13Jul
Gumb za polnjenje v Excelu vam omogoča, da v vrstico ali stolpec samodejno izpolnite seznam podatkov( številk ali besedila), tako da preprosto povlečete ročaj. To vam lahko prihranijo veliko časa, ko vnašate zaporedne podatke v velike delovne liste in naredite bolj produktivne.
Namesto ročnega vnosa številk, časov ali celo dni v tednu znova in znova lahko uporabite funkcije samodejnega izpolnjevanja( polnilo ali ukaz Fill na traku), da izpolnite celice, če vaši podatki sledijo vzorec ali temeljijo nana podatke v drugih celicah. Pokazali vam bomo, kako izpolniti različne vrste serij podatkov s funkcijami samodejnega izpolnjevanja.
Izpolnite linearno serijo v sosednje celice
Eden od načinov, kako uporabiti polnilni ročaj, je vnesti vrsto linearnih podatkov v vrstico ali stolpec sosednjih celic. Linearna serija je sestavljena iz številk, kjer je naslednje število pridobljeno z dodano vrednostjo koraka na številko, ki je pred njim. Najenostavnejši primer linearne serije je 1, 2, 3, 4, 5. Vendar je lahko linearna serija tudi niz decimalnih številk( 1.5, 2.5, 3.5. ..), ki se zmanjšujejo za dve( 100, 98, 96...) ali celo negativnih številk( -1, -2, -3).V vsaki linearni seriji dodate( ali odštevate) isto vrednost koraka.
Recimo, želimo ustvariti stolpec zaporednih števil, ki se poveča za eno v vsaki celici. Vnesete lahko prvo številko, pritisnite Enter, da pridete do naslednje vrstice v tem stolpcu in vnesete naslednjo številko in tako naprej. Zelo dolgočasen in dolgotrajen, zlasti za velike količine podatkov. Prihranili bomo nekaj časa( in dolgčas) z uporabo polnila za polnjenje stolpca z linearnim nizom številk.Če želite to narediti, vnesite 1 v prvo celico v stolpcu in nato izberite to celico. Obvestite zeleni kvadrat v spodnjem desnem kotu izbrane celice? To je polnilo.
Ko premaknete miško nad polnilo, se spremeni v črni znak plus, kot je prikazano spodaj.
S črnim znakom plus nad ročkom za polnjenje kliknite in povlecite ročaj navzdol stolpca( ali desno čez vrstico), dokler ne dosežete števila celic, ki jih želite zapolniti.
Ko spustite gumb miške, boste opazili, da je bila vrednost kopirana v celice, nad katerimi ste povlekli ročico za polnjenje.
Zakaj ni izpolnil linearne serije( 1, 2, 3, 4, 5 v našem primeru)?Privzeto, ko vnesete eno številko in nato uporabite polnilni ročaj, se ta številka kopira v sosednje celice, ki ni povečana.
OPOMBA: Če želite hitro kopirati vsebino celice nad trenutno izbrano celico, pritisnite Ctrl + D ali kopirajte vsebino celice na levo od izbrane celice, pritisnite Ctrl + R.Upoštevajte, da kopiranje podatkov iz sosednje celice nadomešča vse podatke, ki so trenutno v izbrani celici.
Če želite zamenjati kopije z linearno serijo, kliknite gumb »Možnosti samodejnega polnjenja«, ki se prikaže, ko ste končali z vlečenjem polnila.
Prva možnost, Copy Cells, je privzeta. Zato smo končali s petimi in ne linearno serijo 1-5.Za zapolnitev linearne serije iz popupnega menija izberemo "Izpolnite serijo".
Ostala štiri 1s se zamenjajo z 2-5 in naša linearna serija je napolnjena.
To lahko storite, ne da bi morali v meniju Možnosti samodejnega polnjenja izbrati polnjenje serij. Namesto da vnesete samo eno številko, v prvih dveh celicah vnesite prva dva števila. Nato izberite te dve celici in povlecite polnilo za polnjenje, dokler ne izberete vseh celic, ki jih želite izpolniti.
Ker ste mu dali dva podatka, bo vedel vrednost koraka, ki jo želite uporabiti, in ustrezno izpolnite preostale celice.
Ročico za polnjenje lahko tudi kliknete in povlečete z miškinim gumbom namesto leve. V pojavnem meniju morate še vedno izbrati »Fill Series«, vendar se ta meni samodejno prikaže, ko prenehate z vlečenjem in spustite desni gumb miške, zato je to lahko priročna bližnjica.
