28Jun
Outlook je precej sinonim za e-pošto. Zato morate, poleg vseh drugih funkcij, prepričati, da ga znate učinkovito uporabljati z e-pošto.
Ko že nekaj časa pokrivamo uporabo Aspektov Outlookov in grizzledi, bodo uradni veterinarji že vedeli vse te stvari, vendar bodo novi uporabniki, kot tisti, ki morajo vedeti, kako uporabljati Outlook v pisarni, morda morali vedeti, kako uporabljatiObeti dnevno. To pomeni, da je večplastna in zrela e-poštna aplikacija, ki bi jo morali uporabljati uporabniki v svojem orodju.
Ker se lahko veliko naučimo, izgubljamo nekaj časa, zato začnimo takoj začeti s tem, kako sestaviti in pošiljati sporočila ter razčleniti vse možnosti, ki jih lahko nastavite, da bi Outlook postal bolj uporaben in prijetenizkušnje.
Hitro sestavljanje in pošiljanje sporočila
Če želite ali morate razumeti sami osnove programa Outlook, smo mu napisali priročen vodnik za začetnike. Priporočamo, da jo preberete, če je Outlook povsem nov za vas.
V nasprotnem primeru lahko iz mape »Prejeto« Outlook kliknete gumb »Nova e-pošta« ali uporabite »CTRL + N«.
Posledično novo okno za sporočila bi moralo biti precej enostavno.Če ste kdaj uporabljali program Microsoft Word ali podoben program za urejanje besedila, bodo funkcije osnovnega besedila nedvomno videti znane.
Na tej točki določite, na koga pošiljate sporočilo, sestavite sporočilo in kliknite gumb »Pošlji«.To je vse dobro in dobro, če samo sestavljate enkratno sporočilo in potem ste končali z njo, vendar je še več, kot to.
A Osveževanje stikov
Ko sestavite nov e-poštni naslov, bo prva stvar, ki jo boste verjetno storili, vnesiti prejemnika ali prejemnika. To lahko storite tako, da preprosto vnesete e-poštni naslov ali kliknete »Za. ..« in izberete imena iz vašega adresarja.
Zapomnite si, če hočete hitro izbrati dva ali več naslovov hkrati, držite tipko CTRL in kliknite vsako ime, ki ga želite izbrati, nato pa izberite možnosti naslova: To in Cc( ali Bcc).Ko izberete vse svoje prejemnike, kliknite »V redu«.
Če nimate že nameščenega imenika, smo vas poklicali. Stike lahko uvozite v Outlook iz vaše Gmailove ali podobne e-poštne storitve.
Spreminjanje odgovora na naslov
Recimo, da imate več kot en e-poštni račun, povezan z Outlookom. Kako pošiljate e-pošto iz drugih računov?
Opazili boste, da je na gumbu »Od« malo puščice. Kliknite ta gumb in na spustnem seznamu boste videli druge račune, da boste lahko izbrali drug e-poštni račun.
Lahko pa tudi uporabite e-poštni račun, ki ni povezan z Outlookom, na primer, če uporabljate nekoga drugega računalnika ali uporabljate računalnik na delovnem mestu in želite odgovoriti na osebni račun.
Če to storite, upoštevajte nekaj stvari. Prvič, ne glede na to, katero sporočilo boste poslali, bo kopirana v mapo Poslano pošto, zato ne pošiljajte ničesar osebnega, razen če nameravate izbrisati in izprazniti smetnjak.Če pošljete sporočilo iz svojega dela, ga bodo verjetno tudi shranili na njihov poštni strežnik. Podpisi
in stacionarni
Morda že poznate koncept podpisov ali pa jih celo uporabite sami. V bistvu so podpisi posebni predhodno sestavljeni biti besedila, ki jih lahko dodate vsakemu sporočilu. To so lahko vaši kontaktni podatki, ključne informacije o izdelku ali dogodku, ki ga oglašujete, ali pa samo globok citat, ki vam je všeč.
V tem primeru bomo priložili podpis, ki podrobno opisuje prihodnje načrte počitnic. Ta podpis bomo priložili vsem e-poštnim sporočilom, ki izvirajo iz našega delovnega računa, ne pa tudi odgovorov in posredovanja.
Od tu naprej, dokler ne odstranite podpisa s temi nastavitvami, se opozorilo o dopustu prikaže vsakič, ko sestavite novo e-poštno sporočilo.
Stacionarna?
Podpisi so dovolj enostavni, da ugotovimo, kaj pa stacionarno? Dokler je prav tam, pojdimo naprej in razpravljamo o tem. Tako kot pri podpisih ste verjetno videli nekakšno e-pošto v določeni ali drugačni obliki, vendar v bistvu deluje takole: ker pošiljate e-pošto kot HTML, stacionarni omogoča samo določiti ozadja, različne sloge pisave in barvosporočil.
