4Aug
Mnohí z nás potrebujú organizáciu a produktivitu. Ak už používate balík Microsoft Office, potom máte už konečný nástroj na to, aby ste si vyžiadali túto túžbu: Outlook 2013.
Outlook je životne dôležitý v mnohých organizáciách, a to nielen pre svoje zrejmé e-mailové zručnosti, ale aj pre kalendár, úlohy a kontakty. Typická spoločnosť môže pripojiť program Outlook k serveru Exchange a každý môže zdieľať rovnaký adresár a kalendáre, čo je skvelý nástroj na spoluprácu na úrovni podnikov.
Bohužiaľ, väčšina ľudí nemá server Exchange nastavený vo svojom dome a pravdepodobne ani nevie, čo to je. Ale to je v poriadku, program Outlook funguje rovnako dobre vo vašom domácom počítači a stále poskytne všetky funkcie, ktoré robia taký výkonný nástroj na zvýšenie produktivity: e-mail, úlohy, schôdzky, adresáre a oveľa viac!
Práca s aplikáciou Outlook - Tiny Primer
Aplikácia Outlook vás nebude oslňovať pri prvom otvorení.Pre všetky účely a účely je to iná aplikácia v ekosystéme Microsoft Office a ako taká bude mať dosť známych prvkov.
Na rozdiel od iných populárnych aplikácií balíka Office je však program Outlook z veľkej časti postavený na základe rôznych funkcií - Word je predovšetkým určené na vytváranie textových dokumentov, program Excel je všetko o tabuľkách, aplikácie PowerPoint prezentuje - ale aplikácia Outlook je príkladom mnohých klobúkov.
predvolené zobrazenie programu Outlook je priečinok doručenej pošty, v hornej časti je páska, ktorá je v tomto zobrazení skrytá, aby sa ušetril priestor na obrazovke.
ich milujú alebo ich nenávidia, stuhy sú všade v kancelárii. Nemusíme stráviť viac času prechádzaním relatívnych zásluh ich existencie, samozrejme, že tu zostanú.To znamená, že vždy pamätajte, že ak chcete rýchlo skryť alebo zobraziť pásku, stačí použiť CTRL + F1.
Ak kliknete na niektorú z funkcií ponuky v hornej časti, zobrazí sa páska a môžete vybrať funkcie a nástroje. Ak chcete, aby páska pretrvávala, môžete použiť klávesovú skratku "CTRL + F1" alebo kliknite na ikonu malého tlačidla v pravom dolnom rohu.
Karta Domov na páse kariet sa mení kontextovo v závislosti od režimu, v ktorom sa nachádzate. Na horeuvedenej snímke sa zobrazujú naše možnosti Mail.
Nižšie sa zmenila karta Domov tak, aby odrážala možnosti kalendára. Všimnite si, že pásková stuha je pripnutá tak, aby sa stĺpik zmenil na šípku, ak ju chcete znovu zbaliť( alebo použite klávesovú skratku CTRL + F1).
Zostávajúce karty pásu kariet - odosielanie / prijímanie, priečinok, zobrazenie a samozrejme Súbor - sú do značnej miery konzistentné pre akýkoľvek režim, v ktorom sa nachádzate. Pozrime sa na nich v ďalšej časti.
Poďme sa rýchlo pozrieť na to, ako sa pohybovať medzi režimami a zmeniť svoj názor. Pozdĺž ľavého okraja vidíte tabuľku priečinkov. V spodnej časti tohto okna sú skratky pre režimy programu Outlook. V tomto príklade vidíte ikony pre priečinok Doručená pošta, Kalendár, Ľudia, Úlohy atď.
Ak kliknete na šípku v hornej časti navigačného panela, rozbalí sa okno, v ktorom sa zobrazí strom priečinkov pre váš e-mailový účet.
Podobne, ak prepnete do režimu Kalendár, uvidíte príslušný pohľad v paneli priečinkov.
Kliknutím na tri bodky získate prístup k ďalším režimom programu Outlook, ako sú poznámky, priečinky a skratky programu Outlook. Vyberte "Možnosti navigácie" a môžete zmeniť poradie, v ktorom sa zobrazujú prvky navigácie.
Vypnutie funkcie "Compact Navigation" osloví používateľov s displejmi s väčším rozlíšením. Môžete tiež zvýšiť alebo znížiť počet položiek a poradie, ktoré sa zobrazia.
Odosielanie / prijímanie
Karta Odoslať / prijímať je špecificky zameraná na funkcie Doručená pošta, ale aj v ostatných režimoch( Kalendár, Úlohy atď.), Aj keď nebude mať rovnakú funkčnosť.
