11Sep
Vsi imamo nekaj velikih kosov besedila, ki jih redno vnašamo - na primer vaš naslov, dolga imena ali fraze ali celo tiste in slike, ki jih pogosto uporabljate. Funkcija AutoText v programu Word vam omogoča, da shranite te dele besedila in jih hitro vstavite z nekaj tipkami, tako da lahko manj časa porabite za tipkanje.
Funkcija AutoText je že dolgo del Officea, vendar je zdaj del Quick Parts, ki je bila dodana v Office 2007. Poleg vnosov v AutoText, funkcija Quick Parts omogoča vstavljanje lastnosti dokumenta( na primer naslov inavtorja) in polja( kot so datumi in številke strani).Hitri deli in vnosi v AutoText so znani tudi kot "Building Blocks" in Word ima veliko vnaprej določenih gradnikov. Dodate lahko tudi toliko gradbenih blokov po želji.
OPOMBA: Pred tem smo pisali o tem, kako se sklicujejo na besedilo iz drugih dokumentov v Wordu, tako da lahko vsebino, ki jo je mogoče uporabiti, vstavite v druge dokumente, ki se bodo samodejno posodobili. Trik, o katerem je razpravljal v tem članku, je podoben uporabi vnosa samega besedila. Ko vsebino vstavite z vnosom samodejnega besedila, se ta vsebina ne bo samodejno posodabljala, ko spremenite vnos samodejnega zapisa.
Obstaja tudi druga programska oprema, na primer brezplačna PhraseExpress za Windows, ki opravlja podobno nalogo v celotnem sistemu. To je odlično, ker deluje v vseh aplikacijah, ne samo v Wordu, vendar ima AutoText nekaj lastnih prednosti, in sicer ima več možnosti oblikovanja( posebej za Word-specific), kot je PhraseExpress, in je na voljo kjerkoli je Word. Torej, če vam v delovnem računalniku ni dovoljeno namestiti programov tretjih oseb, lahko na primer še vedno uporabljate samodejno besedilo.
V predloge lahko shranjujete samo vnose v obliki besedila, ne pa v samih dokumentih. Privzeto so novi vnosi za samodejno besedilo shranjeni v predlogi Normal.dotm. To omejuje razpoložljivost vaših vnosov samobesedila samo v vaši napravi, razen če vašo temo Normal.dotm delite z drugimi stroji. Vnose za samodejno besedilo lahko dodate v predloge po meri, vendar obstajajo omejitve s tem, o katerih bomo kasneje razpravljali v tem članku.
Kako ustvariti nov vnos za samodejno vnašanje
Za začetek ustvarite nov Wordov dokument in vnesite vsebino( besedilo, slike, tabele itd.), Ki jo želite dodati kot vnos za samodejno besedilo. Nato označite vsebino in kliknite zavihek »Vstavi«.
Če želite, da se besedilo vnosa za samodejno besedilo shrani z oblikovanjem odstavkov za vse odstavke v vnosu, vključno z zadnjim odstavkom, preverite, ali je oznaka odstavka na koncu zadnjega odstavka vključena v vašo izbiro. Oznaka odstavka shrani obliko za odstavek. Ko na koncu odstavka ne izberete oznake odstavka, ta odstavek vzame slog odstavka v okoliškem besedilu, ko ga vstavite.Če na koncu vsakega odstavka ne vidite oznake odstavka, jih lahko izberete v možnostih. Vsako oblikovno oblikovanje znakov, ki ste ga uporabili za vsebino samodejnega iskanja, se samodejno shrani v vnos samodejno besedilo.
V razdelku »Besedilo« kliknite gumb »Razišči hitre dele« in premaknite miško nad »Samodejno besedilo« v spustnem meniju. Nato iz podmenija izberite »Shrani izbor v Galerijo samodejnih besedil«.
OPOMBA: Opazili boste lahko možnost »Shrani izbor v hitri del galerije«, ki je na voljo neposredno v meniju »Hitri deli«.Ta možnost dodaja izbrano besedilo kot vnos »Hitri deli«, ne pa vnos »Samodejno besedilo«.Vnosi »hitri deli« in »samodejni tekst« sta gradniki. Tako lahko dodate vnos, vendar bomo razpravljali o dodajanju kot vnos v samobesedilo.
Prikaže se pogovorno okno »Ustvari novo stavbo«.V polje »Ime« vnesite ime za vnos samodejnega besedila.
