26Aug
Aj v týchto časoch rýchleho pripojenia na internet, obrovských pevných diskov a veľa voľného úložiska cloud, veľkosť súboru niekedy záleží.Možno máte obmedzenú veľkosť súborov, ktoré môžete posielať alebo prijímať prostredníctvom e-mailu, alebo by ste mohli mať malý priestor na disku. Bez ohľadu na dôvod, ak máte dokumenty balíka Office, ktoré obsahujú obrázky, môžete výrazne znížiť veľkosť týchto súborov.
Office už pracuje za scénami, čo pomáha udržať veľkosť súborov malú.Novší typ súboru DOCX v podstate funguje ako súbor ZIP, ktorý komprimuje obsah súboru. Obrázky a text, ktoré sa v dokumente objavia viac ako raz, sú uložené iba raz v aktuálnom súbore. Takže aspoň v novších verziách aplikácií balíka Office zistíte, že veľké veľkosti súborov sú zvyčajne výsledkom toho, že v dokumentoch máte veľa rôznych obrázkov.
Dobrou správou je, že aplikácie Office ponúkajú aj niektoré praktické nástroje na udržanie týchto veľkostí obrázkov. V tomto článku používame ako príklad Office 2016( presnejšie Word 2016).Nájdete však rovnaké nástroje, o ktorých diskutujeme v iných aplikáciách balíka Office, napríklad v aplikáciách Excel a PowerPoint a v predchádzajúcich verziách balíka Office, ktoré sa vrátia aspoň k roku Office 2010.
Komprimovať obrázky v dokumente úradu
Prvý krok,zmenšiť veľkosť súboru dokumentu s obrázkami je komprimovať tieto obrázky. Každá aplikácia balíka Office ponúka praktický nástroj na prácu. Tu používame program Word( a to je to, o čom sa budeme odvolávať v nasledujúcich krokoch), ale funkcie nájdete na rovnakom mieste v iných aplikáciách balíka Office.
V dokumente kliknite na ľubovoľný obrázok a vyberte ho. Ak vyberiete obrázok, kliknite na ponuku Formát, ktorá sa zobrazí na paneli nástrojov balíka Office.
V ponuke Formát kliknite na tlačidlo Komprimovať obrázky.
V okne Komprimovať obrázky kliknite na tlačidlo "Použiť len na tento obrázok", ak chcete komprimovať iba vybratý obrázok. Ak táto možnosť nie je začiarknutá, vaše akcie sa vzťahujú na všetky obrázky v dokumente. Ak máte v dokumente orezané obrázky a chcete odstrániť oblasti, ktoré ste orezali, vyberte možnosť Odstrániť orezané oblasti obrázkov. Stačí si uvedomiť, že ak vyberiete túto možnosť, nebudete môcť orezanie vrátiť neskôr, ak znovu nezadáte pôvodný obrázok. Môžete tiež zvoliť rozlíšenie, na ktoré chcete komprimovať obrázky. Vyberte najnižšie rozlíšenie, ktoré pokryje vaše potreby. Keď skončíte, kliknite na tlačidlo OK.
V závislosti od počtu obrázkov vo vašom dokumente môže chvíľu trvať Word, aby ich všetky komprimovali. Po dokončení uložte dokument a skontrolujte novú veľkosť súboru. Ak si nie ste istý, že sa chcete držať týchto zmien, môžete vždy uložiť dokument ako nový súbor a potom porovnať veľkosti súborov s pôvodnou verziou.
Odstránenie informácií o úprave z obrázkov
Aplikácie pre kanceláriu ponúkajú všetky druhy skvelých nástrojov na úpravu obrázkov postavených priamo. Keď ich použijete, aplikácia Word si zachová pôvodný obrázok a sleduje úpravy, ktoré ste vykonali, aby ste ich mohli vrátiť späť alebo vrátiť sapôvodný obrázok by ste mali potrebovať.Ak ste spokojný so spôsobom, akým ste naformátovali obrázky, všetky uložené informácie o úprave len zvyšujú veľkosť vášho súboru. Ak kompresia obrázkov v dokumente nezvýšila vašu veľkosť súboru dostatočne ďaleko, môžete Word tiež odstrániť uložené informácie o formátovaní.Znova môžete skôr, ako začnete, uložiť dokument ako nový súbor, aby ste sa v prípade potreby vrátili k pôvodnému dokumentu.
Pri otvorenom dokumente kliknite na ponuku Súbor.
V ponuke Súbor kliknite na položku Možnosti.
V okne Možnosti programu Word z výberu vľavo kliknite na položku Rozšírené.
V okne Rozšírené možnosti aplikácie Word prejdite nadol na časť "Veľkosť a kvalita obrázka" vpravo. Zvoľte možnosť Zrušiť úpravu údajov, aby program Word pri ukladaní súboru odstránil informácie o formátovaní.Ďalšie možnosti v tejto časti umožňujú chrániť dokument pred kompresiou obrázkov a zvoliť predvolené rozlíšenie pre kompresiu obrázkov( aj keď vždy môžete zvoliť nové rozlíšenie pri kompresii).
Keď ste to urobili, uložte súbor( alebo uložte ako nový súbor) a potom skontrolujte novú veľkosť súboru. Pravdepodobne bude mať trochu dobré.
V našom príklade sme prevzali súbor programu Word( "File 1.docx" na nasledujúcom obrázku), ktorý obsahuje približne 20 obrázkov dobrej kvality a vážilo sa takmer vo veľkosti 48 MB.Mnohé z týchto obrázkov boli orezané, niektoré boli zmenené a niektoré boli upravené inými spôsobmi. Po kompresii obrázkov a odstránení uložených informácií o formátovaní je teraz nový súbor( "Súbor 2( komprimovaný). docx" v nasledujúcom obrázku) je teraz tesne pod 35 MB, približne o 27% zníženie veľkosti súboru. A na ilustráciu zabudovanej kompresie vo formáte DOCX sme taktiež zipsovali tento súbor. Ako vidíte, rozdiel medzi veľkosťou súborov so zipsom a rozbalením je zanedbateľný.
A to je všetko! Obrázky sú veľké a môžu rýchlo zvýšiť veľkosť dokumentov balíka Office. Ale použitím vstavaných kompresných nástrojov v aplikáciách balíka Office a odstránením starých informácií o úprave môžete značne znížiť veľkosť dokumentov balíka Office, ktoré obsahujú obrázky bez veľkého úsilia.