Uita de Trucuri: Iată cel mai bun mod de organizare a Inbox-ului Gmail

Trucuri pentru e-mailurile de e-mail continuă să apară.Primul Google a introdus secțiunea Mesaje prioritare și acum folosește filele de categorii. Dropbox a achiziționat căsuța poștală, care transformă căsuța poștală în mai mult o listă de sarcini. Microsoft Outlook.com are o caracteristică Sweep care vă curăță automat căsuța poștală.

Toate acestea sunt încercări de a gestiona mesajele primite pentru dvs. de e-mail. Aceste gimmicks nu sunt niciodată la fel de inteligente ca tine însuți, astfel încât să puteți face email-ul mult mai deștept prin asumarea unui rol mai activ.

Vom folosi Gmail aici, dar principiile ar trebui să fie similare pentru orice client de e-mail.

Utilizați o căsuță primară clasică

Mai întâi, vom scapa de orice gadget inbox pe care Gmail îl folosește astăzi. Aceste intrări nu primesc niciodată categoriile și prioritizarea perfectă.Te obligă să treci prin e-mail-ul tău pentru a te asigura că nu pierzi nimic și te încurajezi să păstrezi e-mailuri inutile cu spam-uri prin rotirea lor sub covor.

Pentru a utiliza o căsuță poștală mai clasică în Gmail, faceți clic pe pictograma roată și selectați Setări. Faceți clic pe fila Mesaje primite, faceți clic pe caseta de tip Inbox și selectați mai întâi Necitit. Toate filele și opțiunile de prioritate vor dispărea.

Dezabonare de la e-mail Nu vă pasă de

Cu categoriile și prioritățile dezactivate, toate e-mailurile vor fi sortate într-o singură grămadă mare. Toate mesajele electronice de notificare și buletine de știri care nu vă interesează vor fi în căsuța dvs. poștală, împreună cu e-mailurile importante importante.

Acest lucru este bun, mai degrabă decât e-mailurile care măreț nu doriți să vedeți sub covor, ar trebui să le opriți să nu ajungă complet.

Luați în considerare tipul de e-mailuri pe care nu doriți să le vedeți. Tipurile obișnuite de e-mailuri inutile includ notificările Facebook și Google+, e-mailurile promoționale și buletinele de știri pe care s-ar putea să vi le-ați înregistrat în mod neașteptat. Ori de câte ori un e-mail pe care nu doriți să îl vedeți, deschideți-l și utilizați linkul Dezabonare - veți găsi în general aceste informații chiar în partea de jos a e-mailului - pentru a vă dezabona de pe e-mail și pentru a împiedica sosirea în viitor.

( Rețineți că nu trebuie să utilizați linkul Dezabonare dacă un e-mail este de fapt spam, deoarece spammerul va lua acest lucru ca semn că cineva citește e-mailul și trimite chiar mai mult spam în felul dvs. Faceți clic pe butonul Spam dacă este un spam reale-mail și faceți clic pe Dezabonare dacă este o organizație legitimă.)

Sigur, dezabonarea de fapt este un pic mai mult de lucru în față, dar face email-ul dvs. mult mai ușor de gestionat pe termen lung. Ori de câte ori un e-mail pe care nu-l pasă de sosire, utilizați link-ul Dezabonare și imediat împiedica viitoare e-mailuri să sosească.

Trimiteți e-mailuri inutile Nu vă puteți dezabona de la coșul de gunoi

În conformitate cu legea americană( în special, actul CAN-SPAM Act), este de fapt ilegal ca o companie să nu ofere un link de dezabonare în e-mailurile acestora, astfel încât să puteți renunța la viitoarele e-mailuri. Cu toate acestea, unele companii nu au primit nota sau nu le pasă.Mai degrabă decât să continuați acțiunile legale pentru a vă dezactiva listele de e-mailuri, puteți să creați pur și simplu un filtru care trimite toate e-mailurile viitoare de la ele în coșul de gunoi, unde nu trebuie să le vedeți.

Când se ocupă de un astfel de e-mail în Gmail, deschideți-l, dați clic pe linkul Mai multe și selectați Filtrarea mesajelor ca acestea. Reglați filtrul pentru a bloca e-mailurile - de exemplu, dacă nu vă pasă niciodată de primirea altor e-mailuri de la acel expeditor, puteți să le filtrați pe baza adresei lor de e-mail. Utilizați filtrul pentru a trimite toate aceste e-mailuri în coșul de gunoi.

arhivează automat e-mailurile pe care nu doriți să le vedeți

Unele e-mailuri sunt importante pentru a avea, dar este posibil să nu doriți să le vedeți oricum. De exemplu, magazinele online vă pot trimite o confirmare de confirmare de fiecare dată când cumpărați ceva de la ei. Este bine să aveți astfel de încasări doar în cazul în care aveți nevoie de ele, dar dacă cumpărați frecvent produse și nu vreți să vedeți astfel de e-mailuri, poate doriți să le împiedicați să ajungă la căsuța de e-mail primită.