Tukaj vidite, kako to deluje. Iz seznama smo izbrali temo »Bears«, ki nam prinaša ozadje z medvedi, ki ga krasijo.
Seveda, če ste na delovnem mestu, se boste morda želeli vzdržati sporočil z medvedi in tako, vendar če želite, da se vaša sporočila resnično izostrijo, lahko uporabite stacionarno funkcijo, da ustvarite nekaj resnično privlačnih rezultatov.
odgovarjanje na in pošiljanje sporočil
Odgovarjanje in posredovanje sporočil je preprosto in verjetno ste že opazili orodja za odzivanje na traku.
Vidite odgovor, odgovorite z vsemi( previdno) in možnostmi za posredovanje, ki so precej samoumevne, toda katere druge možnosti?
Če kliknete »Sestanek«, potem lahko odgovorite na sestanek;preverite vse možnosti, ki jih dobite, ko to storite.
Srečanja bomo podrobneje obravnavali v prihajajočem članku, kjer bomo razpravljali o pooblastilih programa Outlook za koledarje.
Nastavitev odgovora in posredovalnih možnosti
Odprite odgovor in preusmerite možnosti za hiter pregled. Obstaja več načinov, na katere lahko spremenite, kako so videti izvirna sporočila, ko odgovorite ali posredujete, ali pa je vključena kot priloga ali sploh ne.
Nastavite lahko tudi, kako se odzivi in odpiranje odprejo in ali so vaši komentarji pred vašim imenom.
Možnosti pošiljanja pošte v Outlooku
V možnosti Mail je veliko drugih stvari, zato, preden vas danes zapustimo, želimo nekaj časa spregovoriti o njih.
Tukaj je nekaj osnovnih stvari, kot so možnosti urednika za spreminjanje načina sestavljanja sporočil, črkovanja in samodejnih popravkov ter podpisov in stacionarnih možnosti, na katere smo se že dotaknili.
Mnoge od teh možnosti se odpirajo do podmožnosti Če na primer kliknete »Možnosti za urejevalnik. ..«, boste odkrili celo število nadaljnjih potrditvenih polj( razčlenjenih v dve kategoriji, Proofing in Advanced), da bi lahko prebrali.
Pomikanje navzdol, obstajajo možnosti prihoda sporočil, da izberete, kako vas Outlook opozori, ko pridejo sporočila v mapo »Prejeto«.
Poleg tega, kako Outlook označuje predmete kot prebrane, ko uporabljate podokno za branje.
Lahko se odločite, kako pogosto se sporočila samodejno shranijo, kje se shranijo in tako naprej.
Ko pošiljate sporočila, kaj se zgodi? Z možnostmi »Pošlji sporočila« izberite privzeto pomembnost in stopnje občutljivosti, samodejno preverjanje imena in še nekaj drugih drobnih, a razločnih potez, ki jih lahko uporabite za vaše uporabniško izkušnjo.
Če ste zainteresirani za sledenje sporočilom, obstajajo tudi načini za prilagajanje temu. Na primer, tu lahko vklopite bralne prejemke, ki vam pošljejo obvestilo, ko nekdo prebere vaš e-poštni naslov.
Končno najdemo nekaj možnosti za spreminjanje oblike sporočil, ki jih verjetno ne boste nikoli uporabljali.
Druge možnosti imajo nekatere uporabne funkcije, na primer prikaz možnosti prilepka( morda nadležne) in prikazovanje naslednjih in prejšnjih povezav v glavi sporočil, če berete več sporočil v mapi »Prejeto«( verjetno koristno).
Obstajajo tudi možnosti konfiguriranja načina, kako program izvaja čiščenje pogovorov, vendar bomo v prihodnjem članku pokrili te in druge vidike upravljanja pošte Outlook.
E-pošta je tako sestavni del Outlooka, ni čudno, da obstaja veliko načinov za njegovo konfiguracijo. Nepotrebno je recimo, ko se boste naučili uporabljati Outlook, se boste včasih vrnili k možnostim, da bi spremenili določene vidike, kako se e-pošta oblikuje in obnaša.
Raziskovali smo Outlook, še vedno vam moramo še veliko pokazati, na primer načine, s katerimi boste obravnavali pošiljanje in prejemanjepriloge, koledarje, opravila in še veliko več.Zaenkrat pa bi radi radi slišali več od vas, zato vzemite trenutek, da nas hitro napišete na našem forumu za razprave.