14Sep
Câteva facilități din fluxul de lucru digital modern sunt disponibile pe scară largă, dar sunt ignorate( sau abuzate) ca fiind funcția de e-mail BCC.Dacă sunteți vinovat de abuzul sau neglijarea puterii sale( și există o șansă bună că sunteți), este timpul să vă pocăiți și, în acest proces, să reduceți spamul și să protejați intimitatea prietenilor și familiei.
Ce este BCC și de unde a venit?
Există trei sloturi pentru adrese în fiecare client de e-mail: TO, CC și BCC, care reprezintă "[livrați la", "copie carbon" și "copie orb carbon").Aceste denotări reprezintă o reținere din partea lumii care a precedat poșta electronică: scrisori fizice și memorii.În memoriile de afaceri de la jumătatea secolului, de exemplu, ar exista un slot pentru destinatarul primar, un slot CC pentru persoanele care ar fi trebuit să se afle în legătură cu comunicarea, dar care nu au fost destinatarii principali și un al treilea slot, BCC,pentru persoanele care aveau nevoie să se afle și în comunicare, dar, indiferent de motiv, identitatea lor ar fi oprită din memoriile transmise destinatarilor în sloturile de adrese TO și CC.
La apariția poștei electronice, aceleași convenții utilizate în corespondența și în memoriile de hârtie au fost copiate, atât din familiaritate, cât și din cauza faptului că au rămas utile, chiar dacă mesajul nu mai era copiat și livrat fizic.
Dacă aceste convenții existau de zeci de ani înainte de apariția e-mailului și au continuat să existe în jumătatea de secol care a intervenit sau nu, atunci unde apare problema? Există două forme de utilizare necorespunzătoare a CCA: copierea pasivă-agresivă a carbonului orb( forma neplăcută a problemei) și neglijarea utilizării copierii orb-carbon pentru protejarea intimității( probleme care apar din ignoranță).Să aruncăm o privire la cum și de ce să evităm fiecare.
Spuneți nu copierea pasivă-agresivă a carbonului neagră
Cea mai gravă utilizare a copiei orb de carbon este de a păstra agresiv pasiv agresiv un coleg. Acest tip de abuz al CCA provine din momentul în care angajații recurg la utilizarea funcției BCC ca o modalitate de a le stinge indirect pe colegii lor, de a le suge pe seful lor sau de a se angaja într-un alt loc în locurile de muncă disfuncționale la locul de muncă.
Imaginea este multumita de comics-ul EC.
Un angajat ar putea, de exemplu, să-și pună șeful în calitate de destinatar BCC pe un e-mail pe care îl trimite unui alt angajat astfel încât șeful lor să vadă că comunică cu celălalt angajat sau că celălalt angajat nu reușește să îndeplinească un fel de obligațiesau termenul limită.Acest tip de comunicare secretă-veveriță este în general înmulțită la locul de muncă și nu ne propunem să susținem nici un fel de comportament care să reproducă un mediu de lucru agresiv, mic și pasiv.
Singurul nostru sfat pe această temă este: Opriți-l.
Cu excepția cazului în care departamentul dumneavoastră de resurse umane sau șeful dvs. în mod explicit vine la dvs. și vă instruiește la BCC comunicările dvs., ar trebui să evitați practica.
Dacă persoanele care nu fac parte din comunicarea primară trebuie să fie ținute în buclă, chiar mai mari, cele mai bune practici sunt să le includă în calitate de destinatari ai CC și să notifice adresele destinatarilor cu privire la cine a fost inclus și din ce motiv.
Acest lucru nu numai că generează un dialog mai matur la locul de muncă, ci vă ajută să evitați un eveniment deosebit de jenant: dacă șeful sau alt destinatar al CCA folosește funcția de răspuns - toate acestea se dezmembrează efectiv și dezvăluie căconținutul e-mailului anterior.Încercați să explicați că unul al colaboratorului pe care îl conspirați împotriva răcitorului de apă.
Din fericire, numărul persoanelor care utilizează în mod malefic funcția BCC este mic, ceea ce ne conduce la cei care formează cea mai mare parte a abuzului: cel nedorit.
Prietenii nu copiază cardurile de prietenie
Dacă majoritatea oamenilor nu folosesc în mod rău funcția CCA ca parte a unei campanii de luptă psihologică împotriva colegilor lor, atunci unde ne lasă asta? Ne lasă cu milioane de oameni care neglijent ignorat chiar să folosească funcția BCC în primul rând.
Imagine favoare a Bibliotecii Publice Denver, Colecția de istorie occidentală.
De ce este atât de importantă funcția BCC?Acesta vă permite să trimiteți un e-mail cuiva fără ca acea persoană să vadă pe toți ceilalți care primesc e-mailul, protejând efectiv informațiile lor personale. Iată un exemplu de trimitere prin e-mail, care a fost eliminat din propriile noastre arhive de e-mail:
Fiecare blur albastru din imaginea filtrată de confidențialitate de mai sus este o adresă de e-mail. Nu numai că au fost mai mult de 40 de adrese de e-mail în lista destinatarilor în care am fost incluși, dar există două seturi de blocuri din partea stângă în e-mailul transmis( văzute mai sus), care includ 13 și, respectiv, 8 adrese de e-mail. Aceasta înseamnă că există peste 60 de adrese de e-mail în întregul corp al e-mailului.
