11Sep
Všetci máme niekoľko veľkých kusov textu, ktoré musíme písať pravidelne - napríklad vaša adresa, dlhé mená alebo frázy alebo dokonca aj tabuľky a obrázky, ktoré často používate. Funkcia automatického textu v programe Word umožňuje ukladať tieto kúsky textu a rýchlo ich vkladať niekoľkými stlačeniami klávesov, aby ste mohli menej času písať.
Funkcia automatického textu je už dlhší čas súčasťou balíka Office, ale teraz je súčasťou balíka Quick Parts, ktorý bol pridaný do balíka Office 2007. Okrem položiek funkcie Automatický text umožňuje funkcia rýchlych častí vkladať vlastnosti dokumentu( napríklad názov aautor) a polia( napríklad dátumy a čísla stránok).Záznamy rýchlych častí a automatického textu sú tiež známe ako "stavebné bloky" a Word je vybavené mnohými preddefinovanými stavebnými blokmi. Môžete tiež pridať toľko vlastných stavebných blokov, ako chcete.
POZNÁMKA: Už sme písali o tom, ako odkazovať na text z iných dokumentov v programe Word, aby ste mohli vložiť opakovane použiteľný obsah do iných dokumentov, ktoré sa automaticky aktualizujú.Tento trik, o ktorom sa hovorí v tomto článku, je podobný používaniu položky automatického textu. Po vložení obsahu pomocou položky automatického textu sa však tento obsah nebude automaticky aktualizovať pri zmene položky Automatický text.
Tam je iný softvér tam, rovnako ako free PhraseExpress pre Windows, ktorý vykonáva podobnú úlohu celého systému. Je to skvelé, pretože funguje v každej aplikácii, nie iba v programe Word, ale AutoText má niekoľko vlastných výhod - konkrétne má viac formátovacích možností( najmä Word-špecifické) ako PhraseExpress a je k dispozícii všade tam, kde je Word. Ak nemáte napríklad možnosť nainštalovať programy tretej strany do pracovného počítača, môžete stále používať funkciu automatického textu.
Položky automatického textu môžete ukladať iba v šablónach, nie v samotných dokumentoch.Štandardne sú nové položky automatického textu uložené v šablóne Normal.dotm. Toto obmedzuje dostupnosť položiek automatického textu iba na vašom počítači, pokiaľ zdieľate šablónu Normal.dotm s inými zariadeniami. Položky automatického textu môžete pridať do vlastných šablón, ale s týmto obsahom sú obmedzenia, o ktorých budeme diskutovať neskôr v tomto článku.
Ako vytvoriť nový text automatického textu
Ak chcete začať, vytvorte nový dokument programu Word a zadajte obsah( text, obrázky, tabuľky atď.), Ktoré chcete pridať ako položka automatického textu. Potom zvýraznite obsah a kliknite na kartu "Vložiť".
Ak chcete, aby bol váš text automatického textu uložený s formátovaním odseku pre všetky odstavce v položke, vrátane posledného odseku, uistite sa, že značka odseku na konci posledného odseku je súčasťou vášho výberu. Značka odseku uloží formátovanie pre odsek. Ak nevyberiete značku odseku na konci odstavca, tento odsek pri vkladaní zaujme štýl odseku okolitého textu. Ak nevidíte značku odseku na konci každého odstavca, môžete si vybrať, či sa má zobraziť v možnostiach. Akékoľvek formátovanie znakov, ktoré ste použili na obsah Automatického textu, sa automaticky uloží do položky Automatický text.
V sekcii "Text" kliknite na tlačidlo "Preskúmať rýchle diely" a presuňte myš nad "AutoText" v rozbaľovacej ponuke. Potom vyberte v submenu možnosť "Uložiť výber do galérie automatického textu".
POZNÁMKA: Možno si všimnete voľbu "Save Selection to Quick Gallery", ktorá je dostupná priamo v ponuke "Quick Parts".Táto voľba pridáva vybratý text ako položku "Rýchle časti" a nie položku "Automatický text".Položky "Quick Parts" a "AutoText" sú obidve stavebné bloky. Položku môžete pridať takto, ale budeme diskutovať o jej pridaní ako položka automatického textu.
Zobrazí sa dialógové okno "Vytvoriť nový stavebný blok".Zadajte názov položky Automatický text do poľa "Názov".
