5Aug
Tento príspevok bol napísaný Askarom, geekom za technickou lokalitou DemoGeek.
Ak pracujete v tíme, alebo ak ide o zákazníkov, možno budete chcieť zabezpečiť, aby ste dokumenty distribuovali správnym spôsobom tak, aby informácie v dokumente dosiahli správne publikum a dôvernosť informácií bola rešpektovaná.
Word 2007 má funkciu, s ktorou môžete formálne pripraviť dokument programu Word na správnu distribúciu skupine ľudí alebo dokonca ľubovoľným jednotlivcom s určitým faktorom dôveryhodnosti.
Príprava
Spustite program Word 2007 a vytvorte dokument tak, ako chcete.
Akonáhle ste spokojní s dokumentom a ste pripravení na distribúciu, pozastavte na chvíľu skôr, než zasiahnete e-mailovú aplikáciu a postupujte podľa týchto jednoduchých krokov, aby ste dokument pripravili na distribúciu. Majte na pamäti, že tieto kroky sú izolované a čo to znamená, že si môžete vybrať a zvoliť kroky, ktoré chcete sledovať.
Kliknite na tlačidlo Office a kliknite na voľbu ponuky "
Prepare ".Existuje 7 rôznych možností, ktoré by ste mali vidieť.Vysvetlím každú z týchto možností, aby ste si vybrali správnu kombináciu možností pre vaše požiadavky na distribúciu.Vlastnosti dokumentu
Prvý v zozname je voľba "Vlastnosti " , pomocou ktorej môžete zadať informácie o metadátach dokumentu.
Môžete zadať meno autora dokumentu, názov, predmet, kľúčové slová, kategóriu, stav a poznámky.
Niektoré z nich je možné prezerať prostredníctvom súboru & gt; & gt; Vlastnosti dialóg.
Majte na pamäti, že akonáhle finalizujete dokument, tieto vlastnosti nebudete môcť vidieť, ale až potom môžete priradiť vlastnosti k vášmu dokumentu pre ostatných, aby ste ich pred otvorením získali.
Kontrola dokumentu
Druhou možnosťou v zozname je voľba " Inspect Document ".V rámci prípravy na distribúciu dokumentu môžete prezrieť dokument na komentáre, revízie, revízne značky, anotáciu atramentu. Môžete skontrolovať skryté metadáta alebo akékoľvek osobné informácie, ktoré boli uložené s dokumentom. Môžete skontrolovať všetky vlastné údaje XML, ktoré boli uložené s dokumentom. Môžete tiež skontrolovať akékoľvek informácie o hlavičkách, zápätiach a akýchkoľvek vodoznakoch. Nakoniec môžete skontrolovať aj skryté texty v dokumente.
Vyberte možnosti kontroly, ktoré ste si chceli uistiť pred distribúciou dokumentu a po stlačení tlačidla " Inspect " program Word skontroluje dokument a upozorní vás na všetky položky, ktoré nájde pri jeho kontrole.
Položky, ktoré potrebujú vašu pozornosť, by mali byť označené výkričníkom a môžete sa rozhodnúť pre opätovnú kontrolu, ak chcete.
Šifrovať dokument
Treťou položkou v zozname je " šifrovanie dokumentu ".Vyberte túto možnosť, ak chcete, aby dokument zobrazoval iba niektorí ľudia, ktorým dôverujete. Umožňuje šifrovať dokument s heslom podľa vášho výberu a užívatelia musia toto heslo zadať, aby si prezrel dokument.
Vyberte heslo, ktoré môžete rozdeliť do skupiny. Mojou radou je, aby ste si nevybrali heslo, ktoré používate osobne, ale skôr heslo, ktoré nikto nemôže použiť na sledovanie vašich online účtov alebo citlivých účtov, ktoré používate osobne.
Heslo ešte raz overte. Heslá rozlišujú veľké a malé písmená a nezabudnite heslo zachovať / zapamätať, pretože v prípade, že ste zabudli heslo, neexistuje žiadny spôsob, ako obnoviť heslo.
Po šifrovaní by ste mali mať možnosť vidieť, že voľba ponuky má malú farbu pozadia, ktorá naznačuje, že tento dokument je zašifrovaný.
Keď sa ľudia vo vašej distribučnej skupine pokúsia otvoriť zašifrovaný dokument, budú vyzvaní na zadanie hesla.
Bez hesla nebudú môcť dokument vôbec otvoriť.
Obmedziť povolenie
Štvrté v zozname je možnosť " Obmedziť povolenie ".Môžete použiť možnosť "Obmedziť povolenie" na obmedzenie toho, čo môžu ľudia s dokumentom robiť.Ak je dokument citlivý, môžete obmedziť ich úpravou, kopírovaním a tlačou dokumentu pomocou možnosti "Obmedziť oprávnenia".Program
Obmedziť oprávnenie používa klienta Windows Rights Management na implementáciu obmedzení.
Môže sa zobraziť výzva na inštaláciu nástroja pre správu práv systému Windows. Nebojte sa, pokračujte a nainštalujte, je to z dôveryhodného zdroja. Po nainštalovaní by ste mali byť schopní nakonfigurovať to, čo ľudia môžu s dokumentom robiť.
Pridať digitálny podpis
Piate v zozname je " Pridať digitálny podpis " možnosť.Digitálne podpisy zabezpečujú integritu dokumentu. Myslite na digitálne podpisy ako papierový podpis, ale urobte to elektronicky pre pohodlie. Ak má dokument digitálny podpis, znamená to integritu a dôveru dokumentu. Bude to vhodné, ak distribuujete dokument veľmi veľkej skupine divákov.
Kliknite na voľbu " Pridať digitálny podpis " a Word vás vyzve pomocou vyššie uvedeného dialógového okna na vyhľadávanie poskytovateľov digitálneho podpisu na Office Marketplace.
Na svojom Office Online Marketplace by ste mali mať možnosť nájsť poskytovateľa digitálneho podpisu, ktorý môžete použiť na podpísanie dokumentu.
Spustiť kontrolu kompatibility
Najskôr prejdime na poslednú možnosť " Spustiť kontrolu kompatibility ".Ak ste použili akékoľvek funkcie špecifické pre program Word 2007 a ak máte podozrenie, že vaše publikum môže používať staršie verzie programu Word, možno budete chcieť spustiť Kontrola kompatibility, aby ste sa uistili, že dokument dokáže prečítať celé publikum. Program
Word 2007 spustí sadu preddefinovaných kontrol kompatibility a ak zistí problémy s kompatibilitou, zobrazí ich v predchádzajúcom dialógovom okne, ak nie ste dobré prejsť na posledný krok pred distribúciou dokumentu.
Označiť ako konečné
Toto by mal byť posledný krok, ktorý ste chceli dodržať skôr, než rozosielate dokument do skupiny. Ako názov indikuje, že táto akcia označí dokument ako všetok nastavený na distribúciu.
Keďže dôjde k významným zmenám v dokumente, budete vyzvaní, aby ste si overili, či chcete označiť dokument za konečný.
Akonáhle je dokument označený ako Final, dokument nie je možné upraviť a bude čistený z akýchkoľvek dôkazov, poznámok atď.
Finalized Documents dostanete na stavový riadok novú ikonu, ktorá sa na papieri vyzerá lepšie.
Získanie dokumentu pripraveného na distribúciu vám môže pomôcť vyhnúť sa niektorým zjavným chybám, ktoré robíte pri distribúcii dokumentu veľkej skupine ľudí.Nemusíte sa riadiť všetkými krokmi.skôr si môžete vybrať a vybrať si to, ktorú chcete / preferujete. Program Word 2007 je dostatočne flexibilný na to, aby ste robili to, čo od neho požadujete pri príprave dokumentu na distribúciu.
Dúfam, že to nájdete užitočné a dúfam, že využijete schopnosť programu Word 2007 správne dokončiť dokument pred distribúciou. Ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky, dajte mi vedieť v komentároch.
