Ako testovať "čitateľnosť" vášho písania v aplikácii Microsoft Word alebo Outlook

Aplikácie Microsoft Word a Outlook už dlho predstavujú schopnosť zobraziť štatistiku "čitateľnosti" pre to, čo píšete, takže viete, ako jednoduché alebo komplexné píšete. To vám môže pomôcť zaistiť, aby písanie bolo pre vaše cieľové publikum dostatočne čitateľné.

V starších verziách programu Word bola vo vašom stavovom riadku len jedna voľba. Vo verziách začínajúcich od roku 2013 musíte povoliť prvok a potom k nemu pristupovať spustením kontroly kúzla a gramatiky.

Kontrola pravopisu a gramatiky v aplikácii Word a Outlook sa vyskytuje v kontrolnom paneli a ponúka dosť solídny spôsob overenia dokumentov. Existujú aj niektoré lepšie doplnky kontroly gramatiky pre program Office, ale aj keď ich máte zapnuté, budete musieť povoliť vstavanú gramatickú kontrolu, aby ste mohli používať štatistiky čitateľnosti.Či to stojí za to, že je na vás. A ak vám nevadí, že je kontrola gramatiky aktívna, ale radšej nechcete byť rozptýlená tým, že sa počas práce vyčerpáva, zdôraznite, že počas písania vždy môžete vypnúť kontrolu pravopisu a gramatiky.

Ako povoliť štatistiku čitateľnosti

Ak chcete získať prístup k štatistikám čitateľnosti v programe Word, musíte najprv zapnúť túto funkciu. V programe Word kliknite na kartu Súbor a potom na položku Možnosti. V okne Možnosti vyberte kartu Proofing. Ak chcete začiarknuť políčka "Kontrola gramatiky s hláskovaním" a "Zobraziť štatistiku čitateľnosti".Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.

Proces je podobný v programe Outlook. Kliknite na kartu Súbor a potom na položku Možnosti. V okne Možnosti vyberte kartu Pošta a potom kliknite na tlačidlo "Pravopis a Autokorenie".

V okne Možnosti editora vyberte kartu Proofing. Ak chcete začiarknuť políčka "Skontrolovať gramatiku s pravopisom" a "Zobraziť štatistiku čitateľnosti", kliknite na tlačidlo OK.

Všimnite si, že v programe Word aj v programe Outlook môžete zrušiť výber možností kontroly pravopisu a gramatických chýb pri písaní, ak zistíte, že rušíte.

Ako zobraziť štatistiku čitateľnosti

Teraz, keď ste povolili čítanie štatistických údajov, kontrola skóre čitateľnosti dokumentu alebo výberu textu je jednoduchý.Jediné, čo musíte urobiť, je spustenie kúzla a kontroly gramatiky. Môžete si vybrať konkrétny text, ktorý chcete skontrolovať, alebo sa uistite, že nie je vybratá žiadna voľba na kontrolu celého dokumentu. Začnite kontrola pravopisu a gramatiky stlačením klávesu F7 alebo kliknutím na tlačidlo Proofing v stavovom riadku v spodnej časti okna.

Spustite kontrolu pravopisu a gramatiky a keď skončíte, objaví sa okno Štatistika čitateľnosti.

Okno zobrazuje niektoré základné štatistiky, ako sú počet slov a znakov, spolu s niektorými priemermi ako sú vety v odseku. V sekcii Čitateľnosť uvidíte dva body: Flesch Reading Ease a Flesch-Kincaid Level Level. Obe skóre sú založené na vzorcoch, ktoré zodpovedajú priemernej dĺžke vety( ASL) a priemerných slabikách na slovo( ASW).

• Flesch Reading Ease .Toto skóre hodnotí čitateľnosť vášho textu na 100-bodovej stupnici, pričom vyššie skóre je ľahšie čitateľné.Skóre od 0 do 60 rokov sa zvyčajne považuje za vysokoškolské alebo vysokoškolské vzdelanie a je ťažko čitateľné.Skóre z 60-80 sa považuje za rozumne ľahko čitateľné a písané v bežnej angličtine. Väčšina profesionálnych dokumentov spadá do tohto rozsahu. Vyššie skóre ako 80 sú považované za ľahko čitateľné pre deti.
• Flesch-Kincaid Úroveň stupňa .Toto skóre hodnotí čitateľnosť textu na základe stupňov učebných osnov v USA.Skóre skóre 4,0 znamená napríklad písanie, ktoré je možné pochopiť štvrtým porovnávačom. Väčšina profesionálnych dokumentov klesá niekde v rozmedzí od 7,0 do 11,0.

A ak sa vám páči poznať matematické zachytenie vecí, vzorec použitý na určenie skóre Flesch Reading Ease je:

206.835 -( 1.015 x ASL) -( 84.6 x ASW)

Vzorec použitý na určenie skóre Flesch-Kincaid Level Levelje:

( .39 x ASL) +( 11.8 x ASW) - 15.59

A to je všetko! Je to jednoduchá funkcia, ktorú môžete povoliť a používať, a aj keď možno nebudete chcieť založiť všetko, čo píšete na skóre čitateľnosti, môžu byť stále užitočným nástrojom na to, aby ste sa uistili, že narazíte na správne publikum so svojím písaním.