Odporúčame vám, aby sa názvy vašich položiek automatického textu dostatočne odlišovali, takže musíte zadávať iba niekoľko znakov názvu a vložiť každú položku do dokumentu. Ak má viacero položiek automatického textu názvy, ktoré sú veľmi podobné, musíte zadať dostatok mena, aby program Word vedel, ktorý vstup chcete vložiť.
Môžete tiež zmeniť kategóriu pre túto položku. Rozbaľovací zoznam "Kategória" poskytuje možnosť "Vytvoriť novú kategóriu", ktorá vám umožňuje pridať túto položku automatického textu do vlastnej kategórie. Môžete tiež zmeniť "Galériu", v ktorej je položka vytvorená.
Rozbaľovací zoznam "Možnosti" vám umožňuje určiť spôsob vloženia záznamu do dokumentu. Ak vkladáte malý text, napríklad názov spoločnosti, zvoľte možnosť "Vložiť iba obsah", ktorý vloží obsah položky do riadku na kurzore. Môžete tiež vložiť obsah ako vlastný odsek alebo na jeho vlastnú stránku( dokonalý pre vytvorenie štandardných titulných stránok).
Prijať predvolené nastavenie pre rolovací zoznam "Uložiť do".Tým sa uloží položka automatického textu do šablóny Normal.
Po nastavení nového zadania automatického textu kliknite na tlačidlo "OK".
Keď zatvoríte posledný dokument programu Word, ktorý ste otvorili, nasledujúce dialógové okno sa môže zobraziť s otázkou, či chcete uložiť zmeny vykonané do šablóny Normal.dotm, ak ste zapli možnosť, ktorá bude vyzvaná na uloženie šablóny Normal, Ak chcete uložiť položku automatického textu do šablóny "Normal.dotm", kliknite na tlačidlo "Uložiť".
Ako vložiť položku automatického textu do dokumentu
Teraz, keď sme vytvorili novú položku funkcie Automatický text, vložme ju do dokumentu. Vytvorte nový dokument programu Word alebo otvorte existujúci dokument. Kliknite znovu na kartu "Vložiť" a v rozbaľovacej ponuke presuňte kurzor myši na položku "AutoText".Všimnete si, že zadaná položka automatického textu je dostupná priamo v submenu "Automatický text".Vyberte ho a vložte obsah do tejto položky.
Položku automatického textu môžete vložiť jednoducho tak, že začnete zadávať názov položky Automatický text. Zobrazí sa malý vyskakovací okienko s názvom zodpovedajúceho záznamu v automatickom texte a inštrukciami, ktoré vám povedia, že stlačíte klávesu "Enter".Stlačením tlačidla "Enter" vložte celú položku AutoText do dokumentu. Môžete tiež stlačiť tlačidlo "F3".
Obsah položky AutoText sú vložené spolu s pôvodnými prestávkami a formátovaním.
Aby ste mohli rýchlejšie a ľahšie vložiť položky AutoText, môžete pridať tlačidlo "AutoText" na panel nástrojov Rýchly prístup.
Ako zapnúť možnosť "Zobraziť návrhy automatického dokončenia"
Ak sa pri zadávaní názvu položky automatického textu nezobrazuje návrh automatického dokončovania, bude pravdepodobne potrebné zapnúť možnosť "Zobraziť návrhy automatického dokončovania".
Ak chcete zapnúť možnosť "Zobraziť návrhy automatického dokončovania", otvorte existujúci dokument programu Word alebo vytvorte nový a kliknite na kartu "Súbor".
Na obrazovke zákulisia kliknite na "Možnosti" v zozname možností naľavo.
V zozname položiek na ľavej strane dialógového okna "Možnosti programu Word" kliknite na položku "Rozšírené".
V sekcii "Možnosti úpravy" kliknite na zaškrtávacie políčko "Zobraziť návrhy automatického dokončovania", takže v poli je začiarknuté políčko.
Teraz budete môcť stlačiť "Enter" po zadaní časti názvu položky automatického textu a vložiť ju.
Ako upraviť obsah existujúceho príspevku automatického textu
Povedzte, že ste sa presťahovali do nového domova a musíte zmeniť svoju adresu v položke Automatický text. To je jednoduché.Jednoducho zadajte požadovanú položku do nového dokumentu programu Word, vyberte ho a potom vstúpte do podponuky "Automatický text", ako sme už spomenuli. V podponuke pod ľubovoľnými existujúcimi položkami funkcie Automatický text vyberte možnosť "Uložiť výber do galérie automatického textu".
Zadajte rovnaký názov ako existujúca položka AutoText v editore "Name" a kliknite na "OK".
Zobrazí sa dialógové okno s potvrdením. Kliknutím na tlačidlo Áno nahradíte predchádzajúci záznam automatického textu novým.
Teraz môžete vložiť aktualizovaný záznam AutoText do akéhokoľvek nového alebo existujúceho dokumentu programu Word ako predtým.
POZNÁMKA: Nezabudnite, že zmena položky automatického textu nemení obsah tejto položky v žiadnych existujúcich dokumentoch, kde ste ju už vložili. Upravený obsah položky Automatický text sa používa iba pri vkladaní záznamu po jeho zmene.
Ako upraviť vlastnosti existujúceho položky automatického textu
Okrem úpravy obsahu položky Automatický text môžete tiež zmeniť vlastnosti položky, napríklad šablónu, v ktorej je uložená, kategória atď.
Ak chcete urobiť, vytvorte nový dokument programu Word alebo otvorte existujúci dokument. Kliknite na kartu "Vložiť" a potom kliknite na tlačidlo "Preskúmať rýchle diely" v časti "Text".V rozbaľovacej ponuke vyberte položku "Organizátor blokov budov".
Zobrazí sa dialógové okno "Building Blocks Organizer".Zobrazí sa zoznam všetkých "Stavebných blokov", ktoré zobrazujú "Meno" každého z nich a "Galéria", "Kategória" a "Šablóna", v ktorých sa nachádzajú. Podľa galérie sú uvedené v abecednom poradí.Naša nová adresa "Adresa" je uvedená hore, pretože je v galérii "Automatický text".Kliknite na položku a vyberte ju. Na pravej strane dialógového okna sa zobrazí náhľad položky.
Po výbere položky "Adresa" kliknite na "Upraviť vlastnosti" pod zoznamom "Stavebné bloky".
Rovnaké dialógové okno sa zobrazí ako pri vytvorení položky automatického textu;Teraz sa však nazýva Modifikácia stavebného bloku. Zmeníme možnosť "Možnosť" na možnosť "Vložiť obsah do jeho vlastného odseku, takže adresa je vždy vložená začínajúc na samostatnom riadku, aj keď je kurzor na konci iného riadku. Po vykonaní zmeny kliknite na tlačidlo "OK".
Opäť sa zobrazí potvrdzovacie dialógové okno s potvrdením, že chcete nahradiť položku Automatický text s revidovaným. Kliknite na "Áno".
Ako odstrániť položku automatického textu
Ak zistíte, že už nepotrebujete položku Automatický text, môžete ju vymazať zo zbierky stavebných blokov. Ak chcete odstrániť položku automatického textu, otvorte dialógové okno "Organizátor blokov budov", ako je popísané v poslednej časti. Zvoľte položku automatického textu, ktorú chcete odstrániť, a kliknite na tlačidlo "Odstrániť" pod zoznamom "Stavebné bloky".
Zobrazí sa dialógové okno s otázkou, či si istý, že chcete vymazať vybratý stavebný blok, v tomto prípade položka Automatický text. Ak chcete záznam odstrániť, kliknite na tlačidlo "Áno".Vrátite sa do dialógového okna "Organizátor blokov budov".Kliknutím na tlačidlo Zavrieť ho zatvoríte a vrátite sa k dokumentu.
AutoText sa zdá, že má jednu vlastnosť pri používaní vlastnej šablóny. Testovali sme pridávanie položiek automatického textu do vlastnej šablóny, ale keď sme vytvorili nový dokument založený na tejto šablóne, položka Automatický text nebol k dispozícii. Keď sme však vytvorili nový dokument založený na šablóne Normálne a potom priložili vlastnú šablónu k tomuto dokumentu, položka Automatický text bol k dispozícii. Ak chcete uložiť položky AutoText vo vlastnej šablóne, nezabudnite priložiť šablónu k dokumentom po ich vytvorení, inak nebude k dispozícii položka Automatický text. Ak zistíte inak, informujte nás v komentároch.
Staršie verzie programu Word( 2003 a predchádzajúce) umožňujú kopírovať položky automatického textu z jednej šablóny na inú.Od aplikácie Word 2007 však bola táto funkcia odstránená.