Priporočamo, da se imena vnosov samobesedila spremenijo dovolj, tako da boste morali v dokument vstaviti le nekaj znakov imena.Če ima več vpisov v samobesedilu imena, ki so zelo podobna, boste morali vnesti dovolj imena, tako da bo vedel, kateri vnos želite vstaviti.
Prav tako lahko spremenite kategorijo za ta vnos. Spustni seznam »Kategorija« ponuja možnost »Ustvari novo kategorijo«, ki vam omogoča dodajanje tega vnosa samobesedila v kategorijo po meri. Prav tako lahko spremenite »Galerija«, v kateri je ustvarjen vnos.
Spustni seznam »Možnosti« vam omogoča, da določite, kako je vnos vstavljen v dokument.Če vstavljate majhen košček besedila, na primer ime podjetja, izberite »Samo vstavi vsebino«, ki vstavi vsebino vnosa v kazalniku. Vsebino lahko dodate tudi kot svoj odstavek ali na svojo stran( kot nalašč za ustvarjanje standardnih naslovnih strani).
Sprejmite privzeto nastavitev za spustni seznam »Shrani v«.S tem boste shranili vnos samodejnega besedila v svojo običajno predlogo.
Ko nastavite nov vnos za samopreizkus, kliknite »V redu«.
Ko zaprete zadnji Wordov dokument, ki ste ga odprli, se lahko prikaže naslednje pogovorno okno, v katerem se sprašuje, ali želite shraniti spremembe v predlogo Normal.dotm, če ste vklopili možnost, da se prikaže poziv za shranjevanje običajne predloge.Če želite shraniti vpis v samobesedilo v predlogi »Normal.dotm«, kliknite »Shrani«.
Vstavljanje vnašanja s samodejnim vnašanjem v dokument
Zdaj, ko smo ustvarili nov vnos za samopreizkus, ga vstavimo v dokument. Ustvarite nov Wordov dokument ali odprite obstoječega. Ponovno kliknite jeziček "Vstavi" in premaknite miško nad "Samodejno besedilo" v spustnem meniju. Opazili boste, da je vnos samodejnega besedila, ki ste ga dodali, na voljo neposredno v podmeniju »Samodejno besedilo«.Izberite to, da vstavite vsebino v ta vnos.
Vnesite samopregledni vnos tudi tako, da vnesete ime vnosa samobesedila. Manjši pojavni zaslon z imenom ujemajočega se vnosa samodejnega besedila in navodili, ki vas vnesejo s pritiskom na »Enter«.Pritisnite »Vstopi«, da v svoj dokument vstavite celoten vnos za samodejno besedilo. Lahko pritisnete tudi "F3".
Vstavi se vsebina vnosa AutoText, skupaj z izvirnimi prelomi vrstic in oblikovanjem.
Če želite hitreje in enostavneje vstaviti vnose za samodejno besedilo, lahko v orodno vrstico za hitri dostop dodate gumb »Samodejni tekst«.
Kako vklopiti "Prikaži predloge za samodokončanje"
Če pri vnosu imena vnosa samodejnega zapisa ne vidite predloga za samodokončanje, boste morda morali vklopiti možnost »Pokaži predloge za samodokončanje«.
Če želite vklopiti »Prikaži predloge za samodokončanje«, odprite obstoječi dokument Worda ali ustvarite novega in kliknite zavihek »Datoteka«.
Na ozadju kliknite na "Možnosti" na seznamu možnosti na levi.
Kliknite na "Napredno" na seznamu predmetov na levi strani pogovornega okna "Možnosti za Word".
V razdelku »Možnosti urejanja« potrdite polje »Pokaži predloge za samodokončanje«, tako da je v polju označen znak.
Zdaj boste lahko zdaj, ko boste vnesli del imena vnosa samega besedila, pritisnili »Enter«.
Kako urediti vsebino obstoječega vnašanja samodejnega vnašanja
Recite, da ste se preselili v nov dom in morate spremeniti svoj naslov v vnosu samega besedila. To je enostavno storiti. Preprosto vnesite vnos, kot ga želite, v nov dokument Word, ga izberite in nato dostopite do podmenija »Samodejno besedilo«, kot smo že omenili. V podmeniju pod katerimkoli obstoječimi vnosi samodejnega vnašanja izberite možnost »Shrani izbor v galerijo samobesedila«.
V polje »Ime« vnesite isto ime kot obstoječi vnos za samodejno besedilo in kliknite »V redu«.
Prikaže se potrditveno pogovorno okno. Kliknite »Da«, če želite prejšnji vnos samodejnega besedila zamenjati z novim.
Zdaj lahko posodobljen vnos za samobesedilo vstavite v kateri koli novi ali obstoječi Wordov dokument, kot ste to storili prej.
OPOMBA: Zapomnite si, da sprememba vnosa samobesedila NE spremeni vsebine tega vnosa v nobene obstoječe dokumente, kjer ste ga že vstavili. Popravljena vsebina vnosa samodejnega besedila se uporablja samo, če vstavljate vnos kadarkoli po spreminjanju.
Kako urediti lastnosti obstoječega vnosa samodejnega vnašanja
Poleg urejanja vsebine vnosa samobesedila lahko spremenite tudi lastnosti vnosa, na primer predlogo, v kateri je shranjena, kategorija in tako naprej.
Če želite to narediti, ustvarite nov Wordov dokument ali odprite obstoječega. Kliknite zavihek »Vstavi« in nato v razdelku »Besedilo« kliknite »Razišči hitre dele«.V spustnem meniju izberite »Building Blocks Organizer«.
Prikaže se pogovorno okno »Building Blocks Organizer«.Prikazuje se seznam vseh "gradnikov", ki prikazujejo "Ime" vsakega in kateri so "Galerija", "Kategorija" in "Predloga", v katerih se nahajajo. Našteta so po abecednem redu v skladu z "Galerija".Naš novi naslov »Naslov« je naveden na vrhu, ker je v galeriji »Samodejno besedilo«.Kliknite na vnos, da jo izberete. Predogled vnosa se prikaže na desni strani pogovornega okna.
Ko izberete vnos »Naslov«, kliknite »Uredi lastnosti« pod seznamom »Gradniki«.
Enako pogovorno okno se prikaže, ko ste ustvarili vnos samodejnega zapisa;zdaj pa se imenuje "Spremeni gradbeni blok".Spremenili bomo "Možnost" na "Vstavi vsebino v svoj odstavek, zato je naslov vedno vstavljen, začenši na ločeni vrstici, tudi če je kazalec na koncu druge vrstice. Ko naredite spremembo, kliknite »V redu«.
Znova se prikaže potrditveno pogovorno okno, ki potrjuje, da želite zamenjati vnos samodejnega zapisa z revidiranim. Kliknite »Da«.
Kako izbrisati vnos samodejnega vnašanja
Če odkrijete, da ne potrebujete več vnosa samega besedila, ga lahko izbrišete iz zbirke gradnikov.Če želite izbrisati vnos samodejnega zapisa, odprite pogovorno okno »Organizator zgradb«, kot je opisano v zadnjem poglavju. Izberite vnos AutoText, ki ga želite izbrisati, in kliknite »Izbriši« pod seznamom »Gradniki«.
V potrditvenem pogovornem oknu se prikaže vprašanje, ali ste prepričani, da želite izbrisati izbrani gradbeni blok, v tem primeru vnos samodejnega besedila. Kliknite »Da«, da izbrišete vnos. Vrnili se boste v pogovorno okno »Organizator zgradbnih blokov«.Kliknite »Zapri«, da ga zaprete in se vrnete v svoj dokument.
AutoText se zdi, da ima eno pomanjšavo pri uporabi predloge po meri. Preizkušali smo dodajanje vnosov za samodejno besedilo v predlogo po meri, toda ko smo ustvarili nov dokument, ki temelji na tej predlogi, vnos samodejnega besedila ni bil na voljo. Vendar, ko smo ustvarili nov dokument na podlagi običajne predloge in nato priložili predlogo po meri za ta dokument, je bil na voljo samodejno besedilo. Torej, če želite shraniti vnose za samodejno besedilo v svojo predlogo po meri, jih po ustvarjanju obvezno priložite predlogi, sicer pa vaši vnosi za samodejno besedilo ne bodo na voljo.Če odkrijete drugače, nam sporočite v komentarjih.
Starejše različice Worda( 2003 in prejšnje) vam omogočajo, da kopirate vnose za samodejno besedilo iz ene predloge v drugo. Vendar je bila kot Word 2007 ta funkcionalnost odstranjena.