Izrežite pošiljanje in prejemanje e-pošte

Photo by H je za dom

E-pošta lahko olajša komunikacijo, lahko pa tudi odtegne svoj čas. Več o tem, kako obdelati dohodne e-pošte in napisati odhodno e-pošto, da prihranite čas.

Po anketi iz leta 2005 so intervjuji z zaposlenimi pokazali, da je čas, porabljen za e-pošto, povzročil, da podjetje z 10.000 zaposlenimi izgubi približno 152 milijonov dolarjev plače na leto.

E-pošta očitno ima svoje slabosti. Nejasna e-poštna sporočila odvrnejo zaposlene od pomembnih nalog, povezanih z delom, komunikacijskih kanalov v oblaku in pogosto ustvarijo dodatno delo. Izogibajte se pasti e-pošte, tako da upoštevate spodnje predloge.

Kako dohodna e-pošta lahko izgubi svoj čas

Photo by Dvortygirl

Obstaja veliko vrst e-poštnih sporočil, ki lahko izgubijo čas. Tisti, ki:

• Lahko se odrežemo iz več sporočil in zmehčamo v celovito
• Ne nanašaj neposredno na vas
• Ali se nanašajo na vas, vendar ne na neposreden način, zaradi česar vam ni jasno, kako ali bi se morali odzvati( in jesti
instagram viewer
• Ne usmerjajte vas, da ukrepate( kar je neproduktivno)
• Odvijte in / ali spodbujajte, da zapravljate čas na spletu
• Niso primerni za e-pošto in bolj smiselno prek dinamičnega komunikacijskega kanala, kot je npr.poslovni sestanek ali kakšna oblika, ki je bolj primerna za vsebino( na primer samostojni dokument, ki je bogat z informacijami)

Kako učinkovito obdelovati vhodno pošto

Da bi lahko učinkovito prebrali in obdelovali e-poštna sporočila, se morate osredotočiti na dve stvari:sporočilo e-pošte( ali pomanjkanje) in odločanje o tem, kako ukrepati v odgovor.

Korak 1: Prikaz sporočila( ali pomanjkanja)

Kadarkoli preberete nov e-poštni naslov, vzemite čim manj časa, da ugotovite:

• Ali se zvočnik neposredno ali posredno obrača na vas
• Ali vam je govornik povedal, kajpričakujte od vas
• Ali je to storjeno na jasen način
• Ali je celotno sporočilo pomembno za vas
• Ali je celotno sporočilo zdi primerno glede na kontekst vaše povezave s pošiljateljem( ali pomanjkanje, če poskušajo začeti podjetjena primer)

To vam bo pomagalo ugotoviti, kaj je sporočilo e-pošte in kako želite odgovoriti. To pomeni, če nameravate odgovoriti na prvem mestu.

Zlasti pomembno je opozoriti, če zvočnik počne eno ali več stvari, ki vas lahko privabijo v zapravljanje dragocenega časa, kot so:

• Nejasno o tem, kaj poskušajo reči
• Uporaba jezika na nejasen ali eufemičen način, da se izognete govorjenju vkonkretne izraze( npr. "Mislim, da moramo v določeni točki imeti srce do srca", "Ali me lahko pokličete ta teden, da lahko govorimo o telefonu o nečem pomembnem?")
• Razmišljanje ali zapuščanje teme
• Vključno z informacijami,ni vaš posel, neustrezen, žaljiv ali neskladen
• Cc ali bcc'ing na sporočilih, ki niso pomembni za vas
• Ponovite isto sporočilo prek različnih e-poštnih sporočil ali ponovite, kaj je že bilo zajeto v prejšnjih sporočilih, ki niso e-pošta
• Pisanje o nečem, o čemer ste že razpravljali in rešili - na pozabljiv ali nepregleden način

V teh vrstah primerov boditeše posebej pazljivo odgovoriti na učinkovit način, ki zmanjšuje, koliko časa porabite za komunikacijo. Ker je preprosto pustiti zgoraj dvoumne scenarije e-pošte odtekati vaš čas.

Korak 2: Odločite se za kakšno akcijo jemati

Ko veste, o čem se govori, ugotovite najbolj produktiven način za odgovor. Tukaj je nekaj tipičnih odgovorov:

• Preusmeritev pogovora na boljši komunikacijski medij, kot so telefonski in konferenčni klici
• Odziv na ponavljajoče se vprašanje, ki ga postavljajo več ljudi - ne preko e-pošte, ampak prek medija, bogate z več informacijami, ki ga je mogoče dati v skupno rabo, kot je Google Doc
• Notodgovoriti na sporočila, ki ne pojasnjujejo, kaj pričakuje od vas( tudi če se počutite nekoliko nesramno)
• Obravnavanje nejasnih sporočil z neposrednimi in kratkimi konkretnimi vprašanji, na primer: "Ko želite, da poročilo izpolni? "Ali" Kako bi rad, da prispevam k temu projektu? "
• Pobiranje telefona in klicanje osebe kadar koli pride do drama ali komunikacijskega zloma - pri tem pa bo prišlo do e-pošte le še dlje in lahko okrepi konflikt

Step3. Nazaj na nalogo

Najpomembneje je, da ko odgovorite na e-poštno sporočilo( ki se lahko nanaša na ne odzivanje in namesto tega brisanje sporočila), you moraš priti nazaj na nalogo. Premaknite se na naslednjo e-poštno sporočilo, ki čakajo v mapi »Prejeto« ali preklopite orodja in se vrnite na dejansko opravljanje dela, namesto da bi se odzvali na zahteve drugih oseb.

Kako pošiljanje e-pošte lahko izgubi čas

Photo by Adikos

Poleg tega obstaja veliko vrst e-poštnega sporočila pošiljate , ki lahko izgubi čas. Tisti, ki:

• so nepotrebno nagnjeni v več sporočil, od katerih vsak potrebuje čas in razmišlja, da jih prilagodi, namesto enega celovitega
• . Ne nanašaj neposredno na prejemnika, kar je zapravljanje napora z vaše strani
• nisodovolj jasno in potegnite v dolge e-poštne pogovore in / ali nesporazume ali sploh nobene produktivne akcije( kar pomeni, da boste pozneje morali znova začeti pogovor)
• Ne usmerjajte prejemnika, da sprejme nekaj dejanj, kar jeneproduktivni
• Odvijte in spodbudite prejemnika, da izgubi čas na spletu, kar pomeni, da to spodbuja enako
• Niso primerni za format elektronske pošte, temveč se bolje posredujejo prek pogovora v realnem času ali preko poučnega ali informacijskega dokumentakot priročnik, članek o bloku, stran s pogostimi vprašanji, poročilo podjetja ali predstavitev PowerPointa

Kako učinkovito pošiljati e-pošto

Da bi pisali e-poštna sporočilaki ne izgubljajo časa na dolgi rok( ne da bi omenili čas vašega prejemnika), se morate osredotočiti na pet stvari: sporočanje jasnega sporočila, zahtevo, da vaš prejemnik sprejme korake, dobre strukture, urejanje, preden pošljete sporočilo,in učinkovito spremljanje.

1. korak: počistite svoje sporočilo

Preden celo pripravite e-poštno sporočilo, morate na sporočilo sporočiti kristalno jasne. Ugotovite:

• Kaj želite komunicirati
• Zakaj želite sporočiti
• Kakšno dejanje želite, da vaš prejemnik vzame
• Kako jih lahko najbolje prepričate, da sprejmejo takšno ukrepanje

Tukaj je nekaj splošnih razlogov za pošiljanje e-pošte:

• Če želite nekoga opomnitirok
• Dajemo nekdo pisno navodilo o nalogi
• Hitro vprašanje, ki ga je mogoče ustrezno odgovoriti s pisanjem
• Če želite odgovoriti na hitro vprašanje, ki ga je mogoče ustrezno odgovoriti s pisanjem
• Za prenos časovno občutljivih podatkov
• Za ponujanje razpoložljivih datumovza razporejanje sestanka
• Za spremljanje po sestanku in za prikaz apreciacije

V vseh teh primerih, razen zadnjega, želite, da vaš prejemnik sprejme nekaj ukrepov( tudi če vam to odgovarja samo).

Včasih se dejanje ne zdi kot dejanje. Morda želite:

• Potujte po vrsti za sodelavca
• Naj vaše prijatelje vedo, da ste varno pristali na svojem potovalnem mestu
• Navedite kratko posodobitev o tem, kako delate na svojem novem cilju in kako vas lahko dosežemo v naslednjemveč tednov

V vsakem od teh situacij prejemniku ne povejte, da sprejme določeno dejanje. Vendar pa je implicitno, da se ne pričakuje, da bo ukrepal, če boste e-poštno naslovili ustrezno zaprtje ali vsaj tako, da boste podpisali svoje ime. Razumejo, da se lahko komunikacija preprosto konča z vašim e-poštnim sporočilom;da jim ni treba odgovoriti.

2. korak: zahtevajte prejemnika sprejeti ukrepljive korake

Če želite napisati učinkovita e-poštna sporočila, ki vam prihranijo čas, jih morate izvesti. In morate biti prepričani, da je vaš prejemnik jasno, o kakšnem ukrepu se pričakuje od njih.

Če si ne prizadevate za to, vendar poskušate opisati svojo življenjsko zgodbo ali pojasniti, zakaj ste vztrajali pri naslednjem modelu iPhone, namesto da bi dobili najnovejšo, lahko pozabite na prihranek časa, ker je pisanjeveliko misli in časa.

Osredotočite se na naslednje e-poštne učinke:

• Nastavitev rokov
• Načrti za nepredvidene izzive
• Ponudite potencialne možnosti za naslednji potek aktivnosti( npr. Krat, ko ste na voljo za osebno srečanje, lokacije, kjer se lahko srečate)
• Zagotavljanje mnenja na zahtevo za eno
• Izdelava zahteve, ki je primerna za pisanje, in je dejansko bolj priročna, če uporabljate drug način komunikacije
• Nudenje sklopov navodil za nalogo, za katero se je vaš prejemnik strinjal, da izvede

Bodite proaktivni in odločni pri opisovanjukoraki, ki jih je mogoče uporabiti. Izogibajte se vprašanju odprtih vprašanj, razen če ni druge možnosti. Ker odprta vprašanja so nasprotna dejanju vsebine.

Tukaj je nekaj primerov:

• Namesto da zaprosite vašega prejemnika, naj vam da svoje razporede( in zapravlja e-poštno sporočilo v postopku), začnite s pošiljanjem razpoložljivih časov srečanja.
• Namesto da vprašate vašega prejemnika, kaj si mislijo o določeni poslovni odločitvi, opišite potencialno odločitev in zahtevajte povratne informacije;na ta način jim ne bo treba sami priti s seboj in bodo namesto tega imeli nekaj za delo s

. E-poštno sporočilo lahko delate z jasnimi navodili bralcu in ohranjanjem vsebine, ki je dejansko in ne odprto.

Najpomembneje je, da se prepričate, da je nedvomno jasno sporočilo, ki ga pričakujete od vašega bralca. Ne predpostavljajte, da vedo, da želite ta teden nastaviti srečanje, samo ponujate svoje razpoložljive čase. Ne predpostavljajte, da vedo, kakšna naloga dela velja za vaš nabor navodil. Izrecno jih navedite in jih prosimo, da vedo, kaj želite storiti.

Korak 3: Ustvarite dobro strukturo

Eno, ki ste ga jasno določili in ste ga naredili prav ljubeč, je čas, da ga organizirate tako, da boste to jasno in jasno vedeli.

Odstavki: Splošno pravilo, ki ga je treba upoštevati, je ohranjanje odstavkov pod petimi stavki. Težko se je osredotočiti na dolge odstavke, medtem ko spletno branje, toda nepopustljivi odstavki dajejo prejemniku možnost, da izgubijo pozornost in morda zgrešijo na najpomembnejših točkah. To nato vodi do neurejenih ali odvečnih odzivov, ki ovirajo komunikacijski kanal.

Sentences: Uporabite aktivni glas pri pisanju stavkov. Skrbite za kratke in točkovne stavke. Izogibajte se tangente ali po nepotrebnem razložite svoje razmišljanje ali občutke o stvareh. Namesto tega držite dejstev in kakšen ukrep zahtevate, da vaš prejemnik sprejme.

Besede: Poskusite, da ne uporabljate velikih besed ali slenga, razen če veste, da jih bo vaše občinstvo razumelo. Izogibajte se šalama in kulturnim referencam, ki bi lahko bili napačno razumljeni, ker je vse, kar je mogoče zlahka napačno razumeti, potencialna ovira za učinkovito komunikacijo.

Izogibajte se dodatnih besed in kvalifikacijskih stavkov."Glede na trenutne razmere, v katerih se to trenutno dogaja, mislim, da bi bilo pametno, da. .." je kvalificirana izjava, ki ne samo odpadne besede in čas, ampak odvrača od pravega sporočila. Namesto tega navedite svoje priporočilo, ne da bi ga morali kvalificirati.

Drug primer: "Spraševal sem se, če bi vas lahko vprašal. .." Izrežite to besedno zvezo in preprosto postavite vprašanje. Prav tako bo povečalo vaše zaupanje, ker ne podzavestno iščete dovoljenje za proaktivno komuniciranje.

Interpunkcija: Ločite ločila preprosto. Ustrezne besede in besedne zveze so učinkovite le, če se uporabljajo za uveljavljanje vljudnosti, ko začnejo komunicirati z nekom, s katerim želite poslovno ali osebno razmerje. V takih primerih vam ni nujno, da bi bili prihajajoči, ampak uporabite nekaj vljudnih besed, da pokažete spoštovanje svojega časa.

Skrajšajte uporabo vejic - to vam seveda pomaga ohraniti kratke stavke. Izogibajte se lažnemu besedilu navdihnjenega govora, s prekomerno uporabo dot dot dot dot in zaporednih vejic. Namesto tega natančno ločite svoje stavke z ustreznim angleščino in uporabite kontrakcije, če je to smiselno, ker izboljšajo branje.

Poleg tega razmislite o ločevanju seznama s točkami točkovanja in uporabi vrstice pomišljajev za razbijanje glavnih odsekov( ki lahko vključujejo enega ali več odstavkov).

Bullet-točke in odmori odsekov izboljšajo berljivost na spletu in vam pomagajo bolje organizirati vaše sporočilo.

4. korak: uredite pred pošiljanjem

Preden pošljete e-poštno sporočilo, vzemite 1-2 minuto, da glasno preberete. To vam bo pomagalo ujeti napake ali opaziti nerodne dele, ki jih običajno ne bi rekli v osebi. Odloži te dodatne besede in poenostavlja ločila. Oglejte si sezname in zmanjšajte svoje odstavke.

Ko odgovorite na naslednja vprašanja z »da«, ste pripravljeni na zadetek »pošlji«:

• Ali je sporočilo jasno?
• Ali so pričakovanja učinkovljiva in jasno navedena?
• Ali bo moj prejemnik uspešno prejel sporočilo? Uspeh pomeni, da vedo, kakšen odziv se pričakuje od njih.
• Če bi bile vloge obrnjene, ali bi lahko uspešno sprejeli to sporočilo?

5. korak: učinkovito sledite

Poleg tega bodite proaktivni pri sledenju svojim e-poštnim sporočilom.Če se nekdo ne odzove na neposredno zahtevo, ne izgubljajte časa, ko se sprašuje, kaj se je zgodilo. Namesto tega pošljite vljuden, a neposreden e-poštni naslov za spremljanje z njimi. Uporabite zgoraj navedena načela. In ne zapravljajte preveč časa, da bi dobili odgovor;če prejemnik ne komunicira z vami, vedite, kdaj jih je treba premakniti ali se jim približati.

Uporabite e-poštno sporočilo za prihranek časa

E-pošta vam lahko prihrani veliko časa, če veste, kako ga učinkovito uporabljati. In to gre za pošiljanje in prejemanje sporočil.

e-pošta se najbolje uporablja za pošiljanje pravnih sporočil, ki so ustrezno sporočeni s pisanjem.Če izkoristite prednosti elektronske pošte in se izognete številnim zamegljenim pasti, je to močno orodje.