Zabudnite na triky: Tu je najlepší spôsob usporiadania doručenej pošty služby Gmail

E-mailové doručené kópie sa stále objavujú.Prvý Google zaviedol Prioritnú poštu a teraz používa karty kategórií.Dropbox zakúpil poštovú schránku, ktorá premenuje vašu schránku na viac úloh. Program Microsoft Outlook.com má funkciu Sweep, ktorá automaticky vyčistí doručenú poštu.

Všetky tieto prípady sa týkajú pokusov o správu e-mailovej schránky pre vás. Tieto triky nie sú nikdy tak chytré ako vy, takže môžete urobiť svoj e-mail oveľa chytřejší tým, že budete mať aktívnejšiu úlohu.

Budete tu používať službu Gmail, ale zásady by mali byť podobné pre každý poštový klient.

Použite klasickú doručenú poštu

Najprv sa zbavíme toho, čo Gimmicky doručená pošta používa dnes. Tieto schránky nikdy nedosiahli správne kategórie a priority. Nútia vás, aby ste prešli celým e-mailom, aby ste si nenechali ujsť nič a povzbudili vás, aby ste stále dostali spamové zbytočné e-maily tým, že ich zametnete pod koberec.

Ak chcete použiť klasickejšiu doručenú poštu v službe Gmail, kliknite na ikonu ozubeného kolieska a vyberte položku Nastavenia. Kliknite na kartu Doručená pošta, kliknite na pole Typ doručenej pošty a vyberte Neprečítané ako prvé.Všetky karty a prioritné možnosti zmiznú.

Odhlásiť sa od e-mailu Nezaujíma vás o

Ak sú kategórie a priority zakázané, všetky vaše e-maily budú zoradené do jednej veľkej hromady. Všetky tie zbytočné e-maily a bulletiny týkajúce sa sociálnych sietí, ktoré vám nebudú zaujímať, budú vo vašej schránke spolu s aktuálnymi dôležitými e-mailmi.

To je dobré - skôr než len zametanie e-mailov, ktoré nechcete vidieť pod koberec, mali by ste ich zabrániť v úplnom príchode.

Zvážte typ e-mailov, ktoré nechcete vidieť.Bežné typy zbytočných e-mailov zahŕňajú upozornenia Facebooku a Google+, propagačné e-maily a bulletiny, o ktorých ste sa neúmyselne prihlásili. Vždy, keď príde e-mail, ktorý nechcete vidieť, otvorte ho a použite odkaz Odhlásiť sa z odberu - zvyčajne ich nájdete v spodnej časti e-mailu - ak chcete zrušiť odber e-mailu a zabrániť jeho príchodu do budúcnosti.

( Upozorňujeme, že by ste nemali používať odkaz Odhlásiť, ak je e-mail skutočne spam, pretože spammer to bude považovať za znamenie, že niekto číta e-mail a posiela ešte viac spamu.e-mailom a kliknutím na položku Zrušiť odber, ak je to legitímna organizácia.)

Samozrejme, skutočné odhlásenie je o niečo viac práce vopred, ale vďaka tomu je váš email oveľa viac zvládnuteľný v dlhodobom horizonte. Vždy, keď príde e-mail, na ktorý vám záleží, použite odkaz Odhlásiť sa a okamžite zabráňte príchodu budúcich e-mailov.

Odoslať nepotrebné e-maily, ktoré nemožno odhlásiť z koša

Podľa zákona USA( konkrétne zákona CAN-SPAM) je v skutočnosti nelegálne, aby spoločnosť neposkytla odkaz na odhlásenie v e-mailoch, takže sa môžete odhlásiť z budúcich e-mailov, Niektoré spoločnosti sa však buď nedostali, alebo sa im to nestaralo. Namiesto toho, aby ste sa snažili odstrániť e-mailové zoznamy, môžete jednoducho vytvoriť filter, ktorý odošle všetky budúce e-maily z nich do koša, kde ich nemusíte vidieť.

Pri práci s takýmto e-mailom v službe Gmail ho otvorte, kliknite na odkaz Viac a vyberte možnosť Filtrovať takéto správy. Nalaďte svoj filter, aby ste zablokovali e-maily - napríklad ak sa vám niekto zaujíma o prijímanie ďalších e-mailov od tohto odosielateľa, môžete filtrovať na základe ich e-mailovej adresy. Pomocou filtra odošlite všetky takéto e-maily do koša.

