26Aug
Tudi v teh časih hitrih internetnih povezav, velikih trdih diskov in obremenitev prostora za shranjevanje v oblaku je velikost datotek včasih pomembna. Morda boste imeli omejitev velikosti datotek, ki jih lahko pošiljate ali prejemate po e-pošti, ali pa ste morda na voljo za malo prostora na disku. Ne glede na razlog, če imate Officeove dokumente, ki vsebujejo slike, boste morda lahko znatno zmanjšali velikost teh datotek.
Office že deluje za prizorom, da pomaga ohranjati majhne velikosti datotek. Novejša vrsta datoteke DOCX v bistvu deluje kot ZIP datoteka, stisne vsebino datoteke. Slike in besedilo, ki se večkrat pojavijo v dokumentu, se shranijo samo enkrat v datoteko. Torej, vsaj v najnovejših različicah Officeovih aplikacij boste ugotovili, da so velike velikosti datotek ponavadi rezultat številnih različnih slik v dokumentih.
Dobra novica je, da Office aplikacije ponujajo tudi nekaj priročnih orodij za ohranjanje teh velikosti slik v pregledu. V tem članku uporabljamo Office 2016( natančneje, Word 2016) kot naš primer. Toda najdete ista orodja, o katerih razpravljamo v drugih Officeovih programih, kot so Excel in PowerPoint, ter v prejšnjih različicah Officea, ki se vrnejo vsaj v Office 2010.
Stiskanje slik v vašem dokumentu Office
Prvi korak, ki ga morate poskusitida bi zmanjšali velikost dokumenta s slikami, je stiskanje teh slik. Vsaka aplikacija Office ponuja priročno orodje za to. Tu uporabljamo Word( in to bomo videli v naslednjih korakih), vendar boste funkcije na istem mestu našli v drugih Officeovih aplikacijah.
V svojem dokumentu kliknite katero koli sliko, da jo izberete. Ko izberete sliko, kliknite meni Oblika, ki se prikaže v orodni vrstici Office.
V meniju Oblika kliknite gumb Compress Pictures.
V oknu Compress Pictures kliknite »Uporabi samo na to sliko«, če želite stisniti samo sliko, ki ste jo izbrali. Ko ta možnost ni preverjena, bodo vaša dejanja veljala za vse slike v dokumentu. Izberite »Izbriši obrezana področja slik«, če ste v dokumentu obrezali slike in želite odstraniti območja, ki ste jih obrezali. Upoštevajte, da če izberete to možnost, kasnejšega obrezovanja ne boste mogli razveljaviti pozneje, razen če ponovno vstavite prvotno sliko. Prav tako lahko izberete ločljivost, na katero želite stisniti slike. Izberite najnižjo ločljivost, ki bo pokrivala vaše potrebe. Ko končate, kliknite V redu.
Odvisno od števila slik v dokumentu Word lahko traja nekaj trenutkov, da jih stisne vse. Ko je končan, shranite dokument in preverite novo velikost datoteke.Če niste prepričani, da se želite držati sprememb, lahko dokument vedno shranite kot novo datoteko in nato primerjate velikosti datotek z izvirno različico.
Odstranjevanje informacij o urejanju iz slik
Office aplikacije ponujajo vse vrste odličnih orodij za urejanje slik, ki so vgrajene v pravo smer. Ko jih uporabljate, Word ohrani izvirno sliko in spremlja spremembe, ki ste jih naredili, da jih lahko razveljavite ali vrnete voriginalna slika bi morala biti.Če ste zadovoljni z načinom, kako ste oblikovali svoje slike, vse te shranjene informacije o urejanju samo povečajo velikost vaše datoteke.Če ste stiskali slike v dokumentu, niste dobili dovolj velikosti datoteke, lahko z Wordom izbrišete tudi shranjene informacije o oblikovanju.Še enkrat lahko dokument shranite kot novo datoteko, preden začnete, tako da se lahko po potrebi vrnete na izvirnik.
Ko je dokument odprt, kliknite meni Datoteka.
V meniju Datoteka kliknite Možnosti.
V oknu Možnosti za Word, iz izbir na levi, kliknite Napredno.
V oknu Advanced Word Options se pomaknite navzdol do razdelka »Velikost in kakovost slike« na desni strani. Izberite možnost »Zavrzi podatke za urejanje«, da bo Word pri zaviranju datoteke zavreči podatke o oblikovanju. Druge možnosti v tem razdelku vam omogočajo zaščito dokumenta, preden so slike stisnjene in izberite privzeto ločljivost za slike, ko so slike stisnjene( čeprav lahko pri stiskanju vedno izberete novo ločljivost).
Ko to storite, shranite datoteko( ali shranite kot novo datoteko) in nato preverite novo velikost datoteke. Verjetno bo šlo dobro.
V našem primeru smo vzeli datoteko Word( »Datoteka 1.docx« na naslednji sliki), ki vsebuje približno 20 kakovostnih slik in tehta v velikosti skoraj 48 MB.Mnoge od teh slik so bile obrezane, nekatere so bile spremenjene in nekatere so bile urejene na druge načine. Ko stisnete slike in odstranite shranjene informacije o formatiranju, je nova datoteka( »datoteka 2( stisnjena). docx« na naslednji sliki) zdaj samo pod 35 MB, približno 27-odstotno zmanjšanje velikosti datoteke. In za ponazoritev vgrajenega stiskanja v formatu DOCX smo to datoteko tudi shranili. Kot lahko vidite, je razlika v velikosti med zipiranimi in unzipiranimi datotekami zanemarljiva.
In to je to! Slike so velike in lahko hitro povečajo velikost dokumentov Officea. Toda z uporabo vgrajenih orodij za stiskanje v aplikacijah Office in odstranjevanju starih informacij o urejanju lahko znatno zmanjšate velikost dokumentov Officea, ki vsebujejo slike brez veliko truda.