2Aug
Ak ste jedným z tých ľudí, ktorí majú tabuľu alebo poznámkový blok s neustále sa vyvíjajúcim zoznamom úloh alebo ak je váš pracovný stôl a monitory zdobené post-® pripomínajúcimi dôležité udalosti, potom tento článok prevy.
Aplikácia Outlook vám umožní vytvárať zoznamy úloh pozostávajúce z úloh, ktoré môžete robiť v rôznych veciach, ako napríklad nastavenie termínov, pripomienky, kategórie a ďalšie. Celý bod je vytvoriť aktívnejší druh zoznamu úloh, s ktorými môžete komunikovať a bude vás úprimný.
Práca v úlohách Zobraziť
Nedávno sme diskutovali o rôznych komplikáciách programu Outlook 2013, takže ak ste noví, odporúčame vám prečítať si úvod.
V opačnom prípade otvorte aplikáciu Outlook až po zobrazenie úloh a pozrite sa. Na prvý pohľad si všimnete, že je to dosť prázdne a neplodné.Je to preto, že sme ju ešte museli naplniť množstvom vecí, ktoré potrebujeme robiť, a chceme, aby sme bežali.
Poďme prejsť a ukázať vám, ako používať úlohy ako profesionál a ďalej usporiadať svoj život s programom Outlook. S malým časom a prácou budete mať komplexný súbor úloh, ktoré môžete nastaviť, aby vám pripomenuli, kedy majú byť, alebo ich môžete dokonca priradiť inej osobe!
Pridávanie úloh
Ak chcete začať, budete chcieť pridať úlohy. Všimnete si, že pod ľavou stranou je známy tabuľka priečinkov. Do tohto zobrazenia môžete pridať nové priečinky a efektívne potom organizovať svoje úlohy do kategórií.Môžete dokonca vytvoriť novú skupinu priečinkov, aby ste mohli v prípade potreby opäť rozdeliť svoje úlohy medzi váš profesionálny a osobný život.
Na začiatok si všimnete, že existuje jedna skupina zložiek úloh hovoru Moje úlohy a dve podkategórie úloh: Úlohy a úlohy. Ak klikneme pravým tlačidlom myši na najvyššiu zložku, môžeme vytvoriť "skupinu nových zložiek", ktorú budeme nazývať pracovné úlohy.
Môžete pridať rýchlu úlohu kliknutím na tlačidlo "Kliknutím sem pridajte novú úlohu" alebo kliknutím na položku "Nová úloha" na domovskej páske. Pozrite si nasledujúcu úlohu bez názvu, na ktorú môžete použiť viacero možností, ukázať Úlohu, jej detaily a spravovať ju.
Poďme nám trochu vyplniť našu úlohu s niekoľkými základnými podrobnosťami a potom kliknite na "Save &Zavrieť ". Môžete si vybrať dátum začiatku, dátum ukončenia( ak je k dispozícii), stav, prioritu a percento dokončenia. Môžete tiež skontrolovať políčko "Pripomenutie" a nechať program Outlook spoznať, kedy má dôjsť k úlohe.
Zobrazenie, zmena a aktualizácia úloh
Po vytvorení niekoľkých úloh ich môžeme vidieť v zozname úloh. Môžete tu urobiť nejaké základné tinkering, ako je zmena dátumu splatnosti alebo priradenie kategórie, ale ak chcete skutočne zobraziť a upraviť, musíte ho dvakrát kliknúť, aby ste ju otvorili.
Tu je náš úloha ešte raz. Môžeme vykonať zmeny, ako je stav alebo priorita, alebo môžeme kliknúť na tlačidlo "Podrobnosti".
Ak sú k úlohe spojené s ďalšími podrobnosťami, môžete ich vyplniť tu. Aj keď to nemusí byť pre väčšinu ľudí relevantné, ak sa zaoberáte nezávislými dodávateľmi alebo konzultantmi, potom je to skvelé miesto na sledovanie toho, koľko ich približne stojí.
Existuje niekoľko ďalších vecí, ktoré môžeme spomenúť, než prejdeme na rekurencie. Zatiaľ čo ste sa naučili v rozhraní úloh, chvíľku si všimnite, že môžete odstrániť alebo postúpiť úlohu, ak sa rozhodnete, že nestojí za to, aby ste ju sledovali, alebo potrebujete vstup od niekoho iného na ňom.
Úlohu môžete tiež spravovať, ako je označenie dokončené, priradenie a odoslanie správy o stave. O tomto sa budeme čoskoro rozprávať.Zatiaľ sa krátko pozrite, ako nastaviť opakujúce sa úlohy.
Práca s opakujúcimi sa úlohami
Vytvorenie opakujúcej sa úlohy je rovnaké ako vytváranie opakujúcej sa schôdzky alebo opakovanej schôdze. Dialog zobrazený po kliknutí na tlačidlo "Opakovanie" bude pravdepodobne vyzerať veľmi dobre.
Takže tu je naša práca "hovoriť o práci", ktorá sa opakuje každý týždeň v stredu bez konca. Upozorňujeme tiež, že aj keď nedokončíte úlohu v čase, kedy sa úloha vráti, bude ešte vygenerovaná ďalšia.
Toto nastavenie môžete prepísať výberom možnosti "obnoviť novú úlohu", ktorá namiesto automatického opakovania na x deň nevytvorí úlohu, kým aktuálna nie je označená ako úplná.
Priradenie úlohy inému
Máme naše "hovoriť o prácu veci!" Úlohu všetko nastaviť, teraz musíme len zastaviť to na niekoho iného! Kliknite na tlačidlo Priradiť úlohu v sekcii Spravovať úlohu pásu kariet.
