9Jul
Ko veste, da boste nekaj dni izven urada, lahko samodejno odgovorite na pomoč pri odpuščanju, tako da ljudje vedo, da uživate v počitnicah, medtem ko so obtičali pri delu.
Če želite v Outlooku ustvariti odgovor brez pisanja, bomo s sporočilom, ki ga želimo uporabiti, ustvarili predlogo e-pošte in ustvarili pravilo, ki bo poslalo odgovor s tem sporočilom vsem e-poštnim sporočilom, ki jih prejmemo v določenem časovnem obdobju.
OPOMBA: Outlook mora biti odprt, da se pravilo zažene in vaš odgovor iz službe se pošlje. Torej, poskrbite, da boste zapustili svoj računalnik in Outlook teče, medtem ko ste zunaj pisarne.
Prvi korak: ustvarite predlogo za predlogo
Če želite v Outlooku ustvariti predlogo sporočila, se prepričajte, da je kartica »Domov« aktivna in kliknite gumb »Nova e-pošta« v razdelku »Novo«.
Vnesite želeno sporočilo kot samodejni odgovor v polje za sporočila. Ne vnesite e-poštnega naslova ali predmeta. Nato kliknite zavihek »Datoteka«.
Kliknite na "Shrani kot" na seznamu možnosti na levi strani zaslona iz ozadja.
V pogovornem oknu Shrani kot, v spustnem meniju »Shrani kot vrsto« izberite »Outlook predlogo( *. oft)«.
Preusmerjeni ste v mapo uporabniških predlog. V polje »Ime datoteke« vnesite ime predloge, pri čemer držite razširitev ».oft« in kliknite »Shrani«.
Če želite kopirati svojo neuradno e-poštno predlogo na drug računalnik ali jo obnoviti, je celotna pot do mape z uporabniškimi predlogami C: \ Uporabniki \ uporabniško ime in gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Predloge. Zamenjajte & lt; uporabniško ime & gt;s svojim uporabniškim imenom Windows.
Zaprite okno sporočila tako, da kliknete gumb "X" v zgornjem desnem kotu.
V pogovornem oknu se prikaže, ali želite shraniti osnutek sporočila. Ni vam treba, ker ste jo shranili kot predlogo, vendar lahko, če želite.Če želite shraniti osnutek, kliknite »Da« ali »Ne«, če ga ne želite.
Drugi korak: ustvarite pravilo do samodejnega odgovora na nova e-poštna sporočila
Zdaj, da imamo našo zunaj pisnega odgovora email predlogo, bomo ustvarili pravilo, da uporabite to predlogo, da odgovorite na vsa sporočila, ki prihajajo v določenem časovnem obdobju. Poskrbite, da je kartica »Domov« aktivna.
V razdelku Premakni kliknite gumb »Pravila« in izberite »Upravljanje pravil &Opozorila "iz spustnega menija.
Za dostop do zaslona za ozadje lahko kliknete tudi zavihek »Datoteka«.Prepričajte se, da je zaslon »Info« aktiven( po potrebi kliknite »Info« na levi) in nato kliknite »Upravljanje pravil &Opozorila ".
V pogovornem oknu Pravila in opozorila poskrbite, da bo e-poštni naslov, na katerega želite uporabiti to pravilo, izbrati v spustnem meniju »Uporabi spremembe v to mapo«.Če želite, da to pravilo velja za vse vaše račune v Outlooku, vam bomo pokazali, kako to storite kasneje v tem članku. Kliknite kartico »Pravila e-pošte«, če še ni aktiven, in kliknite gumb »Novo pravilo«.
Na prvem zaslonu pogovornega okna »Čarovnik za pravila« kliknite »Uporabi pravilo o sporočilih, ki jih prejmem« v razdelku »Začni s praznega pravila«.Možnost je dodana v "Korak 2: Uredi opis pravila( kliknite podčrtano vrednost)" polje. Za ta del pravila ni ničesar urejati, zato kliknite gumb "Naprej" za nadaljevanje.
Drugi zaslon v pogovornem oknu Čarovnik za pravila vam omogoča izbiro pogojev za preverjanje, kdaj prejmete e-pošto.Če želite v določenem časovnem obdobju poslati odgovor brez urada, v polju »Korak 1: Izbira stanja« izberite polje »Prejeto v določenem časovnem obdobju«.Pogoj se doda v "2. korak: urejanje opisa pravila( kliknite podčrtano vrednost)" polje, kot prej, toda zdaj je del opisa za urejanje.Če želite dodati časovno obdobje, kliknite povezavo »v določenem časovnem obdobju« v 2. koraku.
