28Jun
Aplikácia Outlook je pomerne synonymom e-mailu. Preto, okrem všetkých jeho ďalších funkcií, chcete sa uistiť, že viete, ako ju používať s e-mailom čo najefektívnejšie.
Už dlhší čas sme sa venovali používaniu aspektov programu Outlook a veterinári v kanceláriách už budú vedieť všetky tieto veci, ale noví používatelia, napríklad tí, ktorí potrebujú vedieť, ako používať program Outlook v kancelárskom prostredí, by mohli vedieť, ako používaťVýhľad na dennej báze. To znamená, že je to mnohostranná a vyspelá e-mailová aplikácia, ktorú by používatelia Windows mali mať vo svojom paneli nástrojov.
Vzhľadom na to, že sa máme veľa naučiť, nemáme čas strácať, a tak začneme hneď s tým, ako zostavovať a odosielať správy, rovnako ako rozdelenie všetkých možností, ktoré môžete upraviť, aby sa Outlook stal užitočnejším a zábavnejšímzážitok.
Rýchle zostavovanie a odosielanie správ
Ak chcete alebo potrebujete porozumieť základným východiskám aplikácie Outlook, napísali sme na ňu praktický sprievodca začiatočníkov. Odporúčame Vám, aby ste si ju prečítali, ak je program Outlook úplne nový.
Inak môžete z priečinka Doručená pošta Outlook kliknúť na tlačidlo "Nový e-mail" alebo použiť klávesovú skratku "CTRL + N".
Výsledné nové okno správy by malo byť dosť jednoduché.Ak ste niekedy používali program Microsoft Word alebo podobný program na úpravu textu, základné funkcie pre vás budú bezpochyby vyznávať.
V tomto okamihu by ste určili, komu posielate svoju správu, aby ste si zložili správu a kliknite na tlačidlo "Odoslať".To je všetko dobré a dobré, ak ste práve zložili jednorazovú správu a potom ste skončili s tým, ale je tu viac.
A Obnova kontaktov
Pri vytváraní nového e-mailu, prvou vecou, ktorú pravdepodobne budete robiť, je zadanie príjemcu alebo príjemcu. Môžete to urobiť jednoducho zadaním ich e-mailovej adresy alebo môžete kliknúť na "To. .." a vybrať si mená z adresára.
Pamätajte si, že ak chcete rýchlo vybrať dve alebo viac adries súčasne, podržte klávesovú skratku CTRL a kliknite na každé meno, ktoré chcete vybrať, a potom zvoľte svoje možnosti adresovania: To a Cc( alebo Bcc).Keď ste vybrali všetkých príjemcov, kliknite na tlačidlo "OK".
Ak už nemáte adresár, získali ste pokrytie. Vaše kontakty môžete importovať do programu Outlook z Gmailu alebo podobnej e-mailovej služby.
Zmena adresy odpovede
Povedzme, že máte viac ako jeden e-mailový účet priradený k programu Outlook. Ako odosielate e-maily z vašich ostatných účtov?
Všimnete si, že na tlačidlo "Od" je malá šípka. Kliknite na toto tlačidlo a v rozbaľovacom zozname sa zobrazia ostatné účty, aby ste si vybrali ďalší e-mailový účet.
Môžete tiež použiť e-mailový účet, ktorý nie je priradený k programu Outlook, napríklad ak používate počítač niekoho iného, alebo používate počítač v práci a chcete odovzdať odpovede na váš osobný účet.
Ak to urobíte, pamätajte na pár vecí.Po prvé, akákoľvek správa, ktorú odošlete, sa skopíruje do priečinka Odoslaná pošta, takže neposielajte nič osobne, pokiaľ nemáte v úmysle ho odstrániť a vyprázdniť koš.Ak pošlete správu z práce, pravdepodobne ju uložíte na poštový server.
Podpisy a stacionárne
Teraz už viete oboznámiť s konceptom podpisov, alebo ich môžete sami používať.V podstate sú podpisy špeciálne vopred zložené kúsky textu, ktoré môžete pripojiť ku každej správe. Môžu to byť vaše kontaktné údaje, dôležité informácie o propagovanom produkte alebo udalosti alebo len hlboký citát, ktorý sa vám páči.
V tomto príklade budeme pripojiť podpis s podrobnosťami o budúcich plánoch dovolenky. Pripojíme tento podpis k všetkým e-mailom, ktoré pochádzajú z nášho pracovného účtu, ale nebudeme odpovedať ani postupovať ďalej.
Odtiaľto, kým neodstránite podpis pomocou týchto nastavení, zobrazí sa varovné upozornenie pri každom zložení novej e-mailovej správy.
