13Sep
Foto H je pre domáce
E-mail môže uľahčiť komunikáciu, ale môže tiež odčerpať čas. Zistite, ako spracovať prichádzajúce e-maily a napísať odchádzajúci e-mail, aby ste ušetrili čas.
Podľa prieskumu z roku 2005 odhady zamestnancov odhalili, že čas strávený na e-mail spôsobil, že podnik s 10 000 zamestnancami stratil odhadovaných 152 miliónov dolárov na mzdy ročne.
Email jasne má svoje nevýhody. Nejasné e-maily odvádzajú zamestnancov od dôležitých pracovných úloh, cloudových komunikačných kanálov a často vytvárajú prácu navyše. Vyhnite sa nástrahám e-mailov podľa nasledujúcich návrhov.
Ako prichádzajúci e-mail môže strácať čas
Foto od Dvortygirl
Existuje mnoho typov e-mailových správ, ktoré môžu strácať čas. Tí, ktorí:
- by mohol byť znížený z viacerých správ a skrátil do komplexné jeden
- Nesúvisia priamo s vami
- Súvisia s vami, ale nie v priamom smere, čo si nechápete, ako alebo ak by ste mali reagovaťup-time)
- Nesmerujte na to, aby ste podnikli nejaké kroky( čo je neproduktívne)
- Odstraňujte a / alebo povzbudzujte, aby ste strácali čas na webe
- Nie sú vhodné pre e-mail a dávajú zmysel prostredníctvom dynamického komunikačného kanálu,obchodné stretnutie alebo nejaký formát, ktorý je vhodnejší pre obsah( ako dokument s bohatým informačným obsahom)
Ako efektívne spracovávať prichádzajúci e-mail
Aby ste mohli efektívne čítať a spracúvať e-maily, musíte sa sústrediť na dve veci -správa e-mailu( alebo nedostatok) a rozhodovanie o tom, aké kroky treba podniknúť v reakcii.
Krok 1: Vyjdite správu( alebo nedostatok)
Kedykoľvek čítate nový e-mail, zoberte čo najmenší čas na to, aby ste zistili:
- Či sa vám reproduktor priamo alebo nepriamo zaoberá
- Či ste povedali,očakávate od vás
- Či sa to robí jasným spôsobom
- Či je celková správa relevantná pre vás
- Či sa zdá, že celá správa je vhodná vzhľadom na kontext vášho vzťahu k odosielateľovi( alebo nedostatok, ak sa pokúšajú iniciovať podnikanievzťah napríklad)
To vám pomôže zistiť, čo je správa e-mailu a ako chcete reagovať.To znamená, že ak chcete na prvom mieste reagovať.
Je obzvlášť dôležité uvedomiť si, či rečník robí jednu alebo viac vecí, ktoré vás môžu lákať k plytvaniu drahocenného času, napríklad:
- Nie je jasné, čo sa snažia povedať
- Používanie jazyka mätúcim alebo eufemickým spôsobom, aby sa zabránilo rozprávaniukonkrétne termíny( napr. "myslím, že musíme mať srdce k srdcu v určitom okamihu" versus "Môžete mi zavolať tento týždeň, aby sme mohli hovoriť po telefóne o niečom dôležitom?")
- Rambling alebo odchod z témy
- Vrátane informácií,nie je vaša firma, nevhodná, urážlivá alebo nekoherentná
- Cc alebo bcc'ing vás na správy, ktoré nie sú pre vás relevantné
- Opakovanie rovnakej správy prostredníctvom rôznych e-mailov alebo opakovanie toho, čo už bolo pokryté v predchádzajúcich komunikáciách iných ako e-mail
- Písanie o niečom, čo ste už diskutovali a vyriešili - zabudnutým alebo neopatrným spôsobom
V týchto typoch situáciíobzvlášť opatrne reagovať efektívne, čo minimalizuje, koľko času strávite na komunikáciu. Pretože je ľahké nechať vyššie uvedené nejednoznačné e-mailové scenáre vyčerpávať čas.
Krok 2: Rozhodnite sa, akú akciu treba vziať
Keď viete, o čom je správa, zistite najproduktívnejší spôsob, ako reagovať.Tu sú niektoré typické odpovede:
- Preradenie konverzácie na lepšie komunikačné médium, ako sú telefonické a konferenčné hovory
- Reakcia na opakovanú otázku, ktorú žiadajú viacerí ľudia - nie prostredníctvom e-mailu - ale prostredníctvom média, ktoré je viac zdieľané s informáciami, napríklad dokument Google Doc.
