14Sep
Niekoľko funkcií v modernom digitálnom pracovnom procese je tak široko dostupný, ale je tak široko ignorovaný( alebo úplne zneužívaný) ako funkcia e-mailu BCC.Ak ste vinní zo zneužitia alebo zanedbania svojej moci( a je tu dobrá šanca, že ste), je na čase, aby ste sa pokávali a v súčasnosti znižovali spam a chránili súkromie vašich priateľov a rodiny.
Čo je BCC a odkiaľ pochádza?
V každom e-mailovom klientovi: TO, CC a BCC sú tri adresové sloty, ktoré označujú "[dodať]", "uhlíková kópia" a "slepá kópia".Tieto označenia sú pozostatkom sveta, ktoré predchádzali elektronickej pošte: fyzické písmená a poznámky.Napríklad v obchodných poznámkach z polovice storočia by mal byť hlavný príjemca, slot CC pre jednotlivcov, ktorí potrebovali komunikáciu, ale ktorí neboli primárnymi príjemcami, a tretí slot BCC,pre jednotlivcov, ktorí potrebujú komunikáciu, ale z akéhokoľvek dôvodu by ich identita bola zadržaná z poznámok rozoslaných príjemcom v priestoroch pre adresy TO a CC.
Po príchode elektronickej pošty boli rovnaké konvencie používané v papierovej pošte a poznámkach boli skopírované, a to z oboznámenia a aj preto, že zostali užitočné aj napriek tomu, že správa už nebola fyzicky skopírovaná a doručená.
Ak tieto konvencie existovali už niekoľko desaťročí pred príchodom e-mailu a pokračovali v existencii asi za polstoročia, kde sa objavujú problémy? Existujú dve formy zneužitia BCC: pasívne agresívne kopírovanie slepého uhlia( zlomyseľná forma problémov) a zanedbávanie používania kopírovania slepého uhlia na ochranu súkromia( problémy, ktoré vznikajú z nevedomosti).Poďme sa pozrieť na to, ako a prečo sa tomu vyhýbať.
Povedzte nie pasívno-agresívnemu kopírovaniu slepého uhlia
Najhoršie použitie slepého umelej kópie je pasívne agresívne zachytiť spolupracovníka. Tento druh zneužívania BCC vzrástol, keď sa zamestnanci uchýlili k využívaniu funkcie BCC ako spôsobu nepriameho rozhýbania sa svojich spolupracovníkov, nasávať ich šéfov alebo inak zapájať do nefunkčných pracovných úloh.
Obrázok so súhlasom EC Comics.
Zamestnanec by napríklad mohol dať svojho šéfa ako adresáta BCC na e-mail, ktorý posiela inému zamestnancovi, aby ich šéf vidí, že komunikujú s iným zamestnancom, alebo že druhý zamestnanec nesplní nejaký druh povinnostialebo termín. Tento typ tajnej veveričky je všeobecne zamračený na pracovisku a nemyslíme na to, že by sme podporovali akékoľvek správanie, ktoré by rozmnožilo drobné a pasívne agresívne pracovné prostredie.
Naša jediná rada v tejto záležitosti je: Zastavte to.
Pokiaľ váš personálny oddelenie alebo váš šéf explicitne nepríde k vám a vás pokynuje BCC o vaše komunikácie, mali by ste sa vyhnúť praxi.
Ak sa ľudia mimo primárnej komunikácie musia udržiavať v slučke, a to ešte vyššie, najlepšie je ich zaradiť ako adresátov CC a upozorniť adresátov na to, kto bol zahrnutý az akého dôvodu.
Vytvára nielen vyspelý dialóg na pracovisku, ale aj vám pomôže vyhnúť sa mimoriadne trapnej udalosti: ak váš šéf alebo iný príjemca BCC používa funkciu odpovedí - všetko, čo efektívne odhalí a odhalí, že boli odovzdanéobsah predchádzajúceho e-mailu. Pokúste sa vysvetliť, že jeden spolupracovníkovi ste sprisahaniu proti chladiču vody.
Našťastie počet ľudí, ktorí používajú zločinne funkciu BCC, je malý, čo nás vedie k tým, ktorí tvoria veľkú časť zneužitia: nevedomí.
Priatelia nepoužívajte karbonovú kópiu Priatelia
Ak väčšina ľudí nečinne zneužíva funkciu BCC ako súčasť kampane psychologického boja proti svojim spolupracovníkom, kde nás opúšťa? Ponecháva nás s miliónmi ľudí, ktorí nevedomky zanedbávajú dokonca používať funkciu BCC na prvom mieste.
Obrázok so súhlasom verejnej knižnice Denver, Western Collection Collection.
Prečo je funkcia BCC tak dôležitá?Umožňuje vám poslať e-mail niekomu, kým táto osoba nevidí všetkých ostatných, ktorí dostanú e-mail, čím účinne chránia svoje súkromné informácie. Tu je príklad e-mailu dopredu, vyradený z vlastných e-mailových archívov:
Každé modré rozostrenie vo vyššie uvedenom snímku s filtrom ochrany osobných údajov je e-mailová adresa. Nielenže sme boli v zozname odosielateľov, ktorých sme boli zahrnutí, boli tam viac ako 40 e-mailových adries, ale v preposielanom e-maile( vidieť vyššie), ktoré obsahujú 13 a 8 e-mailových adries, existujú dve sady zostávajúcich blokov dopredu. To znamená, že v celom tele e-mailu je viac ako 60 e-mailových adries.