Napríklad tu vidíme kartu Odoslanie / prijímanie kalendára, ktorá vyhýba sekcii Server.
V závislosti od typu poštového protokolu, ktorý používate( na prvej snímke pracujeme s účtom IMAP), môžete alebo nemusíte mať možnosť stiahnuť hlavičky alebo označiť / zrušiť označenie správ, ktoré chcete prevziať atď.Možnosti odosielania / prijímania
teda závisia od toho, ako nastavíte svoje e-mailové kontá, ale krátky príbeh: odporúčame IMAP.
Priečinok
Celkovo je karta Priečinok celkom konzistentná vo všetkých režimoch, s výnimkou kalendára. Nižšie vidíte kartu Priečinok doručenej pošty, ktorá vám umožňuje spravovať všetky druhy správ( ak nepoužívate účet IMAP, karta IMAP sa nezobrazí).
Tlačidlo Automatické nastavenie archívu je trochu mätúce, pretože nemá naozaj vplyv na to, ako vaša schránka automaticky archivuje starú poštu. Ak chcete udržať vašu stopu pošty malú a ľahšiu správu, budete musieť otvoriť možnosti a zúčastniť sa tu nastavenia AutoArchive. Otvorte možnosti a vyberte kategóriu "Rozšírené".
Po nájdení možnosti AutoArchive kliknite na tlačidlo "AutoArchive Settings. .." pre otvorenie oveľa užitočnejšieho dialógu ako je to, čo ste dostali z pásu kariet.
Ako sme už uviedli, väčšina kariet priečinka je pomerne konzistentná v programe Outlook okrem kalendára, ktorý slúži na funkcie špecifické pre kalendár. Napríklad nekopírujete alebo presúvate priečinky, kopírujete alebo presúvate kalendáre atď.
Vo väčšine prípadov budete robiť veľa správy priečinkov so zreteľom na doručenku, pretože samozrejme e-mail sa môže rýchlo stať ťažkopádnym a ohromujúcim, ak nemáte dobrú štruktúru priečinkov a organizáciu.
Zobraziť
Možnosti zobrazenia obsahujú nasledujúce základné funkcie. Toto je karta Zobrazenie, ako je vidieť z priečinka Doručená pošta.
Poznamenajte si okno Pripomienky, ktoré môžete kedykoľvek otvoriť, aby ste skontrolovali svoje pripomienky, napríklad ak ste vynechali jednu alebo odmietli iného. Ak by ste mali nejaké pripomenutia, môžete sa rozhodnúť prepustiť každý z nich, stlačiť tlačidlo snooze alebo jednoducho všetko odmietnuť.
Ostatné karty zobrazenia sa líšia podľa režimu. Nasledujúce sa pripisuje Kalendáru, ktorý pridáva možnosť zmeniť aktuálny pohľad, usporiadanie, farbu a rozloženie. V sekcii Rozloženie sa v rámci aplikácie Outlook opäť používa veľa rovnakých vecí, ale je dôležité poznamenať, že to nie je univerzálne, takže to, čo povolíte v režime Úlohy alebo Kalendár alebo E-mail, nebude možné replikovať v celej aplikácii.
Je tiež dôležité venovať pozornosť časti Usporiadanie. Tu vyzerá sekcia Usporiadanie v režime Úlohy. Všimnite si, ako môžete zoradiť a zmeniť zobrazenie úloh na dosiahnutie maximálneho vplyvu.
Použitím karty Zobrazenie podľa vašich predvolieb vám umožní rýchlo prerezať a zoradiť informácie, ktoré sa časom zvyšujú a budujú.Váš kalendár zostane prázdny, vaše úlohy sa vynásobia, hromadia sa hromadne, a tak pomocou rôznych usporiadaní a usporiadaní vám môže pomôcť byť oveľa produktívnejší, namiesto toho, aby ste sa slepko zbláznili.
funkčné pásky
Prejdeme k diskusii o tom, ako sa vaše možnosti menia z funkcie na funkciu. Tu je všetko, čo potrebujete na vytiahnutie základnej e-mailovej správy, pridanie príloh, značiek a formátovanie textu. Nie je nič príliš komplikované a mali by ste byť schopní vytvoriť úžasnú e-mailovú správu.
Porovnajte to so sadou úloh, ktorá je prístupná spustením alebo otvorením úlohy. Zoberte si chvíľu na vedomie, ako je to odlišné od Message Ribbon.
Porovnaj to s kartou Vložiť.Karta Vložiť je statická po celej aplikácii Outlook, budete môcť ovplyvniť obsah správy, úlohy, udalosti kalendára atď. Pomocou rovnakých možností a funkcií.
