27Jun
S množstvom e-mailov, ktoré dostanete v daný deň, je ťažké ich udržiavať rovno, bez ohľadu na to, ako usporiadate doručenú poštu. Dnes vám ukážeme, ako používať funkciu Poznámky, aby ste sa lepšie usporiadali.
Jednou z funkcií v aplikácii Outlook, o ktorej sa hovorí veľa a možno aj nedostatočne, je poznámka. Používanie poznámok v programe Outlook vám môže pomôcť spomenúť si na dôležité nápady a organizovať svoju prácu. Tu sa pozrieme na použitie poznámok v programe Outlook 2010, ale funkcia je k dispozícii v balíku Office 2002 a hore.
Používanie poznámok v programe Outlook 2010
Ak chcete získať prístup k funkcii Notes v programe Outlook 2010, kliknite na tlačidlo Poznámky v navigačnom paneli.
Môžete tiež kliknúť na tlačidlo so šípkou a zobraziť viac alebo menej položiek. Týmto spôsobom môžete mať Poznámky zobrazené ako väčšie tlačidlo pre ľahší prístup, ak ich používate veľa.
Otvorí sa funkcia Poznámky a vytvorí sa nová poznámka Nová poznámka zo kariet.
Po vytvorení poznámky sa z nej automaticky uzavrie a automaticky sa uloží do vášho zoznamu.
V záložke Domov v aktuálnom zobrazení môžete zmeniť možnosti zobrazenia poznámok. Tu je nastavený na Zoznam poznámok , takže môžeme ľahko vidieť obsah poznámky a ďalšie podrobné informácie.
Ak ich zobrazíte ako ikony, môžete umiestniť myš nad poznámku a zobraziť ukážku jej obsahu.
Tvoje poznámky môžete tiež zoradiť abecedne v Ikonovom pohľade. Kliknite pravým tlačidlom myši na prázdnu oblasť v okne a z ponuky Context Menu vyberte možnosť Sort( Triediť).
Na obrazovke Sort zvoľte Sort items podľa predmety a ak chcete, aby boli vzostupne alebo klesajúce a kliknite na tlačidlo OK.
Tu idete! Vaše poznámky sú potom zoradené abecedne. Môžete ich tiež zoradiť podľa farieb, kontaktov, ikon. .. atď.
Ak máte niekoľko poznámok otvorených v systéme Windows 7, môžete ich ľahko pristupovať z hlavného panela spolu so všetkými ostatnými, ktoré by ste mohli otvoriť v programe Outlook.
Pridať nové tlačidlo poznámky do panela s nástrojmi pre rýchly prístup
Ak zistíte, že používate funkciu poznámok veľa, môžete ju pridať na panel nástrojov Rýchly prístup. Ak chcete ho pridať, kliknite na rozbaľovaciu ponuku a zvoľte Ďalšie príkazy .
Možnosti programu Outlook sa otvoria. .. rozbaliť ponuku príkazov a vybrať Všetky príkazy .
Potom prejdite nadol a zvýraznite položku Nová poznámka a kliknite na tlačidlo Pridať.
Mali by ste ju vidieť v sekcii Upraviť panel s nástrojmi pre rýchly prístup, kliknutím na tlačidlo OK ukončíte možnosti programu Outlook.
Teraz uvidíte ikonu Nová poznámka na paneli nástrojov Rýchly prístup.
Kliknite na ňu a budete si môcť vytvoriť novú poznámku pri pohľade cez priečinok Doručená pošta bez toho, aby ste sa dostali do sekcie Poznámky.
E-mailové poznámky
Ďalšou skvelou funkciou s aplikáciou Poznámky v programe Outlook je, že ich môžete poslať e-mailom. Kliknite pravým tlačidlom na poznámku, ktorú chcete odoslať, a vyberte možnosť Preposlať.
Teraz ju odošlite tak, ako by ste iný e-mail.
Poznámky môžete prepojiť aj s vašimi kontaktmi. Otvorte poznámku a kliknite na ikonu v ľavom hornom rohu a vyberte Kontakty.
Teraz napíšte meno kontaktu, ktorému chcete prepojiť poznámku, alebo kliknite na tlačidlo Kontakty a prechádzajte cez zoznam kontaktov.
Presun alebo kopírovanie poznámok do kalendára alebo iných priečinkov
Niekedy možno budete chcieť presunúť alebo skopírovať poznámky do iného umiestnenia v programe Outlook. Tu sa pozrieme na kopírovanie poznámky do kalendára. Z rolovacej ponuky vyberte možnosť Presunúť a potom ju presuňte alebo ju skopírujte na iné miesto.
Vyberte miesto, kam chcete presunúť alebo skopírovať do. .. v tomto prípade Kalendár a potom kliknite na tlačidlo OK.
Kalendár sa otvorí a potom ho môžete prejsť a naplánovať ho tak, ako chcete. Poznámky
Prispôsobte si poznámky
Ak si nie ste spokojný so vzhľadom na typický žltý vzhľad vašich poznámok, môžete ich prispôsobiť.Kliknutím na kartu Súbor získate prístup k zákulisnému zobrazeniu a kliknite na položku Možnosti.
Kliknite na Poznámky a denník a pod položkami Poznámky môžete prispôsobiť farbu, písmo a veľkosť.
Tu je príklad poznámky po prispôsobení farby, veľkosti a písma.
Záver
Ak žijete v programe Outlook počas pracovného dňa a chcete rýchly a jednoduchý spôsob, ako si znova spomenúť myšlienky, funkcia Notes vám môže pomôcť.Táto príručka by vás určite mala začať chápať a používať aplikácie Poznámky v programe Outlook. A čo ty? Používate funkciu Notes? Považujete ich za užitočný nástroj na lepšiu organizáciu vašej práce? Zanechajte komentár a dajte nám vedieť.