Táto úloha sa otvorí ako e-mail, ktorý môžete potom adresovať ostatným. V tomto prípade budeme prideľovať úlohu, aby sme hovorili o pracovných veciach niekomu inému, a preto im zašleme e-mail.
Ak chcete napísať adresu do poľa "To", môžete alebo môžete vytrhnúť šťastie z adresára. Nemáte nastavený adresár? Prečítajte si, ako vytvoriť a spravovať kontakty vrátane možnosti importovať kontakty zo služby Gmail priamo do programu Outlook.
Ten príjemca dostane e-mail s možnosťou "Prijať" alebo "Odmietnuť". Nechceme, aby bol šéf rozrušený, a tak budeme len pokračovať a prijať túto úlohu. Okrem toho, hovoriť o pracovných veciach nie je nikdy zlý nápad!
Nakoniec, ak si právomoci, ktoré chcú poznať pokrok( alebo jeho nedostatok) na aktuálne priradenú úlohu. Môžete im poslať správu o stave.
Celkovo možno očakávať, že priemerný používateľ programu Outlook používa úlohy ako prostriedok na vykonanie objednávok alebo doma, ale je užitočné poznať celý rozsah vašich schopností vytvárať úlohy. Presuňme sa teraz na zvyšok domovskej pásky a rozprávajte sa o tom, čo môžete spraviť, aby ste tam mohli spravovať úlohu.
Správa úloh a triedenie podľa pohľadu
Počas vášho týždňa sa niektoré úlohy vykonajú a niektoré nebudú.Tie, ktoré dokončíte, môžete označiť ako úplné a zabudnúť.Ale tie, s ktorými sa nedostanete, sa budú musieť spravovať nejako, alebo budete mať stále rastúci zoznam fúkaných úloh.
Existuje niekoľko spôsobov, ako ich spravovať.Pozrime sa na túto oblasť pásky a ukážeme vám, ako čo najlepšie využiť tieto nástroje.
Kliknutím na tlačidlo Odstrániť zo zoznamu ho označíte ako kompletné a odstránite ho zo zoznamu. Ak program Outlook narazí na problém, napríklad ak je úloha opakovaná alebo je neúplná, opýta sa vás, čo chcete urobiť.
Môžete tiež pracovať priamo s úlohami, ktoré vidíte v zozname úloh.Ďalšie podrobnosti nájdete na nasledujúcej snímke obrazovky. Vidíte, že môžete jednoducho kliknúť na ikonu príznaku, aby ste ju označili za dokončenú, alebo kliknutím pravým tlačidlom myši zobrazíte ďalšie možnosti.
Tu vidíte na ďalšej snímke obrazovky, že naša úloha "sedieť okolo sledovať futbal s nohami hore" je zajtra zajtra, ale označili sme ju aj za nasledujúci týždeň.Vytvorenie následnej úlohy v podstate zdvojnásobuje čas, ktorý vám najlepšie vyhovuje, aby ste ju dokončili. V tomto prípade by sme mohli označiť zajtrajšiu úlohu za úplnú alebo ju odstrániť, ale táto duplicitná úloha by mala byť ešte príhodná budúci týždeň.
Poznámka: môžete sledovať úlohy z jedného z piatich predvolených intervalov alebo si môžete vytvoriť vlastné sledovanie.
Nakoniec zmena vášho pohľadu môže pomôcť rozrezanie veľkého množstva úloh. Ak sa na pásiku nezobrazuje, môžete kliknúť na tlačidlo "Zmeniť zobrazenie" a uvidíte tieto možnosti.
Tu môže vyzerať jednoduchý zoznam. Pohľad nerozlišuje medzi stavmi dokončenia alebo kategóriami alebo iným. To jednoducho predstavuje všetky vaše minulé, súčasné a budúce úlohy v jednom jednoduchom pohľade.
Na druhej strane, ak zoradíme náš pohľad na základe aktívnych úloh, vidíme, že sa veci pre nás zúžili.
Vždy pamätajte na zmenu zobrazenia úloh, aby ste ich rýchlo triedili alebo skryli pre maximálny produktivitu!
Možnosti úloh
Nakoniec sa oboznámime s možnosťami úloh. Možnosti úlohy vám umožnia zmeniť nastavenia a zmeniť ich správanie a vzhľad. Môžete sa k nim dostať z ponuky Súbor kliknutím na položku Možnosti - & gt;Úlohy. "
Môžete nastaviť možnosti pripomenutí na úlohy s dátumami splatnosti, oneskorenými a ukončenými farbami úloh, pracovným časom a inými jednoduchými vylepšeniami. Takže teraz, ak chcete, aby boli splatné úlohy jasne modré alebo chcete predvolené pripomienky na konci dňa namiesto začiatku, môžete tu vykonať zmeny.
Ako môžete povedať, Outlook sa ukazuje, že je veľmi dobre zaoblená aplikácia a ešte sme ešte nehovorili o kalendári a poznámkach ešte! Dúfame, že budete môcť používať úlohy, aby ste zlepšili svoje organizačné zručnosti v niekoľkých zárezoch. Sú naozaj jednoduché nastaviť a priradiť, a je pekné mať tieto pripomenutia a pozerať sa na všetky veci na vašom zozname pomaly dostať odškrtnuté.
Zatiaľ nás zaujímame vypočutie od vás. Máte otázku alebo pripomienku, ktorú by ste chceli odísť u nás? Zapojte sa do nášho diskusného fóra a odskočte.