- Nieodpovedať na správy, ktoré neumožňujú jasné, čo hovorí od vás hovorca( aj keď sa cíti trochu nezdvorilý)
- Riešenie nejasných správ s priamymi a krátkymi konkrétnymi otázkami, ako napríklad: "Keď chcete, aby správa bola dokončená? "Alebo" Ako by ste chceli, aby som prispel k tomuto projektu? "
- Vyzdvihnutie telefónu a volanie osoby kedykoľvek začne dochádzať k dramatickému alebo komunikačnému rozpadu - vytiahnutie prostredníctvom e-mailu trvá dlhšie a môže zosilniť konflikt
Step3: Získajte späť na úlohu
Najdôležitejšie je, že po odpovedi na e-mail( ktorý môže pozostávať z nereagovania a namiesto toho vymazanie správy), you potrebu vrátiť sa na úlohu. Presuňte sa na ďalší e-mail čakajúci vo svojej doručenej pošte alebo prepnite rýchlostné stupne a vráťte sa späť do práce, a nie na odpovede na požiadavky iných osôb.
Ako odosielanie e-mailu môže zničiť váš čas
Foto od Adikos
Okrem toho existuje veľa typov e-mailových správ , ktoré posielate , ktoré môžu strácať čas. Tie, ktoré:
- sú zbytočne zapuzdrené do niekoľkých správ, z ktorých každý si vyžaduje čas a zamyslenie sa prispôsobiť, namiesto jedného komplexného
- Nesúvisia priamo s príjemcom, čo je strata úsilia z vašej strany
- Nie súdostatočne jasné a vytiahnite do dlhých e-mailových rozhovorov a / alebo nedorozumení alebo žiadnu produktívnu akciu vôbec( čo znamená, že budete musieť tráviť čas začať konverzáciu znova neskôr)
- Neopierajte príjemcu, aby podnikol nejaké kroky, čo jeneproduktívny
- Odstraňujte a povzbudzujte príjemcu, aby strácal čas na webe - čo znamená, že vás povzbudzuje rovnako
- Nie sú vhodné pre e-mailový formát, ale lepšie komunikujú prostredníctvom konverzácie v reálnom čase alebo prostredníctvom inštruktážneho alebo informačného dokumentuako manuál, článok blogu, časté otázky, firemné správy alebo prezentácie v programe PowerPoint
Ako efektívne posielať e-mail
Aby ste mohli písať e-mailyktoré nemusia strácať čas v dlhodobom horizonte( nehovoriac o čase vášho príjemcu), musíte sa sústrediť na päť vecí: komunikovať jasnú správu a žiadať príjemcu, aby prijal opatrenia na vykonanie krokov, používal dobrú štruktúru, upravil predtým,a efektívne sledovanie.
Krok 1: Získajte jasné informácie o svojej správe
Skôr ako dokončíte návrh e-mailu, musíte sa na správu dostať jasne. Určite:
- Čo chcete komunikovať
- Prečo chcete komunikovať
- Aké akcie chcete, aby váš príjemca vzal
- Ako najlepšie ich presvedčte, aby podnikli takéto kroky
Tu sú niektoré bežné dôvody na odoslanie e-mailu:
- Pripomenúť niekomutermín
- Ak chcete dať niekomu písomný návod na úlohu
- Ak chcete požiadať o rýchlu otázku, na ktorú možno primerane odpovedať písaním
- Ak chcete odpovedať na rýchlu otázku, na ktorú možno primerane odpovedať písaním
- Ak chcete prejsť pozdĺžne citlivé informácie
- Ak chcete ponúknuť dostupné dátumyna plánovanie schôdze
- Nasledovať po stretnutí a ukázať ocenenie
Vo všetkých týchto príkladoch, s výnimkou posledného, chcete, aby váš príjemca vykonal nejakú akciu( aj keď vám to len odpovedá).
