26Aug
Če nam poveš, da je e-pošta padla iz mode, bi vas prosili, da si ogledate naše mape prejetih sporočil. Biti sposoben razvrstiti in organizirati nered sporočil, ki pridejo vsak dan, je precej ključnega pomena za ohranjanje zdravja na delovnem mestu.
Ne gre le za neželeno pošto. Spam še vedno obstaja, moteče življenje, vendar obstajajo načini za reševanje tega. To je zrušenje drugih e-poštnih sporočil, ki jih dobimo - posodobitve programske opreme, povabil na dogodke, poštne sezname, na katere smo se naročili, vendar se jih nikoli ne spomnimo, da se odjavijo - vse to zahteva način organiziranja, razvrščanja in pošiljanja sporočil na njihovo pravo mesto, ali je to določena mapa ali smeti.
Razmišljali smo precej malo o Outlooku, vključno z osnovami elektronike, kot so sestavljanje in pošiljanje, načini za dodajanje in prejemanje priponk ter uvažanje stikov in upravljanje adresarjev.Želimo zdaj usmeriti pozornost na večjo sliko, tako da se osredotočimo na upravljanje prejetih sporočil.
Mastering Outlook Inbox
Outlook ima vgrajene bogate funkcije, ki vam pomagajo filtrirati pošto na ustrezna mesta.Če želite začeti, če z desno tipko miške kliknite sporočilo ali miško do traku, boste opazili, da obstaja funkcija, imenovana Quick Steps.
Če ga razširimo s traku, lahko to funkcijo vidimo v celoti.
Prva stvar, ki si jo je treba zapomniti je, da so Quick Koraki praviloma pravila( obstaja funkcija, imenovana Pravila, o katerih bomo kmalu razpravljali).Druga stvar, ki jo je treba zapomniti, je, da za razliko od pravil, ki delajo za prizori brez vašega vnosa, se Quick Steps zanašajo na vaš vnos za delo.
Prva stvar, ki jo boste izbrali, je izbrati hitri korak, ki ga želite ustvariti. Naredimo preprosto, da ponazorimo našo točko.
V tem Quick Koraku izberemo sporočilo, ki ga raziskujemo drugače in kliknemo na Quick Step, ki bo premaknilo sporočilo v mapo Misc in označilo sporočilo kot Read.
Če kliknete gumb "Možnosti", si lahko ogledate, kako je zgrajen Quick Step, in ga lahko tudi uredite, na primer dodajanje ali odstranjevanje delov v ali iz nje.
V tem zaslonu lahko na primer odstranite korak, v katerem so sporočila označena kot Read, zato je vse premaknjeno v mapo Razno, vendar je njen status nespremenjen.
Tako deluje Quick Steps, lahko bi preživeli precej časa, da bi vam pokazali različne načine, kako jih lahko ustvarite in izvajate, vendar se želimo premakniti na Pravila za ponazoritev razlike.
Osnovni pravilnik pravil
Kot smo omenili, so Quick Steps nekaj, na kar delate, medtem ko Pravila delujejo samodejno, za prizori, glede na merila, ki jih določite. Ko kliknete gumb »Pravila«, morate na spustnem seznamu izbrati »Ustvari pravilo. ..«.
Osnovni pogoji za ustvarjanje pravila so precej osnovni in morda sploh ne potrebujete nobenih naprednih možnosti, zato gremo naprej in preglejte nekatere njihove enostavnejše vidike.
Na naslednji sliki vidite, da lahko pošiljate pošto iz določenih pošiljateljev, ali na podlagi predmeta ali komu je poslana. Od tam vam lahko Outlook opozori vizualno in / ali z zvokom. Sporočilo lahko premaknete tudi v določeno mapo, ki bi bila za razliko od uporabe Quick Stepa izvedena brez vnosa.
Če kliknete gumb »Ustvari pravilo«, se prikaže pogovorno okno čarovnika.
V oknu Pravila in opozorila lahko kliknete tudi »Novo pravilo«.
Tako bo odprlo prvo okno Pravila čarovnika, ki vas bo vodilo skozi proces. Pravila
so presenetljivo nezapletena, če že veste, kaj želite narediti. Kliknite »Napredne možnosti. ..« in videli boste, kaj mislimo. Ne samo, da boste videli možnosti na osnovnem zaslonu Ustvari pravilo, boste našli nov svet drugih pravil, ki jih lahko uporabite.
Predstavljajte si, da vzamemo hitri korak, ki smo ga ustvarili prej in ga želimo spremeniti v pravilo.Želeli bi izbrati naša merila iz zgoraj prikazanih možnosti in nato kliknite »Naprej«. V tem primeru bomo premaknili pošto, ki je poslana našemu računu How-To Geek.
Na naslednjem zaslonu izberemo možnost »premakni v določeno mapo«, nato pa na spodnji strani kliknemo na podčrtano povezavo »premakni jo v določeno mapo«. Nato so prikazane možnosti, ki nam omogočajo pošiljanje pošte nane glede na izbrano mapo, ki je v tem primeru "Misc."
Ko kliknete »Naprej«, vas bo vprašal, ali obstajajo izjeme od tega novega pravila.Če jih ni, potem lahko kliknete »Naprej« in napredovali boste do končnega zaslona, kjer boste morali poimenovati svoje novo pravilo, ali ga želite vključiti, zagnati ob zaključku in nazadnje, boste lahko pregledali.