Teraz sa môžete pýtať sami seba "Takže čo?Čo je dôležité? "Záleží to na niekoľkých dôvodoch. V prvom rade existuje jednoduchá otázka ochrany súkromia a starostlivosť o súkromie ľudí vo vašom zozname kontaktov( či už sú to priatelia, rodina alebo obchodní partneri) s úctou. Je samozrejmé, že ľudia, ktorí vypália dopredu a masové e-maily s desiatkami svojich priateľov a spolupracovníkov, si neukladajú čas osobne sa spojiť s každou z týchto desiatok príjemcov a spýtať sa, či si želajú, aby ich kontaktné informácie boli zdieľané so všetkými ostatnýmizoznam adresátov. Je úplne nerešpektné zdieľať kontaktné informácie bez povolenia príslušného jednotlivca.
Stane sa ešte viac neúctivé a nepríjemné, čím rozmanitejšie je množstvo ľudí, ktorým ste e-mailom. Ak zasielate desať ľudí do malej občianskej organizácie, ktorá sa už navzájom pozná, môže to byť problém. Ak ste učiteľ a zasielate niekoľko desiatok( ak nie stovky) študentov nejaký doplnkový materiál, zrazu zdieľate osobné kontaktné údaje mnohých ľudí s mnohými ďalšími ľuďmi, s ktorými sa s nimi nebudete zdieľať,Je ešte horšie, ak ktokoľvek náhodou zasiahne odpoveď "Všetko" na niektorý z e-mailov, ktoré odošlete s plne nabitými zásuvkami TO a CC , každá osoba na pôvodnom zozname príjemcov dostane odpoveď. V najlepšom prípade je to relatívne neškodné, ale určite stráca čas všetkých ostatných, keď otvárajú e-mail, aby zistili, čo je nové v diskusii. V najhoršom prípade, ako sa to stalo v korporáciách po celom svete, e-mail môže mať vlastný život, pretože stovky zamestnancov odpovedajú, argumentujú a inak komunikujú s e-mailom. Takáto odpoveď - všetky reťazové reakcie sa môžu rozprestierať tisíckami e-mailov a môžu dokonca zapáliť plameňové vojny( tam bola jedna taká plameňová vojna v Tandem Computers koncom 20. storočia, ktorá trvala roky ).
Po druhé a praktickejšie znepokojenie tých z vás, ktorí by mohli menej starať o dobrú e-mailovú etiketu a ochranu súkromia vašich priateľov, tento druh hromadných e-mailov neúmyselne vytvorí úhľadné malé zoznamy e-mailových adries pre škodlivý softvér a spammerov na zber. Ak vaša e-mailová adresa skončí na obrovskom e-mailovom dopredu posielanom okolo povestného sveta, môžete si byť istí, že niekde pozdĺž linky skončíte na zozname nevyžiadaných správ. Ešte horšie je, ak jeden z používateľov, ktorý skončí s posielaným e-mailom, ktorý sedí v čreve svojich priečinkov doručenej pošty, skončí zasiahnutý škodlivým softvérom, ktorý sa replikuje prostredníctvom zoznamov kontaktov a e-mailových adries nájdených v doručenej pošte, pravdepodobne skončíte so škodlivým e-mailomnájsť cestu k vám.
Použitie BCC Wisely
Ak ste v poslednom tábore, tí, ktorí ignorujú funkciu BCC, pravdepodobne sa pýtate, čo môžete urobiť, aby ste sa vyhli ochrane osobných údajov a bezpečnosti, ktoré sme naznačili vyššie. Nebojte sa, akonáhle si uvedomíte, aké strašné je ignorovať funkciu BCC, je zrejmé, čo musíte urobiť, aby ste sa umyli pred svojimi predchádzajúcimi chybnými e-mailovými správaniami.
Najskôr a hlavne začnete tým, že sa pýtate sami seba: "Musím skutočne poslať tento e-mail každému zo zoznamu kontaktov? Tridsať z nich? Ktorákoľvek z nich? "Odpoveď na tieto otázky pre väčšinu e-mailov je: Nie. Nie, nemusíte rozbiť osobný e-mail alebo posielať každému zo zoznamu kontaktov.
Po druhé, keď sa do ocitnete s oprávneným dôvodom na zaslanie e-mailu mnohým ľuďom naraz. Napríklad, ak prechádzate na nového e-mailového poskytovateľa alebo chcete poslať novú poštovú adresu sto vašich priateľov a príbuzných, jediné vhodné riešenie je vložiť ich adresy do slotu BCC.Zabezpečuje to, že sa odstránia všetky zlyhania hromadného zasielania elektronickej pošty prostredníctvom e-mailu: e-mailové adresy všetkých príjemcov sú neverejné, nie je žiadna šanca na spam alebo škodlivý softvér na počítači jedného príjemcu, ktorý odoberá e-mail iného príjemcu, aak niektorý z nich potrebuje odpoveď na vás, aby ste položili otázku alebo nie, nebudú rozptýliť svoju otázku alebo pripomienku na každú ďalšiu osobu.
BCC zvyšuje súkromie, zvyšuje bezpečnosť a znižuje dôležitosť doručenej pošty vašich priateľov a spolupracovníkov. Neexistuje absolútne žiaden dôvod, prečo by ste ho mali zabrániť, keď to robíte, je tak jednoduché ako ukladanie adries do iného adresového slotu.