Niekedy sa táto akcia nezdá ako akcia. Možno chcete:
- Prejdite pozdĺž tipu pre svojho spolupracovníka
- Dajte priateľom vedieť, že ste bezpečne pristáli na vašej cieľovej ceste
- Dajte stručnú aktualizáciu o tom, ako robíte vo svojom novom cieli a ako sa môžete dostať do ďalšejniekoľko týždňov
V každej z týchto situácií nehovoríte svojmu príjemcovi, aby vykonal určitú akciu. Predpokladá sa však, že od nich sa neočakáva, že budú robiť akékoľvek kroky, pokiaľ dáte e-mailom správne uzatvorenie alebo aspoň podpísaním vášho mena. Chápu, že komunikácia môže ľahko skončiť s vaším e-mailom;že nemusia reagovať.
Krok 2: Požiadajte svojho príjemcu, aby ste prijali kroky, ktoré by mohli byť vykonateľné
Ak chcete písať efektívne e-maily, ktoré vám ušetria čas, je potrebné, aby ste ich mohli uplatniť.Musíte sa uistiť, že váš príjemca je jasný, aké kroky sa od nich očakávajú.
Ak nemáte na to cieľ, ale snažíte sa vysvetliť svoj životný príbeh alebo vysvetliť, prečo sa rozhodnete pre ďalší model iPhone namiesto toho, aby ste získali ten najnovší model, môžete zabudnúť na šetrenie času, pretože pero písanie trváveľa myslenia a času.
Zamerajte sa na nasledujúce skutočnosti, keď je možné spustiť e-mail:
- Nastavenie termínov
- Vymedzenie pohotovostných plánov
- Ponúkanie potenciálnych možností ďalšieho postupu( napr. Časy, kedy ste k dispozícii na stretnutie osobne, miesta, na ktoré sa môžete stretnúť)
- Poskytnutie stanoviska pri požiadaní o jednu
- Vytvorenie požiadavky, ktorá je vhodná na písanie a je skutočne vhodnejšie, ak používate iný spôsob komunikácie
- Poskytnutie súboru pokynov pre úlohu, ktorú váš príjemca súhlasil vykonať
Buďte proaktívni a presvedčiví pri navrhovaníakčné kroky. Vyhnite sa otázkam s otvorenou koncovkou, pokiaľ nie je iná možnosť.Vzhľadom na to, že otvorené otázky sú opakom akčného obsahu.
Tu sú niektoré príklady:
- Namiesto toho, aby požiadal príjemcu, aby vám dal svoj plán( a stráca e-mail v procese) - začnite tým, že mu pošlete svoje dostupné časy stretnutia.
- Namiesto toho, aby sa váš príjemca opýtal, čo si myslí o určitom obchodnom rozhodnutí, načrtnite potenciálne rozhodnutie a požiadajte o vytvorenie spätnej väzby.tak to nebude musieť prísť s niečím samostatne a namiesto toho bude mať niečo pracovať s
Udržiavajte e-mail žalobu poskytnutím jasných inštrukcií pre čitateľa a udržanie obsahu akcie, skôr ako open-ended.
Najdôležitejšie je, aby ste sa uistili, že akékoľvek kroky, ktoré očakávate od svojho čitateľa, sú jasne oznámené.Nepredpokladajte, že vedia, že chcete tento týždeň zorganizovať schôdzku, len ponúknete svoje dostupné časy. Nepredpokladajte, že vedia, na ktorú pracovnú úlohu sa vzťahuje vaša sada inštrukcií.Uveďte to výslovne a láskavo im dajte vedieť, čo chcete, aby robili.
Krok 3: Vytvorte dobrú štruktúru
Jeden, ktorého správa je jasne definovaná a urobili ste ju žalobou, je čas usporiadať ju takým spôsobom, ako sprostredkovať túto jasnosť a vaše žalovateľné požiadavky.
Odseky: Všeobecným pravidlom, ktoré treba dodržiavať, je dodržiavanie odsekov pod piatimi vetami. Nie je len ťažké sústrediť sa na dlhé odseky pri čítaní na webe, ale neoblomné odseky dávajú príjemcovi príležitosť stratiť pozornosť a pravdepodobne vynechať najdôležitejšie body. To potom vedie k nedbalým alebo redundantným reakciám, ktoré oblakujú komunikačný kanál.