Automaticky archivovať e-maily, ktoré nechcete vidieť

Niektoré e-maily sú dôležité, ale možno ich nechcete vidieť.Napríklad online obchody vám môžu posielať doklad o potvrdení pri zakúpení niečoho od nich. Je dobré mať takéto príjmy len v prípade, že ich potrebujete, ale ak často nakupujete produkty a nikdy nechcete vidieť takéto e-maily, možno budete chcieť zabrániť tomu, aby sa dostali do vašej schránky na prvom mieste.

Toto platí pre mnoho rôznych typov e-mailov - napríklad, PayPal vám pošle e-mail, "Preneseme peniaze do banky" pri každom vyberaní peňazí.Môžete mať tento e-mail pre vaše záznamy, ale možno to nebudete chcieť vidieť vo svojej doručenej pošte.

Ak automaticky archivujete takéto e-maily, ktoré sa nachádzajú, môžete tento proces umiestniť na autopilot. Stačí otvoriť takýto e-mail, kliknúť na tlačidlo Viac v službe Gmail a vybrať možnosť Filtrovať takéto správy. Nalaďte filter tak, aby zahŕňal e-maily, ktoré chcete chytiť - pravdepodobne na základe predmetu, ak je to vždy rovnaké.Povedzte službe Gmail automaticky archivovať e-maily a označiť ich ako prečítané, aby vás neobťažovali.

Môžete tiež mať Gmail automaticky pridať štítok, napríklad "Automaticky archivovaný" alebo špecifickejšie štítok. To vám umožní rýchlo nájsť e-maily v budúcnosti, ak ich skutočne potrebujete.

Nastavenie automatických štítkov

Ak ste tento postup sledovali, mali by ste znížiť objem prichádzajúcich e-mailov. Teraz vám pomôžeme zoradiť e-maily, o ktoré vám záleží.

Táto časť je voliteľná, ale môže vám pomôcť, ak dostanete veľa e-mailov - najmä na rôzne účely. Môžete napríklad skombinovať niekoľko účtov služby Gmail do jednej doručenej pošty a získať všetky vaše osobné a pracovné e-maily na tom istom mieste.

Skúste vytvoriť filtre, ktoré automaticky zoradia prichádzajúci e-mail na konkrétne štítky. Napríklad, môžete mať e-maily z banky automaticky získať štítok "banka".Môžete mať osobné e-maily získať štítok "Osobné" a pracovné e-maily získať štítok "Work".Príjmy za zakúpené produkty môžu získať označenie "Príjmy".Nie je potrebné robiť túto časť ručne - stačí nastaviť službu Gmail, takže automaticky zoraďuje váš e-mail do kategórií pre vás.

Farebne kódujte všetky tieto štítky a môžete mať svoj e-mailový klient automaticky kategorizovať svoje e-maily a ukázať vám na prvý pohľad, odkiaľ sú.Ak chcete farebne kódovať štítok v službe Gmail, kliknite na jeho farebné pole v ľavom okne a vyberte novú farbu.

S takým systémom štítkov môžete dokonca mať aplikáciu Gmail v systéme Android a oznamovatelia e-mailov na iných platformách vás oznamujú iba vtedy, keď sa nové správy dostanú na dôležité štítky, čím zabránia preťaženiu upozornení.

Ak existujú určité e-maily, ktoré chcete zdôrazniť - možno e-maily od vášho šéfa alebo manželky - môžete nastaviť filter na automatické označovanie správ od odosielateľa pri príchode. Môžete si vybrať typ doručenej pošty "Starred first" v nastaveniach doručenej pošty služby Gmail, takže také dôležité e-maily sa automaticky dostanú do hornej časti doručenej pošty. To sa stane presne podľa toho, ako konfigurujete službu Gmail - nebudete musieť bojovať s prioritným systémom doručenej pošty a pokúsiť sa vyučovať Gmail, čo je skutočne dôležité.

Toto nie je proces nastavenia a zabudnutia. Iste, po odhlásení z e-mailu alebo nastavenia filtra bude e-mailový klient naďalej konať vo všetkých prichádzajúcich e-mailoch - vždy však prídu nové typy e-mailov. Budete musieť podniknúť kroky na ich zrušenie odberu a správne filtrovanie, čím zabránite opätovnému neorganizovaniu vašej schránky.

E-mailové triky sa pokúšajú automatizovať tento proces - pokúšajú sa automaticky skryť e-maily, ktoré nechcete vidieť, zdôrazniť, čo je dôležité a kategorizovať svoj e-mail pre vás. Ale s o niečo viac up-front práce, môžete nastaviť svoju e-mailovú schránku pracovať presne tak, ako chcete, vylúčiť potrebu všetkých týchto trikov.