Acum vă puteți întreba: "Și ce? Ce contează? "Este important din mai multe motive.În primul rând, există problema simplă a confidențialității și tratarea cu respect a confidențialității persoanelor din lista dvs. de contacte( fie ei prieteni, familie sau asociați de afaceri).Este de la sine înțeles că cei care declanșează în față și e-mailurile în masă cu zeci de prieteni și asociați nu au timp să contacteze personal fiecare dintre acești zeci de destinatari și să întrebe dacă ar dori ca informațiile de contact să le fie împărtășite cu toți ceilalțilista destinatarilor. Este absolut lipsit de respect pentru a partaja informațiile de contact fără permisiunea persoanei în cauză.
Devine din ce în ce mai lipsit de respect și de supărător, cu cât sunt mai diverse mulțimea de oameni pe care sunteți e-mail. Dacă trimiteți prin e-mail zece persoane într-o mică organizație civică care se cunoaște deja, problema ar putea fi neclară.Dacă sunteți un profesor și trimiteți prin email zeci( dacă nu chiar sute) de elevi un material suplimentar, vă împărtășesc dintr-o dată informațiile personale de contact ale multor persoane cu o mulțime de alte persoane cu care s-ar putea să nu le împărtășească.Mai rău, dacă cineva lovește în mod accidental "Răspundeți tuturor" la oricare dintre e-mailurile pe care le trimiteți cu sloturi TO și CC încărcate complet, fiecare persoană din lista primitivă originală primește răspunsul. În cel mai bun caz, este relativ inofensiv, dar cu siguranță pierde timpul tuturor celor care deschid e-mailul pentru a vedea ce este nou în discuție.În cel mai rău caz, așa cum sa întâmplat de mai multe ori în corporații din întreaga lume, e-mailul poate să-și ia o viață proprie, deoarece sute de angajați răspund, susțin și interacționează altfel cu e-mailul. Un astfel de răspuns - toate reacțiile în lanț pot sparge mii de e-mailuri și pot chiar să provoace războaie cu flacără( a existat un astfel de război de flacără la Tandem Computers la sfârșitul secolului al XX-lea, care a durat ani ).
În al doilea rând, și de o preocupare mai practică pentru aceia dintre dvs. care ar putea să aibă mai multă grijă de eticheta de e-mail bună și protecția vieții private a prietenilor, aceste tipuri de e-mailuri în vrac pot crea neclar liste de adrese de e-mail pentru software rău intenționat și spammeri pentru a recolta. Dacă adresa dvs. de e-mail se termină pe un e-mail imens trimis trimis în jurul lumii proverbiale, puteți fi siguri că undeva de-a lungul liniei veți ajunge pe o listă de spam. Mai rău, dacă unul dintre utilizatorii care se termină cu adresa de e-mail trimisă în interiorul intrărilor lor se termină lovită de malware care replică prin intermediul listelor de contacte și adreselor de e-mail găsite în căsuța poștală, veți sfârși probabil cu un e-mail rău intenționatgăsindu-și drumul spre tine.
Utilizarea BCC Wisely
Dacă vă aflați în tabăra din urmă, cei care ignoră funcția BCC, probabil vă întrebați ce puteți face pentru a evita confidențialitatea și securitatea faux pas pe care ni le-am prezentat mai sus. Nu vă faceți griji, odată ce știți cât de teribil este să ignorați funcția BCC, devine ușor de văzut ce trebuie să faceți pentru a vă spălați de comportamentele anterioare de e-mail săraci.
În primul rând, și mai presus de toate, începeți să vă întrebați: "Chiar trebuie să trimit acest e-mail tuturor celor de pe lista mea de contacte? Treizeci dintre ei? Oricare dintre ele? "Răspunsul la aceste întrebări pentru majoritatea e-mailurilor este: Nu. Nu aveți nevoie să trimiteți un e-mail personal sau să le transmiteți tuturor persoanelor din lista de contacte.
În al doilea rând, atunci când vă faceți găsiți-vă cu un motiv legitim pentru a trimite un e-mail o mulțime de oameni la un moment dat. De exemplu, treci la un nou furnizor de e-mail sau vrei să-ți trimiți noua adresă de corespondență unei sută de prieteni și rude ale tale, singurul lucru care trebuie făcut este să-ți pui adresa în slotul BCC.Acest lucru garantează că toate eșecurile de e-mail în masă TO / CC sunt eliminate: adresele de e-mail ale tuturor destinatarilor sunt păstrate private, nu există nici o șansă de un bot spam sau o bucată de malware pe computerul unuia dintre destinatari recoltind e-mailul altui destinatar;dacă oricare dintre aceștia trebuie să vă răspundă să vă adresați o întrebare sau altceva, ei nu își vor dezvălui întrebarea sau comentariul celorlalți.
BCC sporește intimitatea, sporește securitatea și reducerea numărului de mesaje primite de la prietenii și asociații care trebuie să treacă.Nu este absolut nici un motiv să nu folosiți acest lucru atunci când faceți acest lucru este la fel de simplu ca introducerea adreselor într-un alt slot de adrese.