Stacionárne? Podpisy
sú dosť ľahké, aby zistili, ale čo stacionárne? Pokiaľ je to tam správne, prejdime ďalej a diskutujte o nej. Napríklad s podpismi, pravdepodobne ste videli e-mail stacionárny v nejakej forme alebo inej, ale v podstate to funguje takto: od odosielania e-mailu ako HTML, stacionárny vám umožňuje priradiť pozadia, rôzne štýly písma a farbuspráv.
Tu vidíte, ako to funguje. Zo zoznamu sme vybrali tému "Medvede", ktorá nám dáva pozadie s medvedími zdobmi.
Samozrejme, ak ste v práci, možno budete chcieť zdržať sa správ s plyšovými medveďmi a podobne, ale ak chcete, aby vaše správy naozaj vyčnievajú, potom môžete použiť stacionárnu funkciu na vytvorenie niektorých naozaj atraktívnych výsledkov.
Odosielanie správ a odosielanie správ
Odosielanie a presmerovanie správ je jednoduché a pravdepodobne ste už zaznamenali nástroje na odpoveď na páse kariet.
Vidíte odpoveď, odpovedať všetko( používajte opatrne) a možnosti dopredu, ktoré sú dosť jasné, ale aké sú ďalšie možnosti?
Ak kliknete na "Schôdzka", môžete požiadať o schôdzku, keď odpoviete.pozrite sa na všetky možnosti, ktoré získate, keď to urobíte.
Budeme sa podrobnejšie zaoberať stretnutiami v nasledujúcom článku, kde budeme diskutovať o kalendárnych schopnostiach programu Outlook.
Nastavenie možností odpovede a dopredu
Poďme otvoriť odpoveď a posunúť možnosti pre rýchly vzhľad. Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete zmeniť, ako originálne správy vyzerajú, keď odpovedáte alebo preposielate, alebo či sú uvedené ako príloha, alebo vôbec nie.
Môžete tiež nastaviť spôsob otvárania odpovedí a posunov a či sú vaše komentáre predbežné s vaším menom.
Zvyšok možností pošty v programe Outlook
V možnostiach Mail sa deje veľa ďalších vecí, takže predtým, než vás opustíme dnes, chceme chvíľu hovoriť o nich.
Tu sú niektoré základné veci, ako sú možnosti editora na zmenu spôsobu zostavovania správ, pravopisu a oprávok na automatickú korekciu a podpisových a stacionárnych možností, na ktoré sme sa už zaoberali.
Mnohé z týchto možností sa otvárajú na čiastkové možnosti. Ak napríklad kliknete na položku Možnosti editora. .., zistíte, že sa vám objaví celý rad ďalších políčok( rozdelených do dvoch kategórií, Proofing a Advanced).
Pri posúvaní nadol existujú možnosti príchodu správ, aby ste si vybrali, ako vás služba Outlook upozorní, keď prídu správy do vašej doručenej pošty.
Okrem toho, ako program označuje položky ako čítané pri použití čítacieho okna.
Môžete sa rozhodnúť, ako často sú správy automaticky ukladané, kde sú uložené, atď.
Keď posielate správy, čo sa stane? Pomocou možností Odoslať správy vyberte predvolené úrovne dôležitosti a citlivosti, automatickú kontrolu mena a niekoľko ďalších drobných, ale odlišných vylepšení, ktoré môžete urobiť pre používateľov.
Ak máte záujem o sledovanie správ, existujú aj spôsoby, ako to urobiť.Napríklad tu môžete zapnúť potvrdenia o čítaní, ktoré vám posielajú upozornenie, keď niekto číta váš e-mail.
Nakoniec nájdeme niekoľko možností na zmenu formátu správ, ktoré pravdepodobne nikdy nepoužívate.
Ďalšie možnosti majú niektoré užitočné funkcie, ako napríklad zobrazenie možností vloženia( prípadne nepríjemné) a či sa pri prečítaní viacerých správ v doručenej pošte( pravdepodobne užitočné) zobrazí ďalšie a predchádzajúce odkazy v hlavičkách správ.
Existujú aj možnosti konfigurácie spôsobu, akým program vykonáva vyčistenie konverzácie, ale pokryjeme to a ďalšie aspekty správy e-mailov v programe Outlook v nadchádzajúcom článku.
E-mail je taká neoddeliteľná súčasť programu Outlook, nie je divu, že existuje veľa spôsobov, ako ho nakonfigurovať.Netreba dodávať, že keď sa naučíte používať program Outlook, zistíte, že sa vrátite k možnostiam príležitostne, aby ste zmenili niektoré aspekty spôsobu formátovania a správania e-mailu.
Nie sme robili skúmanie programu Outlook, stále máme veľa, čo vám ukáže, ako napríklad spôsoby spracovania odosielania a prijímaniapríloh, kalendára, úloh a veľa, oveľa viac. V súčasnosti by sme však chceli počuť viac od vás, preto prosím chvíľu upozornite na naše diskusné fórum.