9Jul
Če poskušate upravljati podjetje v teh dneh, je zelo pomembno, da imate organizacijsko karto, da vse obvladljive. Tukaj vam bomo pokazali, kako zgraditi eno v Visio 2010.
Ta članek gosta so napisali naši prijatelji na Office 2010 Club .
Potreba po organizacijskih kartah
V današnjih dneh je nujna vzpostavitev organizacijskih kart, saj se podjetja osredotočajo na obsežen najem za dosegljivost, povečanje produktivnosti in ciljanje na različne trge. Ob upoštevanju te stroge spremembe lahko ustvarjanje organizacijske sheme pomaga zainteresiranim stranem pri razumevanju naraščajoče organizacijske strukture &hierarhijo z lahkoto. Prikazuje osnovno strukturo organizacije skupaj z opredelitvijo odnosov med zaposlenimi v različnih oddelkih.
Možno je, da Microsoft Visio 2010 ponuja preprost način za izdelavo organizacijske karte. Kot že prej, so bili pravoslavni načini organizacije hierarhije organizacije uporabljeni za opredelitev strukture oddelkov skupaj z možnostjo komunikacije, vključno z;horizontalna in vertikalna komunikacija.Če želite te sezname, ki opredeljujejo organizacijsko strukturo, v podroben grafikon, Visio 2010 vključuje dodatek za uvažanje preglednice Excel, ki je priročen za iztiskanje podatkov iz preglednice, da bi ustvarili organizacijsko shemo.
Pomembno je, da se vam ni treba privoščiti v labirintu pri opredeljevanju organizacijskih hierarhij in strukturi krede, saj morate samo določiti stolpec &glave vrstic, skupaj s podatki, ki jih potrebujete za uvoz, in bo samodejno ustvaril razpredelnico grafikonov;organizacijske hierarhije s podanimi poverilnicami vsakega zaposlenega, razvrščene v ustrezne službe.
Ustvarjanje organizacijskih kart v Visio 2010
Za začetek smo ustvarili preglednico Excel s polji, ime, nadzornik, oznaka, oddelek in telefon .Polje Ime vsebuje ime vseh zaposlenih, ki delajo v različnih oddelkih, medtem ko polje Supervisor vsebuje ime nadzornikov ali vodstvenih ekip. To polje je bistveno za ustvarjanje organizacijske karte, saj določa osnovno strukturo &hierarhija v grafikonu.
Zdaj zaženite Visio 2010, odprite kartico Pogled v meniju »Dodatki« v možnosti »Poslovne možnosti« in kliknite Čarovnik za organizacijsko kartico.
To bo začelo Čarovnik za organizacijsko kartico, v prvem koraku omogoči informacije, ki so že shranjene v možnosti datoteke ali datoteke in kliknite Naprej.
Ko uvozimo Excelov seznam, izberite drugo možnost za uvažanje preglednice Excel.
Določite pot do datoteke Excel in kliknite Next, da nadaljujete.
V tem koraku morate navesti polja, ki dejansko opredeljujejo strukturo organizacije. V našem primeru so to ime & nadzornik polj. Po določitvi polj kliknite Naprej, če želite nadaljevati.
Kot organizacijska shema je predvsem prikaz hierarhije oddelkov / zaposlenih v organizaciji, skupaj s tem, kako so povezani in kdo nadzira. Glede na to bomo v tem koraku pustili polje Supervisor, ker vključitev ni potrebna, ker Visio samodejno prestavi osnovno strukturo, definirano v listu Excel. Dodajte preostala polja v polje Displayed fields in kliknite Next.
Sedaj izberite polja, ki jih želite vključiti v oblike zapisa organizacije, in kliknite Naprej.
Ta korak je namenjen prekinitvi grafikona na več straneh, če se ukvarjate z več kot 100 zaposlenimi, boste morda želeli določiti število strani, na katerih bo prikazana organizacijska karta. Toda v našem primeru se ukvarjamo z veliko manj količino podatkov, zato bomo omogočili Želim, da čarovnik samodejno prekine mojo organizacijsko shemo na strani možnosti .Določite ime, ki ga želite prikazati na vrhu strani.Če imate manj kot 20 hierarhij, vnesite ime najvišjega uglednega delavca v organizaciji in kliknite Dokončaj, da končate čarovnika.
Takoj bo ustvaril organizacijsko shemo iz določene preglednice Excel. Najvišje uvrščeni zaposleni bodo prikazani na vrhu organizacijske karte in nadzirali različne zaposlene iz različnih oddelkov. Kot je prikazano spodaj, njegovi neposredni podrejeni nadalje upravljajo z drugimi zaposlenimi in tako naprej.
Za vnaprejšnje prilagoditve pojdite na kartico Org Chart , tukaj boste našli različne skupine za nastavitev hierarhije Orgove karte in upravljanje drugih položajev zaposlenih. Pod Arrange skupino lahko uredite oblike in uredite enostavno navigacijo skozi grafikon. Prav tako lahko spremenite vrsto položaja in skrijete podrejene osebe izbranega zaposlenega.
V skupini Picture lahko vstavite sliko zaposlenih, oddelkov itd. V skupini za sinhronizacijo imate možnost ustvariti sinhronizirano kopijo in razširiti podrejene osebe izbranega zaposlenega. Pod skupino Organizacijska skupina podatkov lahko spremenite celotno postavitev organizacijske karte iz Display Options , vključno z;prikaz oblike, prikaz delilnika, omogočanje / onemogočanje uvoženih polj, spreminjanje položaja bloka in izpolnjevanje barv itd.
Če morate kadarkoli vnesti novo pozicijo ali napovedati prosto delovno mesto, je na levi stranski vrstici vedno na voljo oznaka Organisation Chart..Povlecite želeno obliko zapisa organizacije na glavno stran diagrama, da ohranite integriteto strukture, npr. Za vstavljanje podrejenih oseb za določenega zaposlenega, povlecite obliko položaja nad obstoječim oknom oblike zaposlenca.
Na primer, dodali smo svetovalca v organizaciji, ki je neposredno pod vodstvom glavnega izvršnega direktorja, da bi to ohranili, povlekli smo okence Consultant in ga preprosto spustili nad okence CEO, da bi dosegli takojšnji podrejeni položaj.
Dodajanje podrobnosti novemu položaju je cinch, samo kliknite z desno miškino tipko nov položaj in kliknite Lastnosti.
Odprlo se bo pogovorno okno Shape Data, začel izpolnjevati vse ustrezne informacije in kliknite V redu.
Tukaj lahko vidite, da je novo ustvarjeni položaj zlahka poseljen z vsemi navedenimi podatki. Zdaj razširitev organizacijske karte ne zahteva več vzdrževanja dolgih seznamov. Pod zavihkom Design lahko tudi preizkusite različne modele &postavitve nad organizacijsko shemo, da bi postala bolj varna in profesionalna.
Zaključek
Organizacijska kartica je odličen način za prikaz podrobnih organizacijskih hierarhij;z opredeljenimi poverilnicami zaposlenih, strukturo oddelkov, novimi prostimi delovnimi mesti, novimi zaposlenimi, nedavno dodanimi oddelki in pomembneje kaže najustreznejši način interakcije med različnimi oddelki inzaposlenih, itd.