Acest lucru se aplică la multe tipuri diferite de e-mail - de exemplu, PayPal vă trimite un e-mail "Transferăm banii către banca dvs." de fiecare dată când retrageți bani. Poate doriți acest e-mail pentru înregistrările dvs., dar este posibil să nu doriți să îl vedeți în căsuța de e-mail.

Dacă arhivați automat astfel de mesaje de poștă electronică în timp ce acestea apar, puteți pune acest proces pe pilot automat. Doar deschideți un astfel de e-mail, faceți clic pe butonul Mai multe în Gmail și selectați Filtrați mesajele ca acestea. Tuneți-vă filtrul pentru a cuprinde e-mailurile pe care doriți să le prindeți - probabil pe baza Subiectului, dacă este întotdeauna același lucru. Spuneți serviciului Gmail să arhiveze automat e-mailurile și să le marcheze ca fiind citite, astfel încât să nu vă deranjeze.

De asemenea, Gmail vă poate aplica automat o etichetă, cum ar fi "Arhivate automat" sau o etichetă mai specifică.Acest lucru vă va permite să găsiți rapid e-mailurile în viitor, dacă aveți nevoie de ele.

Configurarea etichetelor automate

Dacă ați urmat acest proces, ar fi trebuit să reduceți volumul de e-mailuri primite. Acum vă vom ajuta să sortați e-mailurile care vă interesează.

Această parte este opțională, dar vă poate ajuta dacă primiți o mulțime de e-mail - în special în scopuri diferite. De exemplu, este posibil să fi combinat mai multe conturi Gmail într-o singură căsuță poștală și să primiți toate e-mailurile personale și de serviciu în același loc.

Încercați să creați filtre care sortează automat e-mailurile primite în etichete specifice. De exemplu, puteți primi e-mailuri de la Banca dvs. în mod automat pentru a obține o etichetă "Bancă".S-ar putea să aveți e-mailuri personale să obțineți o etichetă "personală" și e-mailuri de lucru să obțineți o etichetă "Work".Încasările pentru produsele achiziționate ar putea primi o etichetă "Încasări".Nu este nevoie să faceți această parte manuală - trebuie doar să configurați Gmail, astfel încât să vă sorteze automat e-mailurile în categorii pentru dvs.

Cod de culori toate aceste etichete și aveți posibilitatea ca clientul dvs. de e-mail să vă clasifice automat e-mailurile și să vă arate dintr-o privire în cazul în care provin de la. Pentru a codifica o etichetă în Gmail, faceți clic pe caseta de culoare din panoul din stânga și selectați o culoare nouă.

Cu un astfel de sistem de etichetare, puteți avea chiar aplicația Gmail pe Android și notificatorii de e-mail de pe alte platforme vă notifică numai atunci când mesajele noi ajung pe etichete importante, împiedicând supraîncărcarea notificărilor.

Dacă există anumite e-mailuri pe care doriți să le evidențiați - poate e-mailuri de la șeful sau partenerul dvs. - puteți configura un filtru pentru a marca automat mesajele de la acel expeditor atunci când sosesc. Puteți selecta un tip de poștă electronică "Primul cu stea" din setările Mesaje primite ale serviciului Gmail, astfel încât astfel de e-mailuri importante ar ajunge automat în partea de sus a Mesaje primite. Acest lucru s-ar întâmpla exact în funcție de modul în care configurați Gmail - nu ar trebui să luptați cu sistemul de priorități primite și să încercați să învățați Gmail ce este de fapt important.

Acesta nu este un proces set-it-and-forget-it. Desigur, după dezabonarea din e-mail sau configurarea unui filtru, clientul dvs. de e-mail va continua să acționeze asupra tuturor e-mailurilor primite, dar vor exista întotdeauna noi tipuri de e-mailuri care sosesc. Va trebui să luați măsuri pentru a vă dezabona și pentru a le filtra în mod corespunzător, împiedicându-vă să vă reînființați mesajele primite. Mesajele

de e-mail încearcă să automatizeze acest proces - încearcă să ascundă automat e-mailurile pe care nu doriți să le vedeți, să evidențieze ceea ce este important și să vă clasificați e-mailurile pentru dvs. Dar, cu o treabă mult mai avansată, puteți seta căsuța poștală de poștă electronică pentru a funcționa exact așa cum doriți, eliminând necesitatea acestor gimmicks.