1Sep
Organizovanie a sledovanie mnohých e-mailov v kancelárii každý deň môže byť prácou pre seba. Dnes sa pozrieme na použitie farebných kódov, ktoré uľahčujú identifikáciu predmetov správy a kto ich posiela.
Táto funkcia bola od začiatku k dispozícii v balíku Office 2007, ale zatiaľ sme ju nepokryli a bolo to niečo, čo som prehliadal. Po tom, čo som sa s ním chvíľu zahrával, zistil som, že je to dobrý spôsob, ako spravovať množstvo e-mailov, ktoré dostávam každý deň.Tu budeme prechádzať farebnými kontaktmi, ktorí posielajú správy, aby boli ľahšie na mieste. Zdá sa, že aj kategorizácia predmetu do rôznych skupín farieb pomôže udržať vec rovný.
Odosielače kódov
Otvorte program Outlook a kliknutím na zvýraznite správu, ktorú chcete sfarbiť.
Prejdite na položku Nástroje a potom Usporiadať.
Ways to Organize Inbox sa otvorí a chcete kliknúť na Použiť farby. Teraz môžete vybrať farbu, ktorú chcete priradiť ku kontaktu. Môžete tiež vybrať určitú farbu pre správy odoslané iba vám, ktorá je vhodná ako spôsob rozlíšenia medzi skupinovými a osobnými správami.
Tu je príklad toho, čo sa dá robiť s farbami. Možno by ste však chceli vytvoriť len pár farieb pre najdôležitejšieho odosielateľa, aj keď som s týmto príkladom trochu prešiel cez palubu.
Farebné kategórie
Ďalším užitočným spôsobom, ako vizuálne usporiadať správy, je pridať do nich kategórie farieb. Môžete prispôsobiť, ktoré e-mailové predmety súvisia s každou farebnou kategóriou.
Správa bude obsahovať farebný riadok kategórie v hornej časti a môžete kliknúť pravým tlačidlom myši na lištu a zmeniť farbu.
Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na správu v sekcii Kategórie a zmeniť kategóriu.
Môžete premenovať každú kategóriu na to, čo vám dáva zmysel.
Možno budete chcieť vytvoriť novú kategóriu pre rôzne e-maily. Prejdite na Akcie \ Kategorizovať a Všetky kategórie.
Na obrazovke Color Categories( Kategórie farieb) kliknite na New( Nové) a priradíte kategóriu názov a farbu, môžete k nej priradiť aj klávesovú skratku.
Teraz môžete zoradiť svoje e-mailové správy na základe druhu kategórie, v ktorej sa nachádzajú.
Ak chcete mať rýchly pohľad na váš e-mail a získať predstavu o tom, čo je, môžete použiť kategórie farieb. Dúfajme, že vám to môže začať s organizovaním vašich e-mailov, takže viete, čo chcú šeredí šéfov robiť efektívnejšie.
