1Sep
Organizarea și urmărirea numeroaselor e-mailuri de la birou în fiecare zi poate fi un loc de muncă pentru sine. Astăzi, ne uităm la utilizarea codurilor de culoare pentru a facilita identificarea subiecților mesajelor și a celor care le trimit.
Această caracteristică a fost disponibilă încă de la început în Office 2007, dar nu am reușit încă să o acoperim și a fost ceva ce am trecut cu vederea. După ce am jucat cu el ceva timp, am constatat că este o modalitate bună de a gestiona multitudinea de e-mail-uri pe care le primesc în fiecare zi. Aici vom trece prin contacte colorizatoare care trimit mesaje astfel încât să fie mai ușor de observat. De asemenea, clasificarea subiectelor în diferite grupuri de culori pare să ajute la menținerea unui lucru drept.
Expeditor codul de culoare
Deschideți Outlook și faceți clic pentru a evidenția mesajul pe care doriți să-l introduceți codul de culoare.
Accesați Instrumente și apoi Organizați.
Moduri de organizare a Mesaje primite se deschide și doriți să faceți clic pe Utilizarea culorilor. Acum puteți selecta culoarea pe care doriți să o asociați acelui contact. De asemenea, puteți alege o anumită culoare pentru mesajele trimise numai dvs., care este utilă ca o modalitate de a distinge mesajele grup și mesajele personale.
Iată un exemplu de ce se poate face cu culorile. S-ar putea să doriți doar să creați câteva culori pentru cel mai important expeditor, totuși, m-am dus puțin peste bord cu acest exemplu.
Categorii de culori
Un alt mod util de organizare vizuală a mesajelor este adăugarea de categorii de culori la acestea. Puteți personaliza subiectele de e-mail care au legătură cu fiecare categorie de culori.
Mesajul va avea bara de culoare a categoriei în partea de sus și puteți să faceți clic dreapta pe bara pentru a schimba culoarea.
De asemenea, puteți să faceți clic dreapta pe un mesaj din secțiunea Categorii pentru a schimba categoria.
Aveți posibilitatea să redenumiți fiecare categorie la orice aveți sens.
S-ar putea să doriți să creați o nouă categorie pentru e-mailuri diferite. Accesați Acțiuni \ Categorize și Toate categoriile.
În ecranul Categorii de culori, faceți clic pe Nou și dați categoriei un nume și o culoare, puteți atribui, de asemenea, o scurtătură de la tastatură.
Acum puteți sorta prin mesajele dvs. de e-mail pe baza tipului de categorie în care se află.
Dacă doriți să puteți vedea rapid e-mailul dvs. pentru a obține o idee despre ceea ce există, utilizarea categoriilor de culori poate fi de ajutor. Sperăm că acest lucru vă poate face să începeți cu organizarea mesajelor dvs. de poștă electronică, astfel încât să știți ce șefi de păr cu vârf ascuțit doriți să faceți mai eficient.