E-mailové správy pridávajú kartu Možnosti, ktorá má pomerne málo užitočných funkcií.Okrem tém, ktoré vám môžu alebo nemusia byť užitočné, je možnosť BCC( slepecká kópia, ak chcete skryť príjemcov z hlavičky e-mailu) a funkcie sledovania. Celkovo tu nie je nič kritického, ale ak budete niekedy musieť požiadať o doručenie alebo potvrdenie o prečítaní, záložka Možnosti je miesto, kam ísť.
Karta Format Text je tá istá bez ohľadu na to, v akej funkcii sa venujete a nie je veľa, o čom sa hovoriť.Táto karta má výraznú podobnosť s funkciami formátovania nachádzajúcimi sa v programe Word, takže ak používate program Word na písanie a formátovanie dokumentov, tieto ovládacie prvky budú pravdepodobne známe.
Kartu Kontrola je nakoniec karta "just-in-case".Pomocou nástrojov na kontrolu tejto karty môžete skontrolovať pravopis a gramatiku, nájsť lepšie slovo a jednoducho zistiť, koľko slov je na schôdzke /task/.
Karta Recenzie je rovnaká v celej aplikácii programu Outlook. Všimnite si tiež, že obsahuje jazykové funkcie, tu môžete nastaviť svoje predvoľby jazyka a preferencie prehľadu. Môžete tiež preložiť položky, napríklad ak zodpovedáte zahraničnému partnerovi alebo niekto posiela trochu textu v inom jazyku.
To je do značnej miery ďalšie funkcie v programe Outlook. Je zrejmé, že sme preskočili množstvo špecifik, ale cítime, že akonáhle pochopíte povahu systému Ribbon. Ak chcete použiť funkciu, viete, kde ju hľadať.
Nastavenie e-mailového konta automaticky a manuálne
Stručne diskutujte o nastavení e-mailového konta automaticky a ručne. Pri prvom spustení aplikácie Outlook sa chyba nastaví účet.
Máte na výber možnosť okamžite nastaviť aplikáciu Outlook s e-mailovým účtom, alebo túto časť môžete preskočiť a neskôr pridať účet.
Ak vyberiete možnosť Nie, zobrazí sa varovná správa, ktorá vám v podstate oznámi, že program Outlook je celkom chabý bez aspoň jedného e-mailového účtu. Samozrejme, môžete ho stále používať na sledovanie úloh, poznámok, uchovávanie kalendára a iných vecí, ale program Outlook je skutočne zážitok z e-mailu.
So zreteľom na to budeme nastaviť Outlook s e-mailovým účtom. Najprv sa môžete pokúsiť tak urobiť automaticky, kde zadáte nejaké zbytočné informácie o svojom účte a aplikácia sa pokúsi automaticky zistiť nastavenia.
Niekedy to funguje, niečo nie. Ak áno, vyhráte a môžete prejsť na ďalšiu sekciu. Ak to nie je alebo viete, že potrebujete nastaviť ďalší typ servera, vyberte možnosť "Manuálne nastavenie" a pokračujte kliknutím na tlačidlo "Next".
V záujme účelnosti nastavíme už existujúci účet pomocou automatickej metódy. Popisujeme ručné metódy len trochu. Ak potrebujete nastaviť účet ručne, odporúčame vám preskočiť na túto sekciu. Medzitým sme jednoducho použili účet Outlook.com, dodali naše heslo a vidíte výsledok nižšie.
Použitie programu Outlook.com je trochu jednoduchý spôsob, ak chcete nastaviť e-mail, ktorý nie je spoločnosť Microsoft, pravdepodobne budete musieť nakonfigurovať manuálne. Ak neviete, ako to urobiť, odporúčame vám hľadať spôsob nastavenia programu Outlook pomocou konkrétneho e-mailu.
To znamená, že v našom jednoduchom príklade klikneme na tlačidlo "Dokončiť" a potom sa otvorí do našej lesklej novej schránky. Manuálne nastavenie účtu
Teraz, keď máte docela dobré pochopenie základných funkcií programu Outlook, vráťme sa a diskutujeme o tom, ako nastaviť ďalšie e-mailové účty. Existuje veľká šanca, že ste ako mnoho iných ľudí a máte dva alebo viac e-mailových účtov. Našťastie môžete nastaviť program Outlook tak, aby fungoval s mnohými rôznymi e-mailovými účtami vrátane POP a IMAP, a môžete mať toľko účtov, ktoré môžete osobne zvládnuť.
POP a IMAP?
Takže čo hovoríme o POP a IMAP?POPD alebo Post Office protokol
je už navždy, a ak ste niekedy používali klienta e-mailu na pripojenie k e-mailu poskytnutému poskytovateľom internetových služieb alebo načítanie pošty z webmailovej služby, pravdepodobne ste sa pripojili pomocou POP.POP je skvelá pre sťahovanie vašich správ.
