29Jun
Spoločnosť Microsoft si myslela, že sú užitočné pri nastavovaní upozornení na nové e-maily. Avšak trvalé zablokovanie upozornení môže tiež narušiť vašu myšlienku. Môžete vypnúť upozornenia úplne, alebo - ešte lepšie - môžete nastaviť program Outlook, aby vás upozornil len na dôležité e-maily.
Ako vytvoriť jednoduché pravidlo
Ak potrebujete reagovať na určité osoby, ako sú klienti, šéf alebo členovia vašej rodiny, môžete použiť Pravidlá v programe Outlook na prijímanie upozornení len na určité správy. Tu je postup, ako nastaviť pravidlo, ktoré zobrazuje iba e-mailové upozornenia od určitého odosielateľa.
Najjednoduchším spôsobom nastavenia tohto pravidla je nájsť e-mail od tejto osoby. Pre tento príklad si nastavím pravidlo, ktoré mi oznámi, keď dostanem e-mail od môjho šéfa, pretože e-maily od vášho šéfa sú vždy dôležité, že? Takže som klikol pravým tlačidlom na e-mail od šéfredaktora How-To Geek Whitson Gordon a z rozbaľovacej ponuky vyberte "Pravidlá" a potom "Vytvoriť pravidlo".
V dialógovom okne Vytvoriť pravidlo vyberte podmienky, v ktorých chcete dostávať upozornenia na nové e-maily. Chcem dostávať okamžité upozornenia na e-maily, ktoré dostávam od spoločnosti Whitson, preto začiarkam prvé začiarkavacie políčko.
Začiarkam políčko Odoslané a uisti sa, že moje meno je vybraté z rozbaľovacieho zoznamu, takže dostanem upozornenia na e-maily odoslané priamo zo spoločnosti Whitson. Ak nechcete dostávať upozornenia na e-maily, na ktorých ste CC alebo niektorý z viacerých príjemcov, z rozbaľovacieho zoznamu Odoslané vyberte "Iba".Kliknite na tlačidlo "OK" po vykonaní vašich rozhodnutí.
Zobrazí sa dialógové okno "Úspech" s možnosťou "Spustiť toto pravidlo teraz na správy, ktoré sú už v aktuálnom priečinku".Kliknite na tlačidlo "OK".Chcem zistiť, aké e-maily sú v mojej schránke zo služby Whitson, preto začiarkam políčko.
Zobrazí sa dialógové okno "Nové upozornenia pošty" s požiadavkou okamžitého konania. V súčasnej dobe ma vo svojej doručenej pošte len jeden e-mail od spoločnosti Whitson, takže je to jediné, ktoré je uvedené v tomto dialógovom okne. Avšak, ak by bolo viac e-mailov z Whitson, všetci by tu boli uvedené.Ak chcete zobraziť e-mail priamo z tohto dialógového okna, vyberte e-mail, ktorý chcete zobraziť, a kliknite na položku "Otvoriť položku".Kliknutím na tlačidlo Zavrieť zatvorte dialógové okno.
Dialogové okno "Nové upozornenia pošty" zostane otvorené, kým nekliknete na tlačidlo Zavrieť, aj keď otvoríte e-mailovú správu z dialógového okna a správu zatvoríte.
Ako vytvoriť viac pokročilých pravidiel
Pri vytváraní pravidiel si môžete vybrať z ďalších, špecifickejších možností, ako sú dostupné v hlavnom dialógovom okne "Vytvoriť pravidlo".Ak to chcete urobiť, otvorte dialógové okno Vytvoriť pravidlo, ako je popísané vyššie v tomto článku. Potom kliknite na "Rozšírené možnosti".
Prvá obrazovka v dialógovom okne Sprievodca pravidla zobrazuje zoznam podrobných podmienok na kontrolu. Začiarknite políčka pre podmienky, ktoré chcete skontrolovať pre e-mailové upozornenia. Chcem dostávať upozornenia, keď dostanem e-maily od spoločnosti Whitson poslané iba mne, preto si vyberiem tieto podmienky.
Modrý podčiarknutý text sú odkazy, na ktoré kliknete a zadáte hodnotu, ktorú chcete v takomto prípade skontrolovať.Po výbere tejto podmienky kliknutím na modrý odkaz na túto podmienku v poli "Krok 2" upravíte hodnoty.
Po výbere podmienok, ktoré chcete skontrolovať, kliknite na "Ďalej".
Teraz vyberte možnosti, ktoré vám ukážu, čo sa má robiť so správou, ktorú dostanete a ktorá zodpovedá vybraným podmienkam. Môžete robiť napríklad presunúť správu do určitej zložky, poslať ju jednému alebo viacerým ľuďom, odpovedať šablónou alebo ju označiť ako čítanú.Chcem dostávať Upozornenie na pracovnú plochu, keď dostanem e-mailovú správu od spoločnosti Whitson, preto si vyberiem poslednú možnosť v zozname "zobraziť upozornenie na pracovnej ploche".Po zvolení toho, čo chcete so správou urobiť, kliknite na tlačidlo "Ďalej".
Nasledujúca obrazovka poskytuje možnosti na nastavenie výnimiek z pravidla, napríklad ak nechcete dostávať upozornenie, ak ide o pozvánku na stretnutie alebo o aktualizáciu. Vyberte všetky výnimky, ktoré chcete použiť pre svoje pravidlo, a kliknite na tlačidlo "Ďalej".Nechcem žiadne výnimky, takže kliknutím na tlačidlo "Next" preskočíte túto obrazovku.
Posledná obrazovka vám umožňuje určiť názov pravidla a nastaviť niektoré možnosti pravidiel, vrátane jedného na "Zapnúť toto pravidlo" okamžite. Ak chcete okamžite spustiť pravidlo pre správy, ktoré sú už v doručenej pošte, vyberte možnosť Spustiť toto pravidlo teraz na správach, ktoré sú už v priečinku Doručená pošta.
Pozrite si popis pravidiel pod "Krok 3" a po dokončení kliknite na tlačidlo "Dokončiť".
Teraz, keď dostanem e-mail od spoločnosti Whitson, na pracovnej ploche systému Windows sa zobrazí upozornenie na pracovnej ploche. Upozorňujeme, že je to odlišné od dialógového okna "New Mail Alerts" - namiesto toho je to nativné upozornenie systému Windows. Ak dávate prednosť tomuto štýlu upozornenia, budete musieť pre každé pravidlo, ktoré vytvoríte, prejsť "Rozšírené možnosti".
Ako upraviť pravidlá
Zmena, odstránenie alebo dokonca dočasné vypnutie pravidiel je jednoduché.Chcem zmeniť svoje pravidlo, aby sa zobrazilo dialógové okno "Nové upozornenia pošty" namiesto upozornenia "Desktop Alert".Ak to chcete urobiť, kliknem na kartu Domov.
Kliknite na tlačidlo "Pravidlá" v sekcii "Presunúť" a zvoľte "Spravovať pravidlá &Upozornenia "z rozbaľovacej ponuky.
Zobrazí sa dialógové okno "Pravidlá a výstrahy".Na karte Pravidlá e-mailu kliknite na položku Zmeniť pravidlo a z rozbaľovacej ponuky vyberte položku Upraviť nastavenia pravidiel.
Ako už bolo spomenuté, na prvej obrazovke "Sprievodcu pravidlami" sa zobrazuje zoznam podmienok, ktoré môžete skontrolovať pri prichádzajúcich e-mailových správach. Výbery, ktoré som urobil pri prvom nastavení zobrazenia pravidiel v hornej časti zoznamu, a opis s aktuálnymi nastaveniami sa zobrazia v poli pod "Krok 2".Nechcem zmeniť podmienky, takže kliknem na tlačidlo "Ďalej".Ak chcete zmeniť podmienky pravidla, vykonajte zmeny a kliknite na tlačidlo "Ďalej".
Na obrazovke, ktorá obsahuje zoznam akcií na prijatie prichádzajúcich e-mailových správ( v závislosti od podmienok), vypnem možnosť "zobraziť upozornenie na pracovnú plochu", ktorá sa zobrazí v hornej časti zoznamu a potom kliknúť na tlačidlo "Ďalej".
Povedzme, že chcete zobraziť dialógové okno "Nové upozornenia pošty" vo vašom obraze. Prejdite do dolnej časti zoznamu akcií a začiarknite políčko "zobraziť konkrétnu správu v okne Nový upozornenie na položku".Ak chcete prispôsobiť správu zobrazenú v dialógovom okne Nové upozornenia pošty, kliknite na odkaz "špecifická správa" v poli pod "Krok 2".
V dialógovom okne "Alert Message" zadajte správu, ktorá sa zobrazí v dialógovom okne "New Mail Alerts" a kliknite na "OK".
Ak chcete pridať alebo odstrániť akékoľvek výnimky, kliknite na tlačidlo "Next", čím získate prístup k zoznamu výnimiek a vykonajte zmeny. Ak chcete zmeniť názov pravidla alebo zmeniť iné možnosti na poslednej obrazovke "Sprievodcu pravidlami", na obrazovke výnimiek kliknite opäť na tlačidlo "Ďalej".Nechcem nič meniť, takže na obrazovke akcií kliknem na tlačidlo Dokončiť, aby ste prijali moje zmeny a zatvorili "Sprievodcu pravidlami".
Vrátite sa do dialógového okna "Pravidlá a upozornenia".Kliknutím na tlačidlo "OK" ho zatvoríte. Ak chcete pravidlo okamžite spustiť, kliknite na tlačidlo "Spustiť pravidlá teraz" v hornej časti karty "Pravidlá e-mailu".
V dialógovom okne Spustiť pravidlá teraz v poli Vybrať pravidlá na spustenie začiarknite políčko pre pravidlo, ktoré chcete spustiť, a kliknite na tlačidlo Spustiť.
POZNÁMKA: Po spustení pravidla sa dialógové okno "Run Rules Now" automaticky nezavrie. Ak ho chcete zatvoriť, musíte kliknúť na tlačidlo Zavrieť.Dialogové okno "Pravidlá a upozornenia" sa tiež automaticky nezatvorí, kliknutím na tlačidlo "OK" ho zatvoríte.
V dialógovom okne Nové upozornenia na upozornenie sa v hornej časti zobrazuje vlastná správa.
Funkcia Rules v programe Outlook poskytuje veľa možností na automatické spracovanie vašich e-mailových správ. Môžete presunúť konkrétne správy do konkrétnych priečinkov, vykonávať akcie na e-mailových správach s určitým textom v riadku predmetu alebo dokonca automaticky odstrániť správy podľa určitých podmienok. Pravidlá programu Outlook sa môžu na prvý pohľad zdajú byť ohromujúce, pretože sú k dispozícii všetky dostupné možnosti. Ak však viete, ako chcete spravovať určité e-mailové správy, nie je také ťažké vytvárať a spravovať vlastné pravidlá.