din mesajele primite: spam.
Spam, Spam Du-te!
Spamul nu primește aceleași titluri pe care le-a făcut o dată, deoarece, în cea mai mare parte, filtrele moderne de spam fac o treabă destul de bună pentru a pune totul în pericol. Dacă utilizați Gmail sau alte servicii de poștă electronică, probabil că nu vedeți prea multe, ceea ce nu înseamnă că nu există, mai ales dacă faceți greșeala de a vă permite să împărtășiți adresa dvs. de companiecu partenerii de marketing sau faceți clic pe caseta greșită și vă înscrieți în mod eronat pentru a vă afla pe o listă de distribuție.
Ideea este că spam-ul se întâmplă, dar Outlook vă oferă modalități de a vă menține, în mare parte, controlul cu filtrele junk. Când primiți un mesaj care este în mod clar junk sau spam, puteți selecta mesajul respectiv, apoi faceți clic pe butonul "Junk" pentru o listă cu opțiuni. Pentru mesajele nedorite, veți alege "Blocare expeditor", dar pentru orice altceva, veți dori să ajustați opțiunile de e-mail nedorită.
Cu cât este mai restrictiv nivelul dvs. de filtrare, cu atât este mai mare șansa de a fi filtrate din greșeală ceva ce vreți sau doriți să vedeți. Dacă se întâmplă acest lucru, va trebui să tratați e-mailurile afectate utilizând opțiunile pe care le vedeți în captura de ecran anterioară.
Este o idee bună să petreceți ceva timp explorând opțiunile de e-mail nedorită.Puteți seta lista albă de la anumiți expeditori și anumiți destinatari, blocând în mod explicit expeditorii pe care îi știi că nu aveți încredere.
Păstrarea căsuței poștale, înclinată și medie, are devotament și atenție la detalii. Pentru a fi sincer, câteva reguli bine concepute pot compensa o mulțime de lucruri, dar întotdeauna vor fi noi provocări. Amintiți-vă aceste instrumente - pași rapizi, reguli, ignoranți și filtre nedorite - și veți fi pe cale să vă îmblânziți mesajele de poștă electronică.
Să auzim de la tine acum. Spuneți-ne despre propriile pași rapizi și reguli, sau despre modul în care gestionați spamul. Forumul nostru de discuții este deschis, astfel încât să ne împărtășească comentariile și întrebările.