Ak nastavíte svoj účet na prácu s protokolom IMAP, aplikácia Outlook skopíruje vašu online štruktúru priečinkov a typicky bude synchronizovať len niekoľko týždňov v hodnote e-mailu naraz. Váš e-mail nebude odstránený zo servera a môžete jednoducho stiahnuť iba hlavičky správ, čo je fantastické, ak máte vo svojich priečinkoch 1000 správ.
Takže máte POP, ktorý je zastaraný a niečo ako mačetovanie vášho e-mailu, a tam je IMAP, ktorý je rafinovanejší, modernejší a vhodnejší, ak chcete zachovať rovnakú schránku on-line a offline.
Ako sme povedali, myslíme si, že IMAP je oveľa lepšia metóda.
Pridávanie a správa účtov viacerých e-mailov
Pridávanie a správa viacerých e-mailových účtov v programe Outlook je veľmi jednoduché.Ak chcete pridať nový e-mailový účet, kliknite na kartu "Súbor" na páse kariet a kliknite na "Pridať účet". Objaví sa obrazovka automatického nastavenia účtu. Ak chcete( alebo potrebujete) manuálne nastaviť svoj účet, zvoľte "Manuálne nastavenie" a kliknite na tlačidlo "Next".
Ako sme už uviedli, vaša voľba medzi typmi účtov bude pravdepodobne POP alebo IMAP a nastavenie účtu ako jednéhoalebo druhá zvyčajne bude podrobne popísaná poskytovateľom e-mailu. To znamená, že ak používate službu Gmail alebo Yahoo! , alebo dokonca e-mail, ktorý vám poskytne váš poskytovateľ internetových služieb, mali by ste sa poradiť s nimi alebo s internetom ohľadom špecifických pokynov a nastavení, ktoré budete potrebovať s programom Outlook.
Na druhej strane, ak používate službu Outlook.com alebo inú službu typu Exchange ActiveSync, informácie budú celkom jednoduché.
Po pridaní vašich účtov, ak ste ich niekedy potrebovali spravovať, môžete vybrať účet, ktorý chcete riešiť, z rozbaľovacej voľby v hornej časti stránky Informácie o účte, ktorá sa nachádza na karte Súbor.
Znova kliknite na "Nastavenia účtu" a "Nastavenia účtu".Z výsledného okna môžete vytvoriť nový účet, opraviť aktuálny, odstrániť ho, nastaviť ako predvolený( ak máte viac ako jeden) a samozrejme zmeniť akékoľvek nastavenia, ak je to potrebné.
Tu vidíme nastavenia pre účet Outlook.com. Nemôžeme s tým nič robiť, aj keď ste nedávno zmenili svoje heslo, môžete to tu rýchlo opraviť.
Nižšie je nastavenie IMAP, ktoré bolo nakonfigurované ručne podľa nastavení poskytnutých spoločnosťou Google.
Whoa, tam je ešte oveľa viac a dokonca musíme vykopať do "Viac nastavení. ..", aby sme sa rozprávali so serverovými portami.
Pamätajte si, že musíte robiť takéto veci len raz a zabudnúť na to. Pokiaľ neskôr nezmeníte heslo, alebo chcete pridať / odstrániť účet, potom práca s nastaveniami e-mailového účtu skončila.
Ak sa chcete dozvedieť viac o pridaní účtov IMAP služby Gmail do programu Outlook, máme praktický malý sprievodca, ktorý vám s tým pomôže.
pripravený, nastavený, e-mail!
Zatiaľ čo môžete byť spokojní len s Gmailom alebo len s Yahoo! Pošlite pre každodenné použitie, ak používate viacero e-mailových účtov, ako napríklad osobný, profesionálny a / alebo pracovný účet, potom môže poštový klient, ako je napríklad program Outlook, eliminovať prepínanie medzi účtami, pripojenie schôdzok do kalendára alebo správu úloh,
Je to skutočné, životaschopné, všetko v jednom produktivity riešenie a vzhľadom na obnovené zameranie spoločnosti Microsoft na balík balíkov Office zostáva dôležitou súčasťou mnohých každodenných rutín užívateľov.
Po nastavení a pripravenosti vašich e-mailových účtov môžete začať používať program Outlook a preskúmať všetky jeho funkcie. Budete pravdepodobne považovať za pomerne ľahko použiteľný a je tu oveľa viac, že nástroj How-to Geek vám môže pomôcť s predchádzajúcimi článkami, alebo sa jednoducho pýtate na našom diskusnom fóre.
