Kako odstraniti skrite osebne podatke Microsoft Office dodaja v svoje dokumente

Microsoft Office shrani skrite metapodatke v dokumente Officea, vključno s tem, kako dolgo ste delali na njih, ime vseh, ki so delali na dokumentu, ko je bil dokument ustvarjen, in celo prejšnje različice dokumenta.

Preden javno objavite Officeove dokumente ali jih pošljete nekomu, boste verjetno želeli preveriti, katere skrite informacije vsebuje dokument in odstranite občutljive podatke. Ti metapodatki lahko kršijo vašo zasebnost ali pa so lahko neprijetno.

Ogled in odstranitev skritih podatkov

V programu Office 2013 ali Office 2010 kliknite meni Datoteka in kliknite Info in orodje za pregled dokumentov bo spredaj in center, ki vas obvešča o potencialno občutljivih podatkih, ki jih vsebuje dokument. Te informacije so bolj očitne kot v starejših različicah sistema Office, vendar jih je še vedno mogoče zamuditi, če niste seznanjeni s tem, da Office dodaja te občutljive podatke v svoje dokumente.

V programu Office 2007 kliknite na gumb Orbis orb na traku, pokažite na Pripravi in ​​kliknite Inspect Document.

Če si želite ogledati skrite metapodatke v dokumentu, kliknite gumb Preveri težave, kliknite Pregledovanje dokumenta in izberite vrste metapodatkov, za katere želite pregledati dokument. Vse možnosti, ki ste jih izbrali, lahko pustite pregledati dokument za vse vrste metapodatkov.

Kliknite Pregled in Office pregleda dokument za metapodatke. Kliknite gumb Odstrani vse poleg vrste metapodatkov, da ga odstranite.

Upoštevajte, da večina teh metapodatkov po izbrisu ne boste mogli obnoviti. Zaradi tega Microsoft priporoča, da pred odstranitvijo metapodatkov in objavo dokumenta ustvarite novo kopijo dokumenta( uporabite funkcijo Save As).Nato boste imeli kopijo dokumenta z metapodatki. Seveda, če tega metapodatka sploh ne želite, ga lahko odstranite brez skrbi za ohranitev kopije.

Kakšne vrste metapodatkov shranjuje Office?

Office shrani lastnosti dokumenta, vključno s podatki, kot so avtor, predmet, naslov, datum, ko ste ustvarili dokument, ko ste ga nazadnje spremenili, in kako dolgo ste delali na dokumentu. Te lastnosti bodo vsebovale tudi ime katere koli predloge, ki ste jo uporabili pri ustvarjanju dokumenta, glave elektronske pošte in drugih povezanih informacij. To je lahko neprijetno - na primer, lahko pošljete poročilo TPS svojemu šefu in pravite, da ste ves dan delali na njem sami. Toda metapodatki bi lahko razkrili, da ste delali samo na poročilu TPS za nekaj minut, sodelovali z drugimi ljudmi in uporabili predlogo z imenom »Uspešna poročila TPS Report«, ko jo ustvarjate.Še huje, obstajajo tudi druge posledice za zasebnost - morda boste želeli objaviti dokument na spletu brez vašega povezanega imena, vendar bo vaše ime privzeto prikazano v lastnostih dokumenta.

lahko vključijo tudi glave, noge, vodni žig in besedilo, oblikovano kot skrito besedilo, vendar se ne bodo pojavili, če boste naredili površno skico dokumenta. Orodje vam pove, ali vaš dokument vsebuje te podatke.

Če ste med pisanjem dokumenta sodelovali z drugimi, bo vseboval še več podatkov. Metapodatki bodo prikazovali imena vseh, ki so delali na dokumentu, kot tudi vse pripombe, revizijske oznake, opombe o črnilih in prejšnje različice dokumenta.Če objavljate dokument, na katerem ste delali, boste verjetno želeli odstraniti vse te podatke, namesto da jih delite.

Kako ustaviti Office od shranjevanja metapodatkov

Na žalost boste morali uporabiti orodje za pregledovanje dokumentov, da odstranite občutljive podatke iz vsakega posameznega dokumenta, preden ga objavite ali ga daste v skupno rabo z nekom. Vgrajenega načina za odstranjevanje teh podatkov iz več dokumentov hkrati ni niti nastavitev Officea, da Officeu preprečijo uporabo teh podatkov v dokumentih.

Vendar lahko Office samodejno odstranite metapodatke vsakič, ko shranite datoteko. To nastavitev morate uporabiti za vsak dokument, ki ga uporabljate - to je nastavitev, specifična za dokumente, in ne za sistemsko nastavitev.

Da bi Office preprečili shranjevanje metapodatkov skupaj s svojimi dokumenti, kliknite meni Datoteka, kliknite Možnosti in izberite kategorijo zaupanja. Kliknite gumb Nastavitve centra za zaupanja in izberite možnosti zasebnosti. Omogočite možnost »Odstrani osebne podatke iz lastnosti datoteke pri shranjevanju«.Če se zdi, da je siva, kliknite spodnji gumb Inspector za dokumente, zaženite inšpektorja za dokumente in odstranite vse osebne podatke dokumenta. Potem lahko potrdite potrditveno polje.

Ne pozabite, to možnost boste morali spremeniti za vsak dokument posebej.

Te informacije so lahko koristne, nekatere pa so celo ključnega pomena za sodelovanje ali za podjetja, ki spremljajo, kdo je delal na dokumentu. Ko pa je čas za objavo dokumenta, boste verjetno želeli odstraniti ta metapodatki.