Vety: Pri písaní viet používajte aktívny hlas. Udržujte vety krátke a do určitej miery. Vyhnite sa odchodom na dotyčniciach alebo zbytočne vysvetľujte svoje úvahy alebo pocity o veciach. Namiesto toho sa držte skutočností a akých krokov žiadate, aby váš príjemca bral.
Slová: Pokúste sa nepoužívať veľké slová alebo slang, ak neviete, že vaše publikum ich bude rozumieť.Vyvarujte sa vtipov a kultúrnych odkazov, ktoré by mohli byť nesprávne pochopené, pretože všetko, čo možno ľahko interpretovať, je potenciálnou prekážkou efektívnej komunikácie.
Vyhnite sa dodatočným slovám a kvalifikačným frázam."Vzhľadom na súčasnú situáciu, v ktorej sa to momentálne deje, myslím si, že by mohlo byť múdre. .." je kvalifikačné vyhlásenie, že nielenže odpadá slová a čas, ale odvádza od skutočného posolstva. Namiesto toho stačí uviesť svoje odporúčanie bez toho, aby ste ho museli kvalifikovať.
Ďalší príklad: "Zaujímalo by ma, či by som sa vás mohol opýtať. .." Vystrihnite toto znenie a jednoducho položte otázku. Tiež zvýši vašu dôveru, pretože nebudete podvedome žiadať o povolenie aktívne komunikovať.
Interpunkcia: Interpunkcia je jednoduchá.Kvalifikačné slová a frázy sú efektívne len vtedy, keď sa používajú na vytvorenie zdvorilosti pri začatí komunikácie s niekým, s kým by ste chceli mať obchodný alebo osobný vzťah. V takýchto prípadoch nemusíte nutne chcieť byť k blížiacemu sa, ale použite nejaké zdvorilé frázy, ktoré ukážu rešpekt k svojmu času.
Minimalizujte použitie čiariek - to vám samozrejme pomôže udržať krátke vety. Vyhýbajte sa lenivému textovo inšpirovanému jazyku, s nadmernou aplikáciou dot-dot-dot a následných čiar. Namiesto toho prerušujte svoje vety správnou angličtinou a využívajte kontrakcie, ak to dáva zmysel, pretože lepšie čítajú tok.
Okrem toho zvážte interpunkčné zoznamy s bodmi odrážok a pomocou radu pomlčiek rozdelte hlavné časti( ktoré môžu obsahovať jeden alebo viac odsekov).
Odrážacie body a prestávky v sekciách zvyšujú čitateľnosť webu a pomáhajú vám lepšie usporiadať správu.
Krok 4: Upraviť pred odoslaním
Skôr ako pošlete e-mail, zoberte 1-2 minúty, kým ho budete nahlas prečítať.To vám pomôže chytiť chyby alebo si všimnete nepríjemných častí, ktoré by ste normálne nehovorili osobne. Odstráňte tieto ďalšie slová a zjednodušte interpunkciu. Odrážajte zoznamy a odstráňte svoje odseky.
Ak môžete odpovedať na nasledujúce otázky "áno", potom ste pripravení zasiahnuť "odoslať":
- Je správa jasná?
- Očakávania sú jasné a jasné?
- Bude môj príjemca môcť úspešne prijať moju správu?Úspech znamená, že vedia, aká reakcia sa od nich očakáva.
- Ak by boli roly obrátené, mohla by som túto správu úspešne prijať?
Krok 5: Efektívne sledujte
Okrem toho buďte aktívny pri sledovaní vašich e-mailov. Ak niekto nereaguje na priamu žiadosť, nestrácajte čas premýšľaním o tom, čo sa stalo. Namiesto toho pošlite s nimi zdvorilý, ale priamy následný e-mail. Použiť zásady uvedené vyššie. A nestrácajte príliš veľa času a snažte sa získať odpoveď.ak príjemca s vami nehovorí, viete, kedy sa má ďalej pohybovať, alebo sa k nim priblížiť osobne.
Použitie e-mailu na uloženie času
E-mail vám môže ušetriť veľa času, ak viete, ako ho efektívne používať.A to platí aj pre odosielanie a prijímanie správ.
E-mail sa najlepšie používa na doručenie správnych správ, ktoré sú adekvátne komunikované prostredníctvom písania. Ak využívate výhody e-mailu a vyhnite sa mnohým nástrahám stráveným časom, slúži ako výkonný nástroj.