Kako sklicevati besedilo iz drugih dokumentov v Microsoft Wordu

Verjetno imate nekaj besedila, ki ga pogosto vnesete v dokumente Worda, kot so naslovi. Namesto ponovnega vnašanja tega besedila vsakič, ko ga potrebujete, lahko to skupno besedo postavite v en dokument Word in ga sklicujete v drugih dokumentih - celo, če ga boste spremenili, se samodejno posodablja v vseh vaših dokumentih.

Recite, da želite svoj naslov postaviti v nogo v vaših dokumentih, vendar se naslov občasno spremeni. Naslov lahko shranite v ločenem, skupnem Wordovem dokumentu in v poročilu uporabite polje, da povlečete besedilo iz skupnega dokumenta in ga posodobite, kadarkoli se to spremeni. Pokazali vam bomo, kako to storiti.

Za začetek ustvarite nov Wordov dokument, ki bo služil kot vaš repozitorij za naslov, ki ga želite vstaviti v druge dokumente Worda. Shranite jo na lokaciji, ki bo dostopna z drugimi dokumenti. Na primer, ga ne shranjujte na omrežni pogon, do katerega nimate vedno dostopa.

Z oznakami bomo uporabili naslove v našem skupnem dokumentu. Vnesite niz besedila, ki ga želite vstaviti v druge dokumente( v našem primeru, naslov).Ustvarite zaznamek, tako da označite ime in odprete Insert & gt;Zaznamuj in mu dajte ime, na primer »Naslov«.Oglejte si naš vodnik po zaznamkih v Wordu za informacije o njihovem ustvarjanju.

Upoštevajte, da imeni zaznamkov ne morejo imeti nobenih presledkov. Priporočamo, da ime zgibanke označite nad vsakim elementom v vaši skupni podatkovni datoteki, tako da lahko preprosto veste, katero ime želite uporabiti za kateri element. To je še posebej uporabno, če nameravate v tem skupnem dokumentu imeti veliko predmetov za večkratno uporabo. V našem primeru smo naš naslov dodali v skupni informacijski dokument in postavili ime naslova »Naslov« nad element.

Ko dodate element v skupni dokument, ga lahko shranite in zaprete. Odprite dokument, v katerega želite vstaviti naslov, in položite kazalko, kamor želite, da se to besedilo prikaže. V našem primeru bomo dodali nogo in tam vstavili naslov.

Uporabljali bomo poljubno kodo INCLUDETEXT, ki se nanaša na zaznamek, ki smo ga ustvarili v skupnem dokumentu.Če želite to narediti, pritisnite "Ctrl + F9", da vstavite oklepaje za kodo polja.

OPOMBA: Ne morete vnesti le običajnih oklepajev okoli kodnih polj. Za vstavljanje pravilne vrste oklepajev morate uporabiti »Ctrl + F9«.

Kazalec se samodejno doda med oklepaje. Vstavite naslednje besedilo med oklepaje, pri čemer nadomestite »Pot do datoteke & gt;« z absolutno popolno potjo do vaše skupne besede, ki vsebuje ime, ki ga želite vstaviti. Zamenjajte ime »& lt; ime zaznamka & gt;« z imenom zaznamka, ki ste ga dodelili elementu v skupnem dokumentu.

INCLUDETEXT "& lt; pot do datoteke & gt;"& lt; ime zaznamka & gt;

OPOMBA: Ne vpišite oklepajev v kodo polja.

V oklepajih področnih kod smo na primer vnesli naslednje:

INCLUDETEXT "C: \\ Uporabniki \\ Lori \\ Dokumenti \\ Skupne informacije \\ CommonInformation.docx" Naslov

OPOMBA: v dvojici morate uporabiti dvojna poševnicapot, tako kot smo. Prav tako morate pri vnosu zgornje kode v polje uporabljati neposredne narekovaje, ne pametne narekovaje.

Če želite privzeti naslov iz skupnega dokumenta in ga vstaviti v kodno kodo, ki ste jo vnesli, z desno miškino tipko kliknite kodno polje in v pojavnem meniju izberite »Posodobi polje«.

V dokumentu se prikaže naslov. Oklepaji še vedno prikazujejo okrog naslova, če imate možnost »Pokaži zaznamke«.Še enkrat si oglejte naš članek o zaznamkih, če želite izvedeti, kako izklopiti to možnost. Tudi koda polja je lahko zatemnjena. Tudi to možnost lahko izklopite.

Če želite spremeniti kodo polja, lahko znova prikažete kodo in ne rezultat.Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite izbrani predmet in v pojavnem meniju izberite »Toggle Field Codes«.Besedilo, ki ste ga vnesli v kodo polja, se znova prikaže in ga lahko uredite. Preprosto posodobite polje, da prikažete nov rezultat.

Ko ustvarite skupni dokument, ga lahko uporabite za shranjevanje drugih elementov, ki jih pogosto vnesete v dokumente Worda. V dokumentih Worda preprosto uporabite ločeno polje INCLUDETEXT za vsak kos informacij, ki jih želite samodejno vstaviti iz skupnega dokumenta.