To je to, kliknite »Dokončaj« in dobro je iti. To pravilo si lahko ogledate tako, da kliknete gumb »Pravila« in nato »Upravljajte pravila in opozorila« v spustnih možnostih.
Kadarkoli lahko kadar koli vrnete, spremenite svoje pravilo, dodate nove, naredite kopije, brisanje in druge funkcije. Ne pozabite, če želite ohraniti pravilo, vendar ga ne želite, da bi se vedno zagnal, lahko samo počistite polje zraven njega.
Če želite izvedeti več o samodejnem premikanju sporočil v določeno mapo, priporočamo, da si ogledate ta članek.
Brisanje in ignoriranje e-poštnih sporočil
Dobili boste veliko e-poštnih sporočil, ki jih ne želite ali potrebujete, ne glede na to, ali gre za prevelikega nadrejenega starša ali za nepošteno neželeno pošto, pri čemer bo vašo mapo s prejetimi sporočili previden in dobro urejenvelik izziv, če ne veste, kako uporabljati orodja, ki so vam na voljo.
Kot lahko vidite vidno prikazano na traku, je del, ki je v celoti namenjen brisanju stvari, najbolj opazen je velik gumb "Izbriši" in njegov velikan X. Prav tako lahko preprosto izberete sporočilo ali skupino sporočil in kliknete ta gumb alisamo tapnite »Izbriši« na tipkovnici.
Oglejmo si to poglavje Izbriši malo več in poglejte, kaj še ponuja. Najprej je gumb »Ignoriraj«.
Kaj Prezri? Ko izberete sporočilo ali pogovor in kliknete »Ignoriraj«, se prikaže pogovorno okno.
Razlika med tem in preprostim brisanjem pogovora je, da se bo to neupoštevanje nanašalo na to in vsa prihodnja sporočila, kar pomeni, da če ste na poštnem seznamu in ko anketiranci vedno odgovorijo, jih ne boste več videli, kar je precej nadležnokoristno.
Druga pomembna možnost je funkcija Clean Up.Če kliknete gumb »Čiščenje«, sprožite spustni meni z naslednjimi možnostmi
Kakršna koli možnost, ki jo izberete, boste videli pogovorno okno, ki ponuja enak rezultat, vsa odvečna sporočila bodo odstranjena.
Če kliknete gumb »Nastavitve«, boste z možnostmi za čiščenje pogovora izbrisali. Kot lahko vidite, lahko uporabite funkcijo Clean Up za arhiviranje starih, odvečnih pogovorov v nadomestno mapo, kar je verjetno najbolj uporabna možnost tukaj. Pogosto je bolje, da preprosto arhivirate stvari, ne pa jih izbrišete, samo če se pozneje sklicujete nanjo.
Medtem ko so te funkcije super, in vidimo očitno zasluga v njih, ne bodo imeli večjega vpliva na ta nesramen škatle prejetih sporočil: spam.
Spam, Spam Pojdi stran!
Spam ne dobi enakih naslovov, ki jih je nekoč naredil, ker večinoma sodobni filtri za neželeno e-pošto opravljajo precej dobro delo, ko jih je treba iztisniti.Če uporabljate storitve Gmail ali druge storitve spletnega poštnega sporočila, verjetno ne vidite veliko, kar pa ne pomeni, da ni tam, še posebej, če naredite napačno soglasje, da družbi omogočite skupno rabo vašega naslovas svojimi tržnimi partnerji ali pa kliknete na napačno polje in se napačno prijavite na seznam distribucij.
Bistvo je, da se vsiljena pošta še vedno zgodi, toda Outlook vam ponuja načine, kako upajmo, da ga v veliki meri ohranimo pod nadzorom z junk filtri. Ko prejmete sporočilo, ki je očitno neželeno ali neželeno, lahko to sporočilo izberete in nato kliknete gumb »Neželeno« za spustni seznam možnosti. Za neželena sporočila boste izbrali »Blokiraj pošiljatelja«, za vse ostalo pa boste želeli prilagoditi možnosti »Junk E-mail«.
Bolj restriktivna stopnja filtriranja je, da se lahko nehoteno filtrira večja možnost, ki jo dejansko želite ali želite videti.Če se to zgodi, boste morali obravnavati zadevne e-pošte z uporabo možnosti, ki so bile prikazane v prejšnji sliki.
Dobra ideja je, da nekaj časa preživite, če iščete možnosti za neželeno e-pošto. Nastavite lahko bele liste določenih pošiljateljev in določenih prejemnikov, medtem ko izrecno blokirate pošiljatelje, za katere menite, da jim ne zaupate.
Vzdrževanje mape »Prejeto« se ponaša z občutkom in pozornostjo do podrobnosti.Če sem iskren, nekaj dobro zasnovanih pravil lahko nadomešča veliko dela, vendar vedno obstajajo novi izzivi. Zapomnite si ta orodja - hitri koraki, pravila, ignoriranje in neželeni filtri - in dobro boste na poti k uničevanju e-pošte.
Poslušaj zdaj. Povejte nam o svojih lastnih priljubljenih hitrih korakih in pravilih ali kako ravnate z neželeno pošto. Naš forum za razprave je odprt, zato nam posredujte svoje pripombe in vprašanja.
