5Aug
Creați documente cu adevărat lungi în Word? Dacă da, știți probabil că acel cuvânt nu joacă întotdeauna bine cu ei. Este de obicei mai inteligent să vă împărțiți documentele lungi în mai multe fișiere Word.
Dar, atunci, cum să vă asigurați că paginile sunt numerotate corect și creează cu ușurință un cuprins și un index pentru întregul document? Aici poate fi utilă documentul principal al documentului Word. Acesta vă permite să combinați mai multe fișiere Word într-un singur fișier Word.
Un document principal este un fișier Word care conține legături către un set de alte fișiere Word separate, numite subdocumente. Conținutul subdocumentelor nu este inserat în documentul principal. Documentul principal conține numai linkuri către subdocumente. Acest lucru vă permite să editați subdocumentele separat. Orice modificare făcută în subdocumente este încorporată automat în documentul principal. Dacă există mai multe persoane care lucrează la un singur document, un document principal vă permite să trimiteți diferite părți ale documentului unor persoane diferite pentru a lucra la.
În acest articol, vă vom arăta elementele de bază ale creării unui document principal și a subdocumentelor de la zero și crearea unui document de bază din subdocumentele existente. De asemenea, vă prezentăm cum puteți adăuga cu ușurință un cuprins la începutul documentului principal.
Creați un document principal de la zero
Dacă porniți un document master nou, fără subdocumente existente, puteți crea unul de la zero. Pentru a face acest lucru, creați un nou document Word gol și salvați-l, indicând în numele fișierului că este un document principal.
După ce ați salvat fișierul de document principal, faceți clic pe fila Vizualizare și faceți clic pe Schiță în secțiunea Vizualizări documente din fila.
Începeți să introduceți rubricile documentului în forma conturului, utilizând lista derulantă a stilurilor de nivel și săgețile verde dreapta și stânga din secțiunea Instrumente outline din fila Outlining pentru a modifica nivelurile titlurilor.
După ce ați introdus toate rubricile dorite, faceți clic pe Afișare document în secțiunea Document principal din fila Prezentare.
Mai multe opțiuni devin disponibile în secțiunea Document principal din fila Outlining. Selectați întreaga schiță din document și faceți clic pe Creare.
Apăsând pe butonul Creare, fiecare document se află în cutia proprie. Salvați din nou fișierul documentului principal în acest moment.
Fiecare casetă din documentul principal devine un fișier separat, după cum se arată mai jos. Numele primului titlu din fiecare casetă din documentul principal este folosit ca nume de fișier pentru fiecare fișier subdocument.
Pentru a vă întoarce la vizualizarea anterioară, cum ar fi Print Layout( Aspect imprimare), faceți clic pe Close Close( Închidere) în secțiunea Close( Inchidere) din fila Outlining( Înlăturare).
Pentru a adăuga un cuprins în documentul dvs. principal, puneți cursorul la începutul documentului și faceți clic pe fila Referințe. Faceți clic pe butonul derulant Cuprins din secțiunea Cuprins. Selectați una dintre opțiunile de tabelă automată pentru a introduce un tabel de conținut generat automat la punctul de inserare.
Pentru a vedea pauzele de secțiuni inserate de Word atunci când ați creat subdocumentele, faceți clic pe fila Pagina principală și faceți clic pe butonul simbol paragraf din secțiunea Paragraf.
Word afișează pauzele secțiunilor și ce tipuri sunt.
NOTĂ: Când creați un document de bază de la zero, Word introduce o pauză de secțiune continuă înainte și după fiecare subdocument pe care îl creați. Aceasta înseamnă că nu există nicio rupere de pagină în document. Puteți schimba cu ușurință tipul fiecărei rupturi de secțiune.
Următoarea imagine arată modul în care documentul dvs. arată în modul schiță, cu subdocumentele afișate expandate.
Creați un document principal utilizând fișiere Word existente
Dacă aveți unele documente existente pe care doriți să le includeți într-un document principal, puteți crea un nou fișier de document principal și puteți insera documentele existente subdocument. Pentru a face acest lucru, creați un nou document Word gol și salvați-l așa cum am menționat mai devreme atunci când creați un document de bază de la zero.
Faceți clic pe fila Vizualizare și apoi pe Contur în secțiunea Vizualizări documente. Fila Outlining devine disponibilă și activă.Faceți clic pe Afișați documentul în secțiunea Document principal pentru a activa opțiunile suplimentare. Pentru a adăuga un subdocument la documentul principal, faceți clic pe Inserare.
În caseta de dialog Insert Subdocument, navigați la locația documentelor pe care doriți să le inserați. Selectați primul fișier și faceți clic pe Deschidere.
NOTĂ: Ar putea fi mai ușor să stocați fișierele subdocumentului în același director ca și fișierul de document principal.
Dacă se afișează următoarea casetă de dialog, care vă spune despre un stil care există atât în subdocument, cât și în documentul principal, faceți clic pe butonul Da la toate. Aceasta păstrează toate stilurile din subdocument în concordanță cu stilurile din documentul principal.
Repetați pașii pentru inserarea subdocumentelor pentru fiecare dintre documentele pe care doriți să le includeți în documentul dvs. principal. Când ați terminat, puteți restrânge subdocumentele, dacă doriți. Pentru aceasta, faceți clic pe Reducere subdocumente în secțiunea Document principal din fila Outlining.
Trebuie să salvați documentul pentru a restrânge subdocumentele, astfel încât să apară următoarea casetă de dialog dacă nu ați făcut-o. Faceți clic pe OK pentru a salva documentul.
Observați că calea completă către fiecare fișiere subdocument va fi afișată în fiecare casetă de subdocumentare. Pentru a deschide un subdocument pentru editare, puteți să faceți dublu clic pe simbolul documentului din colțul din stânga sus al casetei subdocument sau să apăsați Ctrl + Clic pe linkul către fișier.
NOTĂ: Când importați fișierele Word existente într-un fișier de document principal, Word introduce o pauză de secțiune a paginii următoare și o ruptură continuă a secțiunii după fiecare subdocument. Din nou, puteți schimba cu ușurință tipul fiecărei secțiuni, dacă este necesar.
Pentru a vizualiza documentul principal într-o vizualizare non-outline, faceți clic pe fila Vizualizare și faceți clic pe Print Layout sau alt tip de vizualizare în secțiunea Views Views.
Puteți adăuga un cuprins în același mod pe care l-am menționat mai sus când creați un document principal și subdocumente de la zero.
Odată ce ați inclus toate subdocumentele din documentul principal, puteți adăuga sau edita anteturi și subsoluri, creați cuprinsul( după cum am ilustrat), creați un index și lucrați asupra altor părți ale documentului comune pentruîntregul document.
Pentru ambele metode discutate în acest articol pentru crearea documentelor principale, atunci când editați un document inclus într-un document principal, conținutul acestui subdocument este actualizat în documentul principal.
Documentele principale din versiunile anterioare ale Word au deteriorat uneori documentele. Este posibil să întâmpinați această problemă în Word 2010. Pentru mai multe informații, consultați site-ul Microsoft Answers.