11Sep
Microsoft Office umožňuje šifrovanie dokumentov balíka Office a súborov PDF, čo nikomu neumožňuje zobraziť súbor, iba ak má heslo. Moderné verzie balíka Office používajú zabezpečené šifrovanie, na ktoré sa môžete spoľahnúť, za predpokladu, že nastavíte silné heslo.
Nasledujúce pokyny sa vzťahujú na aplikácie Microsoft Word, PowerPoint, Excel a Access 2016, ale proces by mal byť podobný aj v ostatných najnovších verziách balíka Office.
Ako bezpečná je ochrana heslom balíka Microsoft Office?
Funkcie ochrany heslom balíka Microsoft Office sa v minulosti stali zlým rapom. Z balíka Office 95 na Office 2003 bol schéma šifrovania veľmi slabá.Ak máte dokument chránený heslom pomocou balíka Office 2003 alebo staršej verzie, heslo môže byť ľahko a rýchlo vynechaná pomocou široko dostupného softvéru na odstraňovanie hesiel.
S balíkom Office 2007 spoločnosť Microsoft získala oveľa vážnejšie informácie o bezpečnosti. Aplikácia Office 2007 prešla na Advanced Encryption Standard( AES) s 128-bitovým kľúčom. To je všeobecne považované za bezpečné a znamená, že Office teraz používa skutočné silné šifrovanie na ochranu vašich dokumentov pri nastavovaní hesla. Testovali sme funkciu šifrovania PDF a zistili sme, že v Office 2016 používa 128-bitové šifrovanie AES.
Existujú dve veľké veci, na ktoré je potrebné dávať pozor. Po prvé, sú zabezpečené iba heslá, ktoré úplne zašifrujú dokument. Aplikácia Office tiež umožňuje nastaviť heslo na "Obmedzenie úpravy" súboru v teórii, čo umožňuje ľuďom prezerať súbor, ale nesmie ho upravovať bez hesla. Tento typ hesla môže byť ľahko popraskaný a odstránený, čo umožňuje ľuďom upraviť súbor.
Šifrovanie systému Office funguje aj vtedy, ak šetríte na moderné formáty dokumentov, ako je. docx. Ak uložíte do starších formátov dokumentov, ako je. doc, ktoré sú kompatibilné s balíkom Office 2003 a staršími, Office použije staršiu nezabezpečenú verziu šifrovania.
Ale ak si ukladáte súbory v moderných formátoch Office a použijete možnosť "Šifrovať heslom" namiesto možnosti "Obmedziť úpravy", mali by byť vaše dokumenty bezpečné.
Ako chrániť heslom Office Document
Ak chcete chrániť dokument Office, najprv ho otvorte v aplikácii Word, Excel, PowerPoint alebo Access. Kliknite na ponuku Súbor v ľavom hornom rohu obrazovky. Na paneli s informáciami kliknite na tlačidlo "Chrániť dokument" a zvoľte "Šifrovať pomocou hesla".
Tlačidlo sa v programe Microsoft Word nazýva iba "Chrániť dokument", ale v iných aplikáciách je pomenované niečo podobné.Vyhľadajte v programe Microsoft Excel "Protect Workbook" a "Protect Presentation" v aplikácii Microsoft PowerPoint. V programe Microsoft Access sa na karte Informácie zobrazí iba tlačidlo Šifrovať pomocou hesla. Kroky budú inak fungovať rovnako.
POZNÁMKA: Ak chcete obmedziť úpravu dokumentu len vtedy, môžete zvoliť "Obmedziť úpravy" tu, ale ako sme povedali, nie je to veľmi bezpečné a dá sa ľahko vynechať.Radšej šifrujete celý dokument, ak môžete.
Zadajte heslo, na ktoré chcete dokument zašifrovať.Tu budete chcieť vybrať dobré heslo. Slabé heslá možno ľahko uhádnuť rozbitím softvéru, ak niekto získa prístup k dokumentu.
Upozornenie : Prístup k dokumentu stratíte, ak ste niekedy zabudli svoje heslo, takže ho nechajte bezpečný!Spoločnosť Microsoft vám odporúča napísať meno dokumentu a jeho heslo a uchovať ho na bezpečnom mieste.
Keď je dokument zašifrovaný, na obrazovke Informácie sa zobrazí správa "Heslo je potrebné na otvorenie tohto dokumentu".
Pri ďalšom otvorení dokumentu sa zobrazí pole "Zadajte heslo pre otvorenie súboru".Ak nezadáte správne heslo, dokument nebudete môcť zobraziť vôbec.
Ak chcete odstrániť ochranu heslom z dokumentu, kliknite na tlačidlo "Chrániť dokument" a znova zvoľte možnosť "Šifrovať pomocou hesla".Zadajte prázdne heslo a kliknite na tlačidlo "OK". Office odstráni heslo z dokumentu.
Ako vytvoriť súbor chránený heslom PDF
Dokument Office môžete tiež exportovať do súboru PDF a chrániť tento súbor PDF.Dokument PDF bude zašifrovaný s poskytnutým heslom. To funguje v aplikáciách Microsoft Word, Excel a PowerPoint.
Ak chcete to urobiť, otvorte dokument, kliknite na tlačidlo "Súbor" tlačidlo a vyberte "Exportovať." Kliknutím na tlačidlo "Vytvoriť PDF / XPS" exportovať dokument ako súbor PDF.
Kliknite na tlačidlo "Možnosti" v spodnej časti ukladacieho dialógového okna, ktoré sa zobrazí.V dolnej časti okna možností povoľte voľbu "Šifrovať dokument s heslom" a kliknite na tlačidlo "OK".
Zadajte heslo, ktoré chcete zašifrovať súbor PDF a potom kliknite na tlačidlo "OK".
Po dokončení, zadajte názov súboru PDF a kliknite na tlačidlo "Publikovať".Office exportuje dokument do súboru PDF chráneného heslom.
Upozornenie : Ak zabudnete heslo, nebudete môcť zobraziť súbor PDF.Uistite sa, že ste to sledovali, alebo stratíte prístup k vášmu súboru PDF.
Pri otvorení súboru PDF budete musieť zadať heslo súboru PDF.Ak napríklad otvoríte súbor PDF vo výchozím prehliadači PDF aplikácie Microsoft Edge-Windows 10, budete požiadaný o zadanie hesla predtým, než ho budete môcť zobraziť.To funguje aj v iných čítačkách PDF.
Táto funkcia môže pomôcť chrániť zvlášť citlivé dokumenty, najmä ak ich ukladáte na jednotku USB alebo v online službe úložiska, ako je Microsoft OneDrive.
Šifrovanie na plné disky ako šifrovanie zariadení a nástroj BitLocker na počítači so systémom Windows alebo FileVault na počítači Mac je bezpečnejšie a bezbolestné na ochranu všetkých dokumentov vo vašom počítači - najmä v prípade ukradnutia počítača.
