1Sep

Outlook za barvno kodo za lažje upravljanje

click fraud protection

Organiziranje in vodenje evidenc številnih e-poštnih sporočil v pisarni vsakdanje je lahko delo samemu sebi. Danes smo si ogledali uporabo barvnih kod, da bi lažje prepoznali teme sporočil in kdo jih pošilja.

Ta funkcija je bila na voljo v Officeu 2007 že od začetka, vendar tega še nismo pokrili, in to sem nekaj prezrl. Po tem, ko sem z njim nekaj časa igral, sem ugotovil, da je to dober način za upravljanje številnih e-poštnih sporočil, ki jih dobivam vsak dan. Tukaj bomo šli skozi barvne stike, ki pošiljajo sporočila, zato jih je lažje opaziti. Tudi razvrstitev predmeta v različne barvne skupine pomaga pri ohranjanju stvari naravnost.

Pošiljatelji barvne kode

Odprite Outlook in kliknite, da označite sporočilo, ki ga želite barvno kodo.

Odprite Orodja in nato Organiziraj. Odpre se načini za organizacijo prejemanja

, ki jih želite klikniti z uporabo barv. Sedaj lahko izberete barvo, ki jo želite povezati s tem stikom. Izberete lahko tudi določeno barvo za sporočila, poslana samo vam, kar je priročno kot način razlikovanja med skupinskimi in osebnimi sporočili.

instagram viewer

Tukaj je primer, kaj lahko naredimo z barvami. Morda boste morda želeli ustvariti le nekaj barv za najpomembnejšega pošiljatelja, vendar sem se s tem primerom nekoliko bolj potrudil.

Kategorije barv

Drugi koristen način za vizualno organizacijo sporočil je dodajanje barvnih kategorij. Lahko prilagodite, kateri predmeti e-pošte so povezani z vsako barvno kategorijo.

Sporočilo bo imelo barvno kategorijo na vrhu in lahko z desno tipko miške kliknite vrstico, da spremenite barvo.

Prav tako lahko z desno tipko miške kliknete sporočilo pod kategorijo Kategorije, da spremenite kategorijo.

Vsako kategorijo lahko preimenujete na vse, kar je smiselno za vas.

Morda boste želeli narediti novo kategorijo za različne pošte. Pojdite v Actions \ Categorize in vse kategorije.

Na zaslonu Color Categories kliknite na Novo in kategoriji dodajte ime in barvo, lahko pa ji dodate bližnjico na tipkovnici.

Zdaj lahko razvrstite svoja e-poštna sporočila glede na vrsto kategorije, v kateri se nahajajo.

Če želite, da bi lahko hitro pogledali vaš e-poštni naslov in dobili idejo o tem, kaj je tam, lahko uporabite barvne kategorije. Upajmo, da lahko to začnete z organiziranjem vaših e-poštnih sporočil, tako da boste vedeli, kaj želijo šefi, ki vam bodo pomagali učinkoviteje.