V pogovornem oknu Date Received( Prejeto) preverite polje »Po«, kliknite spustni meni in kliknite na datum, po katerem želite poslati samodejni izpis pisnega odgovora.Če želite, na primer, odgovoriti, da se vaš odgovor iz pisarne začne poslati 8. februarja, izberite 7. februar za datum po datumu.
Potrdite polje »Pred«, izberite datum iz spustnega seznama na desni strani potrditvenega polja »Pred«.Datum, ki ga izberete, bi moral biti dan, ko želite, da je odgovor zunaj pisarne nehal poslati.Če na primer želite, da je 15. februar zadnji dan, ko ste poslali svoj pisni odgovor, izberite 16. februar kot datum pred datumom.
Datumi, ki ste jih izbrali, se dodajo pogoju v koraku 2.Če želite nadaljevati, kliknite pogovorno okno »Čarovnik« za »Naprej«.
Na tretjem zaslonu v pogovornem oknu Pravila čarovnikov izberete, kaj želite storiti z dohodnimi e-poštnimi sporočili v časovnem obdobju.Želimo odgovoriti na vsa e-poštna sporočila z uporabo predloge, ki smo jo ustvarili v prvem razdelku, zato v polju »Korak 1: Izberite dejanja« potrdite polje »odgovor z uporabo posebne predloge«.Če želite izbrati predlogo, ki smo jo ustvarili, kliknite povezavo »specifična predloga« v razdelku »2. korak: uredite opis pravila( kliknite podčrtano vrednost)«.
V pogovornem oknu Izberi odgovor, v spustnem meniju »Poglej v« izberite »Uporabniške predloge v datotečnem sistemu«.
Izberite predlogo, ki ste jo ustvarili( v našem primeru, predlogo "Out of Office Reply") in kliknite gumb "Odpri".
Polna pot do izbrane predloge se doda izbranemu dejanju.Če želite nadaljevati, kliknite gumb »Naprej«.
Na četrtem zaslonu čarovnika za pravila lahko izberete vse izjeme, ki jih želite uporabiti za pravilo, na primer, če želite izključiti določene osebe ali skupine( »razen če ste od ljudi ali javne skupine«).Ne bomo dodali nobenih izjem za naše pravilo, zato kliknite gumb "Naprej", da nadaljujete.
V polje »Korak 1: Podajte ime za to pravilo« vnesite ime pravila. Polje »Vključi to pravilo« se privzeto preveri, zato bo pravilo samodejno vključeno. Ampak ne skrbite. Ne bo delovalo šele po navedenem datumu.
Ne želimo izvajati pravila o sporočilih, ki so že v naši mapi »Prejeto«, zato ne pozabite »Izvesti to pravilo zdaj na sporočila, ki so že v mapi» Prejeto «.Če želite to pravilo uporabiti za vse e-poštne račune v programu Outlook, potrdite polje »Ustvari to pravilo za vse račune«.Kliknite gumb "Dokončaj".
Pravilo se doda na seznam. Kliknite »V redu«, da zaprete pogovorno okno Pravila in opozorila.
Ko vas nekdo pošlje na e-poštni naslov na datum, ki ste ga določili, bodo samodejno prejeli sporočilo v predlogi e-pošte, ki ste jo ustvarili.
Čeprav pošiljatelj prejme avtomatski odgovor, ki pravi, da ste zunaj pisarne, še vedno dobite e-poštno sporočilo z ikono, ki označuje, da je bil poslan samodejni odgovor. Vendar se lahko počutite upravičeno, če ga ignorirate, dokler se ne vrnete.
Ko je časovno obdobje na pravilu minilo, se pravilo ne bo nanašalo na dohodna e-poštna sporočila. Vendar lahko še vedno izklopite pravilo. To storite tako, da znova odprete pogovorno okno Pravila in opozorila, kot je opisano prej, in počistite polje na levi strani pravila na seznamu. Kliknite »V redu«, da zaprete pogovorno okno.
Ko to pravilo uporabite za pošiljanje avtomatiziranega pisnega odgovora, se odgovor pošlje enemu posameznemu pošiljatelju med enim samim sejom Outlook. Seja je, ko odprete Outlook, dokler ne zapustite aplikacije. S tem preprečite pošiljanje podvojenih odgovorov istemu pošiljatelju, ki vam pošilja več sporočil. Outlook skladbe, ki so prejele samodejni odziv med vsako sejo, vendar se ta seznam ponastavi, ko zapustite Outlook. Torej pustite Outlook odprt( ne zapustite in ponovno odprite), tako da se bo pravilo izvajalo in se samodejno pošiljanje pisnega odgovora pošlje vsem, ki vam pošiljajo pošto, zato pošiljatelji ne prejmejo več odgovorov iz urada.