13Aug
Faxové prístroje sú stále prepravované v kanceláriách po celom svete. Vládne agentúry, právnici, lekári a iné pomaly sa rozvíjajúce organizácie často ešte vyžadujú faxy - v najlepšom prípade je to potrebné zlo.
Fax je často považovaný za bezpečnejší ako e-mail, hoci to naozaj nie je. Faxové zariadenia komunikujú cez telefónne linky bez šifrovania a faxové prístroje sa často nachádzajú v zaneprázdnených oblastiach, kde môžu byť dokumenty jednoducho chytené.
Alternatívy k faxovaniu
Existuje veľa alternatív k faxovaniu. Ak nie ste obmedzený zákonmi alebo preto, že osoba na druhom konci vyžaduje použitie faxu, skúste jednu z týchto alternatív:
- E-mailové dokumenty : Áno, skromný e-mail môže nahradiť veľa faxov. Pravdepodobne faxujete dokument napísaný z počítača, takže prečo sa obťažovať faxom? Pripojte súbor k e-mailu alebo jednoducho vložte dôležitý text do samotného e-mailu.
- Skenovanie a e-mail : Ak máte faxový prístroj, ktorý funguje aj ako skener, môžete ho použiť na skenovanie papierových dokumentov do počítača ako súbory PDF.Pripojte tieto súbory PDF na e-mail, ktorý ich pošlete. Môžete dokonca skúsiť pomocou telefónu skenovať dokument - určite to nebude najlepšia kvalita, ale videli sme niektoré pekne nízke kvality faxov.
- Nahrať dokumenty: Niektoré organizácie vám môžu povoliť odovzdať tieto naskenované súbory dokumentov na webe, a nie jednoducho ich posielať e-mailom.
- Použitie poštovej schránky : Snail mail je pomalšia alternatíva k faxovaniu, ktoré je v mnohých ohľadoch horšie, ale nie vždy to je zlé.Ak nemáte fax a dokument nie je naliehavý, môžete všeobecne poslať dokument väčšine organizácií namiesto ich faxovania. Iste, musíte riešiť poštový systém, ale aspoň nemusíte faxovať nič.
Podpísanie dokumentov bez ich tlače
Možno budete musieť podpísať dokumenty a poslať ich niekomu, a akonáhle sú vytlačené, môžete byť v pokušení faxovať.Koniec koncov, alternatívou by bolo vytlačiť dokument, podpísať ho, naskenovať späť do počítača a odoslať ho e-mailom. Namiesto toho, aby ste si zbytočne strávili čas, môžete pomocou softvéru použiť svoj skutočný podpis na dokument vo vašom počítači. Jednoducho zachyťte svoj podpis a bude uložený ako obrázok, ktorý môžete aplikovať na dokumenty. Môžete ľahko podpísať budúce dokumenty bez ich tlače.
Ak máte tabletu so stylusom, môžete dokonca použiť stylus na podpísanie dokumentu priamo na obrazovke.
Faxovanie dokumentu online
Online faxové služby vám umožňujú faxovať dokument bez potreby vlastného faxového prístroja alebo dokonca telefónnej linky. Na načítanie dokumentu a na zadanie telefónneho čísla príjemcu používate webové rozhranie. Samotná služba sa postará o všetky veci na poslednú míľu a faxuje dokument na vzdialený faxový prístroj prostredníctvom vlastných telefónnych liniek.
Ak potrebujete faxovať iba zriedkavo, tieto služby vám umožnia poslať niekoľko strán sem a tam bez strávenia centov. Ak budete musieť faxovať dokumenty častejšie, možno budete musieť niečo zaplatiť - ale budete musieť zaplatiť za fax a telefónnu linku.
Tieto služby technicky zahŕňajú faxovanie, ale aspoň nemajú pocit, že používajú staré faxové zariadenie a nevyžadujú si pevný telefón.
Prijímanie faxu online
Prijímanie faxu môže mať bolesť hlavy, ak máte domácu kanceláriu. Váš fax musí byť stále zapnutý a počúvať na faxoch po celú dobu. Na prijímanie faxov potrebujete vyhradenú linku, aby ste pri telefonovaní nechytili žiadne faxy. Môžete sa pokúsiť požiadať ľudí o faxovanie dokumentu v konkrétnom čase, keď ste si istí, že pevný telefón nie je viazaný.
Namiesto toho, aby ste sa zaoberali všetkými týmito nezmysly, požiadajte ľudí o skenovanie a posielanie e-mailových dokumentov. Môžete tiež použiť iné nástroje, ak sa nechcete spoliehať na e-mail - napríklad môžete použiť JotForm spolu s Dropbox na vytvorenie webovej stránky, kde ľudia môžu nahrávať súbory PDF a objavia sa v priečinku v Dropboxe.
Môžete tiež skúsiť používať službu, ktorá vám poskytuje vyhradené faxové číslo a umožňuje vám tam prijímať faxy. Tieto zvyčajne stojí peniaze - konečne, faxová služba musí platiť za vyhradené telefónne číslo pevnej linky a sledovať ju za vás.eFax ponúka mesačne 10 bezplatných prichádzajúcich stránok, aj keď vám neposkytujú voľné odchádzajúce stránky. HelloFax vám umožňuje poslať päť bezplatných stránok, ale to je všetko. Každá bezplatná on-line faxová služba má takýto úlovok - je tu bezplatná ponuka, ktorá vás priťahuje, zatiaľ čo musíte zaplatiť za najdôležitejšie funkcie. Faxovanie zahŕňa prepojenie s faxmi a pevnými telefónnymi číslami, a to nie je zadarmo. Taktiež sa často používa na obchodné účely a podniky sú ochotné vynaložiť peniaze na takéto veci.
Posledný rezort: používajte skutočný fax bez toho, aby ste vlastnili jeden
Ak sa nechcete zaoberať službami on-line alebo poštou a nemáte absolútne inú možnosť než poslať príležitostný dokument ako fax, stále existuje alternatíva k nákupuvlastným faxom a pevným telefónnym prístrojom. Pravdepodobne môžete navštíviť miestny obchod, ktorý ponúka kopírovanie a umožní vám zaplatiť pár centov za odoslanie faxu. Toto nie je ideálne, ak často posielate faxy, ale ak budete musieť faxovať niečo raz za rok, môže to byť v poriadku.
Samozrejme, toto stále zahŕňa použitie faxového prístroja. Niektoré organizácie požadujú iba faxy a možno sa nebudete cítiť príjemne odovzdávať veľmi citlivé dokumenty na webovú faxovú službu. Nie je veľa čo môžete urobiť, ak sa musíte zaoberať organizáciou, ktorá vyžaduje faxovanie.
Faxovanie bude stále s nami na chvíľu, aj keď len kvôli predpisom, ktoré povzbudzujú zdravotnícke a právne organizácie, aby pokračovali v používaní staršieho faxového systému namiesto moderných alternatív.
Image Credit: Abhisek Sarda na Flickr, príbehy putovania youkai na Flickr, AuthenticEccentric na Flickr