Zapolnite linearno serijo v sosednje celice z ukazom za polnjenje
Če imate težave pri uporabi polnilnega ročaja ali pa preprosto raje uporabite ukaze na traku, lahko uporabite ukaz Fill na kartici Home, da izpolnite serijo v sosednjecelice. Ukaz Fill je uporaben tudi, če zapolnjujete veliko število celic, kot boste videli v nekaj.
Če želite uporabiti ukaz Fill na traku, vnesite prvo vrednost v celico in izberite to celico in vse sosednje celice, ki jih želite izpolniti( bodisi navzdol ali navzgor v stolpcu ali levo ali desno čez vrstico).Nato v razdelku Urejanje na kartici Domov kliknite gumb »Izpolnite«.
V spustnem meniju izberite »Series«.
V pogovornem oknu Series izberite, ali želite serijo v vrsticah ali stolpcih. V polju Vrsta za zdaj izberite "Linear".Kasneje bomo razpravljali o možnostih »Rast in datum«, možnost AutoFill pa preprosto kopira vrednost v druge izbrane celice. Vnesite vrednost »Korak« ali povečanje za linearno serijo. V našem primeru povečamo število v naši seriji z 1. Kliknite »V redu«.
Linearna serija se napolni v izbrane celice.
Če imate zelo dolg stolpec ali vrstico, ki jo želite izpolniti z linearno serijo, lahko uporabite vrednost Stop v pogovornem oknu Serija.Če želite to narediti, vnesite prvo vrednost v prvi celici, ki jo želite uporabiti za serijo v vrstici ali stolpcu, in znova kliknite znova »Zapri« na kartici Domov. Poleg možnosti, o katerih smo razpravljali zgoraj, vnesite vrednost v polje »Stop vrednost«, ki ga želite kot zadnjo vrednost v seriji. Nato kliknite »V redu«.
V naslednjem primeru smo v prvo celico prvega stolpca postavili 1 in številke 2 do 20 bodo samodejno vnesene v naslednjih 19 celic.
Izpolnite linearno serijo med preskakovanjem vrstic
Če želite celoten delovni list bolj berljiv, včasih preskočimo vrstice, tako da med vrstice podatkov prazne vrstice.Čeprav obstajajo prazne vrstice, lahko še vedno uporabite polnilni ročaj, da napolnite linearno serijo s praznimi vrsticami.
Če želite preskočiti vrstico pri polnjenju linearne serije, v prvo celico vnesite prvo številko in nato izberite to celico in eno sosednjo celico( na primer naslednjo celico navzdol v stolpcu).
Potem povlecite ročaj za polnjenje navzdol( ali čez), dokler ne zapolnite želenega števila celic.
Ko končate z vlečenjem polnilnega ročaja, boste videli, da vaša linearna serija izpolni vsako drugo vrstico.
Če želite preskočiti več vrstic, preprosto izberite celico, ki vsebuje prvo vrednost, in nato izberite število vrstic, ki jih želite preskočiti takoj po tej celici. Potem povlecite ročico za polnjenje nad celice, ki jih želite izpolniti.
Prav tako lahko preskočite stolpce, ko zapolnjujete vrstice.
Formule zapolnijo v sosednje celice
Uporabite lahko tudi polnilo za razširjanje formul v sosednje celice. Preprosto izberite celico, ki vsebuje formulo, ki jo želite izpolniti v sosednje celice, in povlecite ročico za polnjenje po celicah v stolpcu ali čez celice v vrstici, ki jo želite zapolniti. Formula se kopira v druge celice.Če ste uporabili relativne referenčne celice, se bodo ustrezno spremenili, da bi se nanašali na celice v svojih vrsticah( ali stolpcih).
Formule lahko izpolnite tudi z ukazom Fill na traku. Preprosto izberite celico, ki vsebuje formulo, in celice, ki jih želite izpolniti s to formulo. Nato v razdelku Urejanje na kartici »Domača stran« kliknite »Zapri« in izberite »Dol«, »V redu«, »V gor« ali »Levo«, odvisno od smeri, ki jo želite zapolniti.
OPOMBA: Kopirane formule se ne bodo preračunale, razen če imate omogočeno samodejno izračunavanje delovne zveze.
Uporabite lahko tudi bližnjične tipke Ctrl + D in Ctrl + R, kot je bilo že omenjeno, da kopirate formule v sosednje celice.
Zapolnite linearno serijo z dvojnim klikom na ročico za polnjenje
Hitro lahko napolnite linearno vrsto podatkov v stolpec z dvojnim klikom na polnilni ročaj. Pri uporabi te metode Excel izpolni le celice v stolpcu na podlagi najdaljšega sosednjega stolpca podatkov v vašem delovnem listu. Sosednji stolpec v tem kontekstu je kateri koli stolpec, s katerim se Excel naleti na desno ali levo od stolpca, ki se polni, dokler ne dosežete praznega stolpca.Če so stolpci neposredno na obeh straneh izbranega stolpca prazni, za polnjenje celic v stolpcu ne morete uporabiti metode dvojnega klica. Tudi privzeto, če nekatere celice v območju celic, ki jih zapolnjujete, že imajo podatke, se zapolnijo samo prazne celice nad prvo celico, ki vsebuje podatke. Na primer na spodnji sliki je vrednost v celici G7, tako da ko dvokliknete ročico za polnjenje v celici G2, se formula skopira samo skozi celico G6.
Izpolnite serijo rastov( Geometric Pattern)
Do sedaj smo razpravljali o polnjenju linearnih serij, kjer se vsako število v seriji izračuna, tako da dodamo vrednost koraka na prejšnjo številko. V nizu rasti ali geometrijskem vzorcu se naslednja številka izračuna s pomočjo , pomnoži s prejšnjo številko po vrednosti koraka.
Obstajata dva načina za zapolnitev serije rast, tako da vnesete prva dva števila in vnesete prvo številko in vrednost koraka.
Metoda ena: Vnesite prva dva števila v seriji rasti
Če želite zapolniti serijo rastov z uporabo prvih dveh številk, vnesite dve številki v prve dve celici vrstice ali stolpca, ki ga želite izpolniti. Z desno miškino tipko in povlecite ročico za polnjenje toliko celic, kot jih želite zapolniti. Ko končate z vlečenjem polnilnega ročaja nad celicami, ki jih želite izpolniti, v pojavnem meniju, ki se samodejno prikaže, izberite »Trend rasti«.
OPOMBA: Za to metodo morate vnesti dve številki.Če ne, bo možnost Trend rasti siva.
Excel ve, da je vrednost koraka 2 od dveh številk, ki smo jih vnesli v prve dve celici. Torej, vsaka naslednja številka se izračuna z množenjem prejšnje številke z 2.
Kaj, če želite začeti pri številki, ki ni enaka 1, s to metodo?Če na primer želite zagnati zgornjo serijo na 2, v prvih dveh celicah vnesete 2 in 4( ker sta 2 × 2 = 4).Excel bi ugotovil, da je vrednost koraka 2 in nadaljuje rast serije iz 4, pri čemer se vsako naslednje število pomnoži z 2, da bi dobili naslednjo vrstico.
druga metoda: vnesite prvo številko v seriji rasti in podajte vrednost koraka
Če želite zapolniti serijo rastov, ki temelji na eni številki in vrednosti koraka, v prvo celico vnesite prvo številko( ne sme biti 1)in povlecite ročico za polnjenje nad celicami, ki jih želite izpolniti. Nato v pojavnem meniju, ki se samodejno prikaže, izberite "Series".
V pogovornem oknu Series izberite, ali izpolnite serijo v vrsticah ali stolpcih. Pod možnostjo »Vrsta« izberite: »Rast«.V polje "Vrednost koraka" vnesite vrednost, za katero želite številko pomnožiti, da dobite naslednjo vrednost. V našem primeru želimo vsako številko pomnožiti z 3. Kliknite »V redu«.
Serija rasti se zapolni v izbranih celicah, pri čemer je vsako naslednje število trikrat večje od prejšnje številke.
Izpolnite serijo z vgrajenimi elementi
Do sedaj smo zajeli številne vrste, tako linearne kot rastne. Serije lahko izpolnite tudi z elementi, kot so datumi, dnevi v tednu, delovne dni, meseci ali leta z uporabo polnilne ročke. Excel ima več vgrajenih serij, ki jih lahko samodejno izpolni.
Naslednja slika prikazuje nekaj serij, ki so vgrajene v Excel, razširjene po vrsticah. Elementi s krepko in rdečo so začetne vrednosti, ki smo jih vnesli, ostali elementi v vsaki vrstici pa so razširjene vrednosti serije. Te vgrajene serije lahko napolnimo s pomočjo polnilnega ročaja, kot smo že opisali za linearne in rastne serije. Preprosto vnesite začetne vrednosti in jih izberite. Potem povlecite ročico za polnjenje nad želenimi celicami, ki jih želite izpolniti.
Izpolnite serijo datumov z ukazom za polnjenje
Ko izpolnite vrsto datumov, lahko uporabite ukaz Fill na traku, da določite prirastek za uporabo. V celico vnesite prvi datum v seriji in izberite to celico in celice, ki jih želite izpolniti. V razdelku Urejanje na kartici Domov kliknite »Izpolni« in nato izberite »Series«.
V pogovornem oknu Series je možnost Series in samodejno izbrana tako, da ustreza naboru celic, ki ste jih izbrali. Vrsta je tudi samodejno nastavljena na Datum.Če želite določiti prirastek, ki ga želite uporabiti pri izpolnjevanju serije, izberite enoto Datum( dan, dan v tednu, mesec ali leto).Določite vrednost koraka.Želimo, da serijo zapišemo vsak delovni dan, zato vnesemo 1 kot vrednost koraka. Kliknite »V redu«.
Serija je poseljena z datumi, ki so samo tedenski.
Izpolnite serijo z uporabo elementov po meri
Lahko tudi izpolnite serijo z lastnimi predmeti po meri. Recimo, da ima vaše podjetje pisarne v šestih različnih mestih in pogosto uporabljate ta mestna imena v vaših delovnih listih Excel. Ta seznam mest lahko dodate kot seznam po meri, ki vam omogoča, da uporabite polnilni ročaj, da izpolnite serijo, ko vnesete prvi element.Če želite ustvariti seznam po meri, kliknite zavihek »Datoteka«.
Na ozadju kliknite na "Možnosti" na seznamu predmetov na levi.
Kliknite na "Advanced" na seznamu predmetov na levi strani pogovornega okna Možnosti Excel.
V desnem podoknu se pomaknite navzdol do razdelka Splošno in kliknite gumb »Uredi sezname po meri«.
Ko ste v pogovornem oknu Prilagojene sezname, lahko zapišete niz načinov po meri. Serijo lahko postavite na nov seznam elementov, ki jih ustvarite neposredno v pogovornem oknu Custom Lists ali na obstoječem seznamu že na delovnem listu v vaši trenutni delovni zvezki. Pokazali vam bomo obe metodi.
Metoda ena: Izpolnite serijo po naročilu na podlagi novega seznama elementov
V pogovornem oknu Custom Lists preverite, ali je v seznamu s seznami po meri izbran NEW LIST.Kliknite polje »Seznami vnosov« in vnesite elemente na seznamu po meri, en element v vrstico. Prepričajte se, da vnesete predmete v vrstnem redu, ki ga želite napolniti v celice. Nato kliknite »Dodaj«.
Seznam po meri se doda v polje Seznami po meri, kjer ga lahko izberete, tako da ga lahko uredite tako, da dodate ali odstranite elemente iz polja vnosov Seznam in znova kliknete »Dodaj« ali pa ga lahko izbrišete s klikom na »Izbriši«,.Kliknite »V redu«.
V pogovornem oknu Možnosti Excel kliknite »V redu«.
Zdaj lahko vnesete prvi element na seznamu po meri, izberete celico, ki vsebuje element, in povlecite ročico za polnjenje nad celicami, ki jih želite izpolniti s seznamom. Seznam po meri se samodejno izpolni v celice.
Drugi način: Izpolnite serijo po meri na podlagi obstoječega seznama postavk
Morda shranite seznam po meri na ločenem delovnem listu v delovnem zvezku. Seznam lahko uvozite iz delovnega lista v pogovorno okno Custom Lists.Če želite ustvariti seznam po meri na podlagi obstoječega seznama v delovnem listu, odprite pogovorno okno po meri in v spisku po meri izberite NEW LIST, tako kot pri prvem načinu. Za to metodo pa kliknite gumb za obseg celic na desni strani polja »Uvozi seznam iz celic«.
Izberite zavihek za delovni list, ki vsebuje vaš seznam po meri na dnu okna Excel. Nato izberite celice, ki vsebujejo elemente na vašem seznamu. Ime delovnega lista in obseg celic se samodejno vnese v polje za urejanje seznamov po meri. Ponovno kliknite gumb za obseg celic, da se vrnete v polno pogovorno okno.
Zdaj kliknite »Uvozi«.
Seznam po meri se doda v polje Seznami po meri in ga lahko izberete in urejate seznam v polje Seznam vnosov, če želite. Kliknite »V redu«.Celice lahko izpolnite s svojim seznamom po meri s pomočjo polnilnega ročaja, tako kot ste storili s prvo metodo zgoraj.
Polnilni ročaj v Excelu je zelo uporabna funkcija, če ustvarite velike delovne liste, ki vsebujejo veliko zaporednih podatkov. Lahko si prihranite veliko časa in